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县级档案馆档案

来源: 2021年07月09日

正确认识和解决县级档案馆目前档案开放工作中的问题,是依法实施档案开放,完善方便人民群众的档案利用体系,使档案公共服务惠及广大人民群众的前提保证。

一、存在的问题

1. 开放档案工作依法实施不够。《档案法》规定:“国家档案馆保管的档案,自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于30年。涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年。”然而,县级档案馆在具体的档案开放实践中仍然存在着严重的滞后现 象,绝大多数档案馆均未依照法定时限要求实施档案鉴定开放。产生这一问题的原因,主要是法规的强制性作用不到位,在《档案法》中只有对违反禁止性规范的处罚,却没有对违反义务性规范的处罚,故无法有效打击开放档案工作的不作为。

2. 开放档案工作主动自觉不够。档案部门没有将档案开放工作纳入档案馆基础业务建设,绝大多数档案馆往往在“开放馆藏对社会的效益”和“泄密风险对档案馆的损失”之间进行权衡,使开放档案工作陷入恶性循环,形成馆藏越来越多、开放越来越滞后的现象。产生这一问题的原因,主要是对开放档案工作的重要性认识不足,存在着畏难思想和怕承担责任。

3. 开放档案工作程序不够规范。尚未建立科学完善的组织管理、制度管理、工作规程等相关制度和业务标准,对到期开放档案的解密、划控、确定开放等鉴定审核工作还只是“摸着石头过河”。产生这一问题的原因,主要是现有的档案鉴定开放标准还不够具体,笼而统之的规定和标准,造成了开放档案工作程序的“自主化”和鉴定开放档案的“个性化”。

4. 开放档案与政务公开衔接不够。《政府信息公开条例》对政府信息及时公开的要求与《档案法》对馆藏档案满30年开放的原则,在档案馆开放档案工作中出现了“开 放性”与“封闭期”的碰撞,尤其是实行年度文件材料归档整理即移交进馆的档案馆,在实施鉴定开放档案与即时公开政府信息中,对传统档案馆功能及档案与政府信息关系的认识不统一,出现了“两条腿走路”的现象。产生这一问题的原因,一方面是法律本身的衔接不够,另一方面是档案馆工作的主动衔接不够,既没有很好地把握新形势下档案开放工作的职能转换与角色定位,也没有从全新的思维和视角认识政府信息公开的重要性。开放鉴定档案工作人员素质不高。县级档案馆在实施鉴定开放档案的工作中,业务人员对所从事的档案鉴定开放工作力不从心。产生这一问题的原因,主要是现有知识结构单一,对立档单位属性、职能及历史沿革掌握不够,对相关法律法规、行业知识、历史背景及重大事件了解不够,以及人员数量不足,难以独立承担档案的开放鉴定工作。

二、对策设想

1. 要强化开放档案工作的责任意识。明确开放档案工作是社会发展的需要,是依法履职尽责的需要,也是完善档案馆基础业务建设的需要,更是建立方便人民群众的档案利用体系的需要。只有不断增强做好开放档案工作的责任感和使命感,提高依法、依规做好档案开放工作 的自觉性。

2. 要树立主动跨前一步的工作意识。在档案开放工作与政府信息公开工作相互依存的情况下,县级档案馆应主动跨前一步,将“开放是原则、不开放是例外”的理念与馆藏档案30年“封闭期”的原则有机结合。对实行当年归档、当年接收的档案馆,应将可公开政府信息标注工作纳入档案接收进馆的质量标准当中;对实行当年归档、当年报送电子数据的档案馆,应将可公开政府信息标注工作纳入数据报送项目当中。县级档案馆在对满30年档案鉴定开放时,将不再对已公开的政府信息的鉴定开放审査,以减少档案馆鉴定开放档案的工作量。

3. 要完善开放档案工作制度与规范。要建立本馆开放档案工作的实施细则。要制定适合本馆的控制使用档案的细化标准,并形成动态累加的机制,将每一年、每一类档案中,新遇到需开放和控制使用的新情况,在同一款项标准之后进行递增式的累加或增加新的款项,进而逐步形成完整的开放档案鉴定工作手册。

4. 要确立层级式组织管理保障体系。应实行初审、复 审、终审三级制组织管理模式,以避免因个人的不同判断而造成不同的鉴定开放结果。“初审”组织管理层级,由具体责任部门和责任人员对到期应开放的档案进行首次鉴定提出意见。“复审”组织管理层级,由档案鉴定开放委员会相关人员对初审结果进行复核,对出现疑义的档案,提交复审委员会集体讨论决定。“终审”组织管理层级,是组织管理保障体系的最高环节,由档案馆馆长负责最终确认并签署意见。

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