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企业对档案数字化的认识

来源: 2021年09月29日

一、档案数字化的意义   

 

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要组成内容。

目前,大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理和点到点的传播,即便是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现点到面的传播,其覆盖面也还是太小,很难跟上社会化的进程。同时,该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现,更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。



 二、对档案数字化的思考  

 

将大量的档案数字化,这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划,其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程,硬件的购置不可能一步到位,也不需要一步到位,应从实际和长远打算,保证扫描仪等硬件设施的成龙配套,使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点,分步进行”的原则,对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化,早日满足大多数利用者的需求。

 

做好企业档案数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响,其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰,其相应的扫描时间和存储空间就要增加;而分辨率参数越低,扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑,包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 

在档案数字化过程中,要注重全面的质量检查,加强数据的质量控制。
质量检查应包括以下几方面:
A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确,对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。
B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌,字迹清楚不失真,幅面摆放正确,亮度适当,既没丢失信息,又无增加信息,无错扫、漏扫,对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。
C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接,形成一一对应。



 三、开展档案数字化问题的研究,及时解决数字化进程中的疑难问题。

 

企业档案数字化是档案工作中的一项新内容,不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如,数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题,应在抓档案原件数字化工作的同时,组织力量开展档案数字化问题的研究,及时解决工作中的一些技术性问题,同时澄清和统一思想认识,确保档案数字化工作的顺利开展。 

另外,必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理,涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识,绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的,所以应加强这方面技术人员的培养。

 

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