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量力而行——说说大变局中的数字档案馆

2021年01月12日

积极参与 理性面对 量力而行

——说说大变局中的数字档案馆

引子

大变局中的数字档案馆。

这个题目稍稍有点绕。

世界百年未有之大变局是指什么?档案工作千年未有之大变局又是指什么?两个大变局是否是同一变局?还是有部分交集?亦或根本就是风马牛不相及?

题面及导言没有言明。

根据个人对导言的理解,可以提炼成“电子、数据档案”“电子文件管理”“综合档案馆数字档案馆建设”三个主要内容。

据此就这三个内容谈点个人看法。

01“电子、数据档案”是档案载体形式演变过程中的一个阶段,一种形式,不是最终形式。

    与历史上档案的载体过度时期相比,这次的转变过程有些特别:

    一是特别在过去的转变我们没有经历过,我们不了解当时人们的感受,才觉得这事有些大。读一下《信息简史》就会明白,此次转变不过尔尔。

    二是特别在过去的档案载体无论怎么变化,其承载的信息始终肉眼可见,而这次肉眼不再可见,立据无“字”。

    三是特别在过去的档案载体形式是由一种确定的载体向另一种确定的载体转变,而这次是磁盘、软盘、硬盘、光盘、U盘、云盘……你未唱罢我登场,各领风骚数千日。

    在这种情况下,档案人应当顺势而为,一方面要来者不拒,不试不罢休,做到用之甚多,知之甚深。

    另一方面不轻言趋势。何者为久?何者为固?出水才看两腿泥。没有50~100年的验证,莫要轻下定论。10年8年太短,不足为凭。档案实践界的过来人想必不会忘记档案馆大规模复印档案、软盘存贮电子档案的结果。

    再一方面,切不可贪图便利。我们身处一个由确定到不确定再到确定过程中的不确定性大于确定性的阶段,这个阶段或者几年,或者几十年,上百年。历史上,由竹本简到纸就经过了上百年。这期间最忌贪图便利。我们可以合理推测,如果在掌握了纸质档案长久保存方法之后,再大规模推行纸质记录方式方法,唐宋档案文献或会更多留存于世。

02理性看待第十一届“中国电子文件管理论坛”之作用与影响

    2020年11月28日举办的第十一届“中国电子文件管理论坛”无疑对我国电子文件管理理论与实践产生巨大与积极的影响。只有两点提醒大家:

    一是提醒所有真实从事档案管理工作的朋友,特别是既从事文件管理,同时又从事档案管理的朋友,一定要清醒地认识到,文件不等于档案,电子文件也不等于电子档案,两者或有关联,但两者不是一会事。

    档案与文件产生的目地不同。文件为办“事”而生,档案为记“事”而存。办“事”讲效率,便捷为上;记“事”讲准确,牢靠为本。

    目的不同,要求不同,管理方法也不可能完全相同。适用于电子文件管理的方式方法,或可能部分适用于电子档案管理,但不可能完全相同。万不可简单将电子文件管理方法直接搬至电子档案管理之中。   

    二是提醒综合档案馆的同志,从此次会议上的发言看,这些会议发言从多个行业、多个专业回答了各自在电子文件管理中的高招。

    案例中有档案馆,但这些个档案馆大多不是综合档案馆这样的具有独立法人的档案馆。仅北京市档案馆是,可北京市档案馆没有回答电子档案接收问题。而其他发言方都不是。

    从某种意义上讲,这些个“档案馆”只是放大版的机关企业事业单位的“档案室”。

    应该说,这些案例确有心得,对同行业、同专业有莫大的启发与助力。但面对综合档案馆,这些案例大多仍然难以突破“点状自循环,横不到边,纵不到底;文件自循环,不进馆,无归宿;系统自循环,前后不照,新旧不容;高端自循环,不依“摩尔”,不顾“木桶”四方面的局限。  

    这些同样称之为档案馆的“档案室”,没有一个像综合档案馆那样要面对数十个业务各异,无隶属关系,并且强势于综合档案馆的档案移交单位。没有一个案例回应综合档案馆电子档案接收所面临的接收难,检测更难之困局。综合档案馆已经和将要面对的多个多种系统、存贮方式各异、数据量巨大、真实性可见性检测难,且工作量巨大的问题,会议并没有给出可供借鉴的范例。

03“综合档案馆数字档案馆建设”亦是过程,标准并非恒定不变

    从数字档案馆提出到现在,已经过去数十年,这期间信息技术已经经过多次迭代。现有样版数年后必然要过时,国家数字档案馆建设指南也会同档案馆达标升级标准一样,进行修改。因此,不能只将目光聚焦在已有的量化指标之上。

    对于全国绝大多数市县综合档案馆来说,那些发达地区省级档案馆的现有标准或许我们永远无法达到。但只要我们从档案工作的目的出发,量力而行,同样可以建成符合我们自身条件与需要的 “数字档案馆”。

原创 吴雁平 档案工作

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