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    河南省档案局关于对部分省直单位档案行政执法监督检查的通报

    发布日期:2015年10月09日 来源:

    河南省档案局关于

    对部分省直单位档案行政执法监督检查的

    通  报

     

    省直有关单位:

    为深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《档案违法违纪行为处分规定》,切实履行档案行政管理部门监督职能,省档案局于2015年7月下旬开始对部分省直单位进行了档案行政执法监督检查。检查组通过听取汇报、实地查看、讨论评议等形式对受检单位贯彻档案法律法规、档案工作相关制度的执行情况以及档案工作的组织管理、门类收集、保管利用、库房安全等方面进行了检查。现将检查情况通报如下。

    一、总体情况

    按照通知要求,省档案局对省直27个单位进行了执法监督检查,制作现场检查笔录27份。检查组认真听取了各单位贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》和《档案违法违纪行为处分规定》的情况汇报,实地察看了法律、法规落实情况。从检查的结果看,各单位比较重视档案工作,能够深入贯彻档案法律法规,依法管理档案的意识明显提高,档案管理制度不断完善,档案保管条件得到改善,档案管理水平得到提升,档案工作在为本单位各项工作服务以及为人民群众服务方面取得了理想效果,依法管理档案的局面初步形成,主要表现在以下几个方面:

    (一)领导重视,档案意识不断增强

    各级领导干部普遍认识到在新形势下搞好档案工作的重要性、必要性和紧迫性,依法管理档案的意识明显增强。一是普遍建立了档案工作机构,明确了分管领导,配备了专职或兼职档案管理人员,完善了档案管理系统,形成了主要领导负总责、分管领导认真抓、档案人员具体做的管理格局;二是加强了对单位干部职工尤其是档案管理人员的法制教育和业务培训,文档人员的综合素质和业务技能有了明显提高;三是将档案工作摆上重要议事日程,纳入本单位长期工作规划及年度目标管理考核当中,与其他业务工作同部署、同安排、同落实、同考核,如省法院党组书记、院长多次对档案工作做出重要指示,并在院务会上对档案工作进行部署、协调,解决工作中遇到的问题。

    (二)制度健全,档案工作有序开展

    近年来,大部分单位都能按照档案法律法规的要求,结合本单位、本行业的工作实际,建立和完善档案收集、归档、查借阅、安全管理、统计等相关档案管理规章制度,实现制度上墙,并认真进行落实。如河南银监局将文件整理归档、保管、利用、保密、鉴定和销毁等各项管理制度汇编成册,并下发各处室,提高了档案管理规范化水平。

    (三)巩固基础,保管条件明显改善

    绝大多数单位领导对档案安全管理的重要性认识明确,按照《档案法》的要求,设立单独的档案室,加大对档案库房的建设和档案装具配置的投入,硬件设施逐步趋于完善,档案装具使用基本符合国家与省标准化、规范化的要求,“十防”(防火、防盗、防潮、防水、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温、防有害气体)措施基本得到落实,部分条件较好的单位配备了密集架,档案安全保管条件得到改善,如河南中烟公司在新办公楼启用时配备了智能密集架,进一步提高了档案保管的智能化和现代化水平。

    (四)注重收集,馆(室)藏内容不断丰富

    各单位为适应各项工作的需求,在依法对本单位档案进行整理、保管的同时,广泛开展档案材料的收集工作,丰富馆(室)藏内容,优化馆(室)藏结构。一是重视档案材料的收集归档,认真贯彻国家档案局8号令,深入调研,细致制定本单位归档范围和保管期限表,严格按归档范围进行收集,并采取各种有效措施,加强跟踪监督管理,确保重要文件材料在办理完毕后及时收集归档;二是自觉做好业务档案材料的收集和保管工作,保证了档案材料的齐全、完整,使珍贵的档案材料能够得到及时的收集、整理和归档,档案工作整体上呈逐年规范的趋势。如省教育厅每年将上年度归档材料收集齐全后,直接按照进馆编号进行归档和整理,到年限后可直接进馆,避免了二次整理。

    (五)加速推进,信息化水平不断提高

    各单位在纸质文件材料归档保存的同时,不断提高办公自动化、文档信息化水平,除对归档文件目录进行微机录入外,还对本单位形成的各种电子文档进行全文刻录保存,为本单位档案信息化建设奠定了基础。一是大部分单位为档案部门配备了高性能计算机,有的单位还配备了扫描仪、刻录机等现代化设备;二是对档案进行数字化处理,提高档案的利用效率,如省国税局等单位依托综合办公信息系统,对历史文件进行了扫描、转换,建立档案数据库,大部分档案查阅都可在电脑上进行,实现档案管理电子化和网络化。  

    二、存在问题 

    执法检查中发现部分单位仍存在一些问题。一是档案未实行集中统一管理,个别单位的个别部门强调工作特殊、专业性强、使用频繁等原因,不愿向档案室移交档案,导致档案收集不齐全;二是档案管理制度不健全,制度落实不到位;三是安全保管条件不符合要求,部分单位档案库房不符合“十防”要求,存在档案霉变和破损隐患;四是档案信息化建设水平不高,许多单位档案信息化建设没有与单位信息化工作同步,虽然有计算机辅助管理,但没有实现文档一体化管理;五是个别单位由于种种原因,满二十年档案未及时向省档案馆移交。

    三、整改意见

    各单位要在巩固已有成绩的同时,针对工作中的薄弱环节,下大力气抓好以下几项工作:

    一要继续做好档案的集中统一管理,在抓好文书档案工作的同时,重点抓好会计档案、科技档案、业务档案的收集,实现集中统一管理。

    二要建立健全档案工作各项规章制度,在日常工作中严格加以落实,保证档案规范管理。

    三要进一步加强档案安全管理,不断改善硬件设施及档案存放环境,确保档案实体及信息安全。同时,要特别注意文档人员变动后档案材料的清点移交工作,严防存档文件的丢失。

    四要注重做好电子文档的收集、保管工作,做到纸质档案与电子档案工作同步推进,加快档案信息化、数字化进程。

    五是档案满二十年未向省档案馆移交的单位,要尽快对档案进行整理,及时向省档案馆移交。

    在此次检查过程中,涌现出一批先进单位和先进个人,在此予以通报表彰。希望各单位以此次执法监督检查为契机,进一步提高依法管理档案的水平。

     

    附件:1.先进单位名单

    2.先进个人名单

     

                           河南省档案局

                           2015年9月8日

     

    附件1

    先进单位名单

     

    省委办公厅

    省人大办公厅

    省政府办公厅

    省委组织部

    省委农办        

    省教育厅     

    省人力资源和社会保障厅

    省民政厅       

    省高级人民法院     

    省检察院

    河南出入境检验检疫局 

    省公安厅   

    省地税局

    省财政厅       

    省国税局           

    省人防办 

    河南中烟公司   

    河南银监局         

    河南证监局

    中储粮河南分公司

    附件2

    先进个人名单

     

    夏钰涵  省委办公厅    

    梁海珍  省人大办公厅          

    张冰冰  省政府办公厅

    何振江  省委农办       

    李  芳  省教育厅   

    王  贝  省人力资源和社会保障厅

    赵  杰  省民政厅 

    侯旭芳  省高级人民法院     

    宋炎辉  省检察院 

    海  燕  河南出入境检验检疫局 

    何敏跃  省公安厅  

    沈小梅  省地税局 

    张  睿  省财政厅      

    师战朋  省国税局           

    李  红  省人防办 

    徐玉军  河南中烟公司  

    张  清  河南银监局         

    彭  博  河南证监局 

    张  沛  中储粮河南分公司 

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