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    档案数字化流程

    发布日期:2015年09月05日 来源:

        1. 档案的接收:接收档案时一定要和客户对好档案接收单(包括档案的批号,页次,本数)。做好档案接收单的备份。

        2. 档案的整理:根据客户的要求对档案进行整理,档案需要进行拆除装订,拆除装订时一定要保护档案不受损害,保证档案原件的完整性。拆除完的档案要进行页码编号,使用数字在档案的右下角进行编号,一定要做到不漏编。字迹要清晰。对于己经编好的页码要查看是否正确,档案的纸张是否有破损,如果破损严重的,无法进行直接扫描的档案,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应的处理。如果有错误的要及时的和客户沟通怎么处理。做好档案交接登记表。要祥细的记录档案整理后的每份文件的起始页号和页数。整理好的档案要按照档案号放置。整理好的档案要及时的流给下一个环节。出现问题要及时的和客户沟通。

        3. 档案的录入:根据客户的要求对整理好的档案进行录入,按照《档案著录规则》的要求,规范档案中的目录内容。档案的录入主要分为两部分,一是录入档案案卷的基本信息(编号,题名,目录号等)。二是建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入,要祥细的录入每一份文件的题名,时间,文号等。建立档案目录数据库,录入时要先检查档案,看档案有没有破损的,查看档案的页码是否正确,同时根据客户的要求区分什么需要录入的,什么不需要录入。录入时要依照档案原件录入,不得私自更改档案的原件,录入完成后要进行检查,核对录入项目是否完整,内容是否规范准确,对于不合格的数据要进行修改或是重录。

        4. 档案的扫描:认真对好交接登记表,依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号,然后导入目录数据库中的著录的数据。并且核对系统中的案卷信息是否与原件一致,如果发现差错,要在著录系统中更改,没有错误可进行扫描。核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体的原因和处理的方法。根据档案选择合适的扫描仪,同时要根据客户的要求看什么样的档案需要扫描,能够区分扫描件和非扫描件。不需要扫描的档案怎么处理,扫描时一定要爱护档案的原件,对于扫描过程中出现的原件破损要及时的沟通处理,不能私自处理。对于大幅面的档案进行扫描时应进行分区扫描,扫描完的档案要及时的整理好。并做好扫描的登记表,祥细的记录扫描的总页数和起止的页号。

        5. 档案的图像处理:扫描完的图像要进行图像的优化处理,首先应核对扫描的图像数量是否和导入的目录数据库中文件的页数一致,如果不一致只有两种可能,一是录入原档案有错,可依照原档案更改,二是扫描出错可能出现漏扫,要进行补扫。根据客户的要求进行处理。对于大幅面的档案扫描完应进行图像的拼接,合并为一个完整的档案图像,对于扫描完的图像要进行图像纠偏,图像的去污以及图像的裁边处理。

        6.档案图像的校对:图像处理完要进行图像数据的质量检查,对图像的偏斜度,清晰度,失真度进行检查,发现不符合图像质量要求时,应重新进行对图像的处理,由于操作不当,造成的扫描图像不完整,不清晰无法识别时应进行图像的重新扫描。发现文件漏扫时应及时的补扫。发现扫描图像与原文件不一样时应及时的进行调整,做好质量检查记录单,记录质量检查的结果和处理的意见。

        7.数据的挂接和关联:数据库中文件的总数一致,可以实现图像与目录数据库的关联。认真的填写数字化转换后的交接单,记录关联后的页数,核对每一份关联后的页数与档案整理,扫描填写的页数是否一致,不一致时应注明具体的原因和处理的方法。

        8. 档案的装订:扫描,校对工作完成后,拆除过装订的档案应按照档案的保管要求进行重新的装订,在装订过程中要检查档案的排列顺序不变,不错页,不漏页,要保证装订完档案的整齐性和完整性。

        9. 数据的验收:认真的填写纸质档案数字化的验收登记表。

        10.档案的归还:对于数据验收合格的纸质档案要按照档案接收单进行归还,认真对好档案的批号,页次,本数。

        11.数据的备份:对于验收合格后的数据要及时的进行数据备份,以便查阅。备份后的数据要进行查看,看数据能否打开,数据是否完整,备份好的数据要做好标签,以便进行查找与管理。

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