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档案实体的安全问题

来源: 2021年04月02日

摘 要:随着现代社会的发展,人们生活水平的提高,网络信息化的日益普及,档案管理也是与时俱进,由原本的纸质化档案向着信息化档案开始转变,信息化档案相比较纸质化档案而言,在查找和储存上都变得更加的便利了,同时这存储结构的优化升级,也让信息的交流速度变得更加的快捷,开放程度进一步加深,也让档案的实体面临更多的安全问题,本位就档案实体保管中存在的安全问题进行了讨论,并寻找解决的方法,希望对档案实体安全有所帮助。

关键词:档案实体;安全问题;措施

作为社会历史发展的重要见证,档案的发展可谓是历史悠久,

同时档案的安全问题也同样非常受到人们的重视,因为档案一旦受到损害或者是泄露,将会给人们造成非常严重的损失,甚至有的档案损失会对国家的安全造成威胁,在档案管理工作中,我们应吸取过去成功案例的经验、失败案例上的不足,让档案管理工作更加的不完善,随着科技的发展,档案管理安全受到的威胁也越来越多,这就要求我们要不断的完善档案管理安全的防护措施。

1档案实体安全的内容

档案实体的安全在任何时代都是非常重要的,同时保证档案实体的安全也是每一个档案管理人员应尽的责任,档案海提的安全制药的意思就是,档案的实体的安全,以及保管上的安全性以及完整性、保密性上的安全,这是对档案最基本,也是最为重要的工作,同时档案管理人员的工作还有,根据档案的具体的状况以及档案的具体成份,对档案采取不同的存放、保管,以及安全防护方面的措施,在档案管理的整个过程中最为重要的还是档案的保管,这在档案管理过程中既有非常重要的意义,也是档案管理所有工作中最有意义的事情,档案的安全也是人们最为关心的事情,这项工作对与档案管理工作人员的的技术要求是非常高的,档案实体的安全管理主要包括技术安全、物质安全、制度安全、等着这在档案管理的安全工作中都是非常重要的。

从目前我国档案管理工作中遇到的问题来看,保证档案实体安全应该将以下几点作为重点:

1.1 档案库房安全。档案库房是进行档案储存与管理的基本条件,档案库房的质量直接关乎到档案实体安全和档案管理质量。在档案库房建设时应该充分考虑其实用性和安全性,既要经济实惠,又要做好防火、防水等必要的防护措施,避免自然灾害和人为灾害等不可抗力因素造成档案损坏的情况发生。还要注意科技发展给档案管理带来的新要求,为档案库房安装符合现代科技水平和时代背景的设备,以适应档案管理的未来发展趋势。

1.2档案装具安全。

为达到保护档案不受损害的目的,档案装具应该具有坚固耐磨、轻便易取、美观实用等特点。作为档案管理的主要配备,档案装具为保证档案存放的安全性,往往为铁质档案柜、保密柜和防磁音像柜等。不同的装具有不同的特点,在档案装具选择的方面要因地制宜,选择最适合档案库房结构环境的设备,但档案库房使用密集架的情况居多。

1.3档案包装材料安全。

档案包装对于档案储存也是非常重要的,质量好的档案包装可以确保档案实体不受损害。在档案包制作的过程当中,材料的选择十分重要,应该选择防光、防水、耐磨的材料作为制作原料,做到规格科学合理、统一标准,以减少档案损坏的几率。

1.4档案专用纸张安全。

档案制作应该使用标准统一的通用纸张,这样不仅可以提高档案纸张质量,还可以方便管理,从而提高档案管理质量及水平。

2损毁档案实体的因素

2.1人为损毁。人为损毁主要是由于人为的破坏、盗窃和工作人员在搬迁、包装、整理、取放、查借阅过程中的粗心大意和疏忽所造成的。

2.2自然损毁

2.2.1内在因素。影响档案寿命的内在因素主要是指档案本身的质量,即档案制成材料与字迹材料(如纸张、墨水、复写纸、油墨等的质量,它们对档案的寿命有直接影响。

影响档案纸张材料耐久性的因素很多,纸张造纸纤维的主要化学成分一纤维素、半纤维素和木质素的含量,纤维的形态,纸张生产过程带来的有害化学杂质等,这些都是容易使纸张发黄变脆,损坏档案材料的本质因素。

2.2.2外在因素。档案的损毁不仅有内在因素,也有很多外在因素,而外在因素只要是指档案保管的周围环境以及档案管理的条件,这些都会对档案进行破坏,外在因素可归纳为以下几个方面:①自然因素。档案出现问题,那么自然因素就是必不可少的,自然中的火灾、风灾、水灾、地震等等都是时有发生,这些都会给档案带来损坏,直接影响着档案的的安全。②环境因素。环境条件不符合档案保管的有关标准会对档案的安全造成一定的危害。如不适宜的温湿度和无防火、防水、防尘、防潮、防热、防虫、防有害气体污染、防盗、防光等设施和措施,都会给档案带来不利的影响。

3档案实体安全的防范措施

3.1增强档案安全意识,确保档案的安全。档案是国家的宝贵财富,为丁确保档案的安全,档案部门应认真学习、宣传、贯彻国家关于档案安全及档案管理方面的规定,强化档案安全意识,开展档案安全教育,普及档案安全知识。树立科学的正确的档案安全观念,坚持“以防为主,防治结合”的方针,开展多种形式的档案安全教育活动,使社会各界深刻认识档案安全的重要性,自觉从思想上、行动上把档案安全放在各项工作的首位。

3.2建立健全档案安全保管规章制度,确保档案的安全。根据新形势下档案工作的新特点,对现有制度进行认真清理,建立健全和完善档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度,做到有章可循,违章必纠,使档案的各个环节进人有序、可控状态,加强对档案安全工作的检查监督,及时发现和消除事故隐患。

4结论

综上所述,档案管理要想保证实体的安全,就必须对档案的实体安全进行重点的防护,尽管在档案的发展上,电子信息档案的发展已经非常普遍了,但是档案实体仍旧是国家的重要信息资源,其安全应该被重点保护起来,同时作为国家建设发展的基础条件,实体档案的管理和维护也是不能放松的,因为实体档案损坏的化对于国家来讲是非常重要的损失,只有推动档案的快速发展,才能间接地推动我国的发展建设的稳步前进、让档案更好地为人们服务。

作者:王莹

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