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《党政机关电子公文归档规范》到底说了些什么?

2021年01月11日

现在,档案行业每一个跟电子文件相关的举措,都会刺激到很多业内和业外人员。


比如前几天一篇名为《国家档案局:2021年起电子档案将与传统档案具有同等法律效力》的公号文章就引起不少关注,甚至被业外的问及此事。


虽然严格来说符合某些条件的电子档案才与传统档案具有同等法律效力,但从传播的角度来看,这无疑是个迎合了人们某种渴望的好标题。


也可看出电子档案对某些领域的工作还是有着不小影响。


近期,国家档案局出台的《党政机关电子公文归档规范》再次被大量转发。


这个《规范》到底说了些什么呢?


今天简单说道说道。


这个标准虽然有20多页,但实质上只回答了一个问题:


OA系统(办公自动化系统或公文处理系统)在设计时候需要有哪些功能?


这个标准给出了明确的答案:


九个功能!


分别是:


捕获、录入、转换、组件、编号、封装、四性检测、登记、提交(归档)。


简单介绍下每个功能。


1.捕获


就是收集产生的公文。


这有个知识点需要cue一下,我们收集电子文件的时候不能叫收集,一定要叫捕获。


就像空姐、空少有些场合叫乘务员,飞机有些场合叫航空器,爸爸有些场合叫马云一样。


在不同的语境下,有不同的叫法。


但你可能会问为啥标准里面还有“文件收集”这样的说法呢?


……呃,这个后边说下……


捕获时要注意一点:不同于纸质文件直接收到一块就行了,电子文件收集一定要把元数据也一起收过来。


至于元数据是什么,可以点击下边这个链接了解一下↓


#一说档案元数据就懵圈?是时候弄懂它了#


需要收集的元数据在标准第7.2条都给列出来了。


如果看了这些元数据还是不明白怎么办?


也不用发愁,公文系统做好后,测试时随便找一个公文,让软件商导出一个像下边这个样子的一份文件。

如果导不出来,百分百软件商没实现这个功能。


2.录入


有些单位的公文可能不全是在公文系统上形成的,对这部分公文,要能够通过扫描、著录等方式转为电子文件并能传到档案管理系统里。


3.转换


转换是指转换文件格式。


为了确保归档的电子文件能够长期识读,一般要求这些文件使用开源的或者比较常见的格式。


如果待归档文件不满足上述要求,就需要进行格式转换。


比如文本文件一般要求转换为OFD文件。


关于文本文件转OFD文件再多说一嘴。


标准中对一份公文的正本、发文稿纸、定稿等既允许把他们合成一份文件后转换成OFD格式,又允许各自转成OFD格式。


在此建议不要合成一份文件后转换,原因是后续提供利用可能会比较麻烦。


比如人事任免方面的文件,如果人事部门只想开放正文内容,那么将正文、发文稿纸等合并在一起可能会很不方便后续的提供利用。

4.组件、5.编号、6.封装  


这三个功能放一起说。


组件跟文书档案的组件思路一模一样。


文书档案的组件可以看看下边这篇文章↓


#行业标准:归档文件整理规则#


与纸质文书档案组件的区别在于:


纸质文件组件完毕的成果是把正本、定稿等订在一起,成为一件。


电子文件组件结果是形成一个文件夹。


把这个文件夹用档号命名,里面的正本、定稿这些可以叫做子件,子件命名方法是在档号的末位再增加一个层级,就完成了编号。


最终形成一层层文件夹嵌套的结构,如下图↓

如果导不出来,百分百软件商没实现这个功能。


2.录入


有些单位的公文可能不全是在公文系统上形成的,对这部分公文,要能够通过扫描、著录等方式转为电子文件并能传到档案管理系统里。


3.转换


转换是指转换文件格式。


为了确保归档的电子文件能够长期识读,一般要求这些文件使用开源的或者比较常见的格式。


如果待归档文件不满足上述要求,就需要进行格式转换。


比如文本文件一般要求转换为OFD文件。


关于文本文件转OFD文件再多说一嘴。


标准中对一份公文的正本、发文稿纸、定稿等既允许把他们合成一份文件后转换成OFD格式,又允许各自转成OFD格式。


在此建议不要合成一份文件后转换,原因是后续提供利用可能会比较麻烦。


比如人事任免方面的文件,如果人事部门只想开放正文内容,那么将正文、发文稿纸等合并在一起可能会很不方便后续的提供利用。


4.组件、5.编号、6.封装  


这三个功能放一起说。


组件跟文书档案的组件思路一模一样。


文书档案的组件可以看看下边这篇文章↓


#行业标准:归档文件整理规则#


与纸质文书档案组件的区别在于:


纸质文件组件完毕的成果是把正本、定稿等订在一起,成为一件。


电子文件组件结果是形成一个文件夹。


把这个文件夹用档号命名,里面的正本、定稿这些可以叫做子件,子件命名方法是在档号的末位再增加一个层级,就完成了编号。


最终形成一层层文件夹嵌套的结构,如下图↓

如果导不出来,百分百软件商没实现这个功能。


2.录入


有些单位的公文可能不全是在公文系统上形成的,对这部分公文,要能够通过扫描、著录等方式转为电子文件并能传到档案管理系统里。


3.转换


转换是指转换文件格式。


为了确保归档的电子文件能够长期识读,一般要求这些文件使用开源的或者比较常见的格式。


如果待归档文件不满足上述要求,就需要进行格式转换。


比如文本文件一般要求转换为OFD文件。


关于文本文件转OFD文件再多说一嘴。


标准中对一份公文的正本、发文稿纸、定稿等既允许把他们合成一份文件后转换成OFD格式,又允许各自转成OFD格式。


在此建议不要合成一份文件后转换,原因是后续提供利用可能会比较麻烦。


比如人事任免方面的文件,如果人事部门只想开放正文内容,那么将正文、发文稿纸等合并在一起可能会很不方便后续的提供利用。


4.组件、5.编号、6.封装  


这三个功能放一起说。


组件跟文书档案的组件思路一模一样。


文书档案的组件可以看看下边这篇文章↓


#行业标准:归档文件整理规则#


与纸质文书档案组件的区别在于:


纸质文件组件完毕的成果是把正本、定稿等订在一起,成为一件。


电子文件组件结果是形成一个文件夹。


把这个文件夹用档号命名,里面的正本、定稿这些可以叫做子件,子件命名方法是在档号的末位再增加一个层级,就完成了编号。


最终形成一层层文件夹嵌套的结构,如下图↓

会发现一件档案里既有文本文件,又有音频文件、视频文件,这意味着什么?


意味着在分类上把事由放在了第一位,把文书档案、声像档案两个门类的区别给弱化了!


本人自然认为这一做法科学、合理。


但长此以往,照片档案、音像档案等门类在电子环境下是否还有存在必要?


我们有专业的档案扫描、档案整理团队、各种综合解决方案。
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