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高校个人学籍档案管理探析

来源:兰台内外 2021年07月13日

高校学生个人学籍档案记录了在校生的学习表现、学习成绩、个人信息等重要信息。高校学籍档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要组成部分。高校档案管理就是用科学合理的方法管理档案。由于高校学生个人学籍档案存在人数多、信息量大、要求信息准确度高等特点,在档案管理过程中,难度较大。目前,国内高校为了提高管理效率,普遍实施电子学籍管理措施,较大地提高了档案管理的方便性和效率。但在电子化学籍管理实践过程中,仍然出现了许多问题,我们需要用新理念、新思想去解决现存在高校学籍档案管理中的矛盾,维护良好的教学秩序,使学校管理更加高效快捷。

1 高校学生个人学籍档案管理特点

1.1 信息多,任务重高校学生档案是个人人事档案的成形阶段,包括小学至高中的各阶段档案。国家重视学生学习,大力发展各级各类高校,提高高校的教学水平。随着每年高考人数的增多以及学校扩招工作的逐步落实,每年的开学季都是高校最忙的时候,不仅要将每一位新入校学生的个人信息、高考成绩、分配的宿舍、专业、学号录入学校学籍档案系统中,信息种类多,涉及人数多,时间短暂,任务负担重。

1.2 信息准确度高全国在校生电子学籍的展开导致学籍的内容与学生在校学习评定、毕业生学分审查、在校表现记录以及就业信息直接挂钩,对于每个学生来说十分重要,如果出现问题,就会影响到学生未来的发展。同时学籍档案的记录也遵循学校相关管理制度而指定,任何人都不能对其中的信息进行更改,设置专人负责监督系统的健全,保证在校生的利益,因此对于学生学籍档案管理准确度要求十分高。

 1.3 周期性高校学籍档案形成有一定的规律性、往复性。每一位在校生的信息都以学期初或学年初为记录开始,以学期末或学年末为记录结束,循环往复。每一学期或每一学年都根据国家和学校对于不同专业本科生的教学安排开展学业成绩评定、在校表现评定或者体能测试等,这些都需要如实记录到学籍档案中,并在学期末或学年末之前完成并修改无误。

2 高校学生个人学籍档案管理问题

2.1 缺乏管理规范性每个学校每学期或学年都需要对学生信息进行更新,但就是在这么频繁的使用情况下,还依旧缺乏对于档案管理的完善的制度体系,从而造成管理规范性下降,导致信息记录错误而学生并不知情;个人学籍信息查询平台并非人人熟知;收集材料的质量参差不齐,前后信息不一;分类不明确,查找困难;信息泄露,随意更改。这些问题的发生,严重影响了学校学籍档案管理的规范性。

2.2 缺乏合理管理方式目前管理方式主要体现在两个方面:一方面是时间编排混乱,同一个学校往往具有不同专业不同年级的学生,在放置时一会儿按照年级,一会儿按照专业,一会儿按照科目。编排混乱会严重提高查找信息时的难度。另一方面是对于学校内有关学生学年或学期个人总结、个人成绩单以及个人违纪行为单的装订工作未严格按照统一专业同一年级进行,整理混乱,难以整合,导致个人信息记录不全,档案缺失。

 2.3 缺乏精准管理人才在高校,一般学生学籍档案管理以及个人信息收集整理通常是通过辅导员完成,由学校保存,缺乏专业的管理人员,辅导员面对学生多,工作量大,导致信息整理质量参差不齐。且学校中不具备对学籍档案管理的反思者和改进者,不能及时发现问题并解决问题,导致学籍档案管理问题频繁发生。

2.4 缺乏高效查找信息方式在校生学籍档案为何要进行管理,为的就是在需要使用或扩充信息时查找方便,但学校往往都会忽视这方面的需求,只注重管理和保存而不能真正发挥查找的作用,因此在众多的专业中、年级中或者学科中查找资料的复杂程度可想而知。随着电子学籍的到来,信息查找的需求越来越多,任何学生学习信息都需要同步更新,如果学校不具备高效的查找方式,会严重增加高校教师的负担和工作量,给信息资源的利用带来很多不便,因此对于高校来说改进信息的查找方式十分重要,也可以帮助学生更好地了解个人信息,提高管理效率。

3. 高校学生个人学籍档案管理改进建议

高校中在校生学籍档案管理的问题很多,并且高校中缺乏专业的管理人员,难以在发现问题的同时及时解决,因此对于高校学籍档案管理中问题的解决十分重要,不仅关乎到学生的各项资料的准确程度,也关乎到高校教师的工作量的多少。

 3.1 构建档案信息系统工作模式高校的学籍档案管理规模的逐渐扩大,可以实现学校信息数据库与国家个人信息库相对接,实时更新,保证学生信息安全可靠。目前每个学校都有属于本学校的学生信息管理平台,其中包括课程选择、成绩查询以及个人信息查询等,但是由于学校本身技术有限导致大部分学校的信息平台一旦同时间内上线人数超过一定比例平台就会崩溃,无法使用。因此学校在开展网络信息管理平台的同时还要引用先进的设备和方法,从而使问题得以解决。

3.2 构建沟通交流新机制在学习档案管理的过程中应该提高学籍档案管理人员的沟通能力,做到能抓重点,能讲问题,能给予合理建议等,一方面倾听他人对于问题的改进建议,另一方面可以有意识地提出自己的想法,做到管理人员间充分有效地沟通,把学籍管理这一片死水变成可以不断进步的活水。如果管理人员具备良好的沟通能力,但没有一个好的沟通管理系统的话,那么沟通的效果就会事倍功半。

 3.3 促进档案管理人员档案保管工作方式创新档案管理不能只顾沟通和管理系统的完善,还应定期培训提高管理人员的档案管理意识,使其认识到档案管理的重要性,不能只是一味地执行,忽略了自身的价值。提高管理人员的档案意识旨在积极发挥人员的创造能力并促使人员大胆尝试,解放思想,敢于试错,敢于发问,敢于挑战。利用科学观念统领档案管理工作,促进管理工作顺利开展。档案意识是每一个高校学籍档案管理的第一步,这样才能使管理人员更好地从事学籍档案管理理工作,促使档案管理的合理高效,准确安全。

3.4 遵循管理原则,提高管理效率

3.4.1 真实性原则。真实性是学籍档案建立的首要要求,关乎在校生未来的毕业以及就业,意义重大,马虎不得。因此在每一个学籍信息录入以及更改的过程都应该严格要求,并有专门的管理人员根据辅导员递交的文件进行核实,学生确认无误,方可修改。任何人任何机构都不能随意篡改,百分百保证信息的真实性。

3.4.2 准确性原则。高校学籍管理工作程序应具备规范性、准确性与条理性并符合实际情况。学籍信息经过在校生本人确认后,应统一进行审核之后在录入系统,不能因纸质版档案信息字迹潦草、涂改等客观问题影响到学生的毕业就业,保证信息入档前的准确,减少后续不必要的麻烦,把更多的时间用于其他方面信息的管理,从而提高工作效率。

3.4.3 完整性原则。完整性是指在校生的学籍信息从入学开始到毕业结束的所有信息缺一不可,从学生入学,到整个大学学习过程,以及毕业时整个完整学习链产生的档案都应当进入档案保管。在其中产生的各种档案都应当注重日常的及时收集,使每一件事情都可以追踪与查找,保证学生各个方面记录的完整性。

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