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档案保密工作保障措施

来源: 2021年04月01日

摘要:档案是国家信息资源的重要组成部分理应妥善管理但我国的档案保密工作还存在一些缺陷国家政府和有关部门应加强档案的保密管理解决档案保密工作中的问题。

关键词:档案保密管理  现状  缺陷  措施

一、 现状与问题

现档案工作与保密工作的有机结合 必须正视档案保密管理的现状坚持从实际出发有针对性地协调和处理好档案和保密之间的关系问题。

(一)立卷归档和文档保密的不相适应

在实际工作中传统的立卷归档一般采取的是-四分法"其中就忽略了一个保密的要索以致于在技术操作上没有把涉密文件资料和非密级文件资料区分出来两种归档材料混合在一个案卷里面。

事实上我们翻阅以往的档案就不难发现夹存有相当一部分涉密文件资料而且从案卷卷面看没有依据保密要求标注出本卷中文件的最高密级不能十分醒目地体现涉密文档的标志这就无形之中给档案的提供和利用带来一些麻烦形成档案和保密的关系脱节尽管现代立卷归档新办法实施以后采取单份文件资料作为一个案卷并标一个卷号这种方式虽有一定的优越性但是仍然没有从根本上解决和处理好密与非密档案资料的关系对此有关部门应当引起重视认真研究解决。

(二)档案利用和文档保密的相互衔接不紧

1991年9月国家档案局国家保密局联合印发了,各级国家在定密工作中该定密的没定密就应视为泄密并追究有关人员的行政责任和法律责任,定密范围过宽或随意编高密级视为没有认真履行岗位职责要对其进行批评教育。

我们知道.假做真时真亦假,如果全成了-秘密-也就没-密-可言了另一方面要随着时间的推移按照法定程序做好适时解密工作保密工作不仅要及时定密还得适时解密做到保放结合该保密的能保住该交流的还能交流使保密工作能积极为社会主义建设事业和企业的经济建设服务。

(三)档案人员的专业素质参差不齐

目前财政档案人员业务水平的提高除工作实践自学外培训就成了主要途径然而由于缺乏经费和组织制度保障档案人员学习深造的机会较少财政档案管理人员特别在基层参加当地档案部门的档案业务培训少参加财政行业的档案培训也少这就阻碍了档案人员获得学习先进经验先进技术手段的最实际的途径。

二、完善档案保密管理

(一)强化档案保密意识

档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感站在国家安全的高度切实重视和不断强化档案保密工作要驾驭档案保密宣传工作的力度通过对,档案法yz保密法》相关知识的学习多漂道全方位地宣传档案保密工作强化保密法制观念牢固树立…保密工作无小事-的责任意识提高保密工作的自觉性和责任感自觉履行保守国家秘密的义务对涉密纸质档率磁性介质的借阅保管销毁等环节要严格遵守保密制度确保万无一失把安全责任意识贯穿于档案工作的始终同时要认真贯彻"预防为主,的方针政策坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理要经常开展安全教育工作把档案安全工作的重要性讲清讲明把活密的危害和后果讲足讲透让安全意识真正深入人心。

(二)加强档案库房安全建设

档案库房的科学管理是做好档案保密维护档案安全的基本保障首先档案库房应配备防盗门铁栏窗报警器电子监控设备等防盗设施并随时做好各项设施设备的检修维护工作其次档案库房应指定专人负责管理落实双人双锁等严格的库房管理制度无关人员一律禁止入内其三涉及国家秘密的档案应单独保管'要设带锁的移动密集档案架带密码锁的保险柜等从保管条件上确保档案的安全其四应减少档案的破损率延长档案的使用寿命如对不易保管的磁盘光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜,'对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮增湿设备另外要坚持日常监督与重点检查相结合不定期组织全面细致的安全检查在认真清点核对档案数目的同时及时发现和消除档案库房的安全隐患做到及时检查及时清理'采取切实的有效措施堵塞危及档案安全的漏洞。

(三)正确处理保密与保管利用开放之间的关系

提高档案规范化建设的程度正确处理保密与开放的关系抓好开放中特别是开放前的规范性工作静止地看待档案的秘密性无视其秘密性的时限和范围是不对的,但如果缺乏保密观念对涉密档案无视其秘密性无限地扩大开放利用范围也是错误的因此在开放档案为社会各界所利用的同时应当做好相应的保密工作一是做好档案的库查工作。

对这项工作可以分三步进行.一是初审档案工作人员根据标准对开放期限内的档案逐件进行库查初步制定开放与控制使用范围二是中审由具有较高水平和业务能力的同志重点审查初审中没能制定开放与控制使用的部分档案以确定其取舍三是终审由有关领导根据初审和中审的情况综合分析审查最终决定和批准档案的开放与否。

(四)做好档案的解密工作

保密档案是有等级的其划分等级是根据,保密法、规定划分为-绝密,…机密,"秘密,三级但秘密不是一成不变的一旦秘密保管期限届满使失去了保密的价值为此向社会各界开放的档案必须是到了一定时限的档案要开放必须进行划密解密把未解密的列入控制使用范围同时对划密档案进行解密工作应当遵循保密法的有关规定解密要由原确定密级的机关单位或其上级机关进行三是做好档案开放前的管理工作开放档案首先要做好档案开放的基础工作即,提高开放档案案卷的内在质量建立健全档号编制检索工具准备副本。

三、总结

总之新形势下的保密工作必须通过健全的责任制度和严格的制度落实促使保密工作者在思想上防微杜渐工作上恪尽职守技术上精益求精从而全方位地做好保密工作。

作者:陈翔

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