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数字化档案馆建设的实践与探索

来源: 2021年05月24日

摘 要:分析我国数字化档案馆建设的现状,并着重 提出建设数字化档案馆的对策和技术实现手段,指 出建设数字化档案馆是一项系统工程.是档案工作 发展的必然趋势。

关键词:数字化档案馆;信息化建设;实现手段

信息经济是世界经济发展的新动力和新增长 点,信息化是当代国际竞争的战略制高点.作为重要 信息资源之一的档案,面临着全球信息化趋势的巨 大冲击,以计算机技术通信技术、网络技术以及多媒 体技术为基础的网络环境逐渐形成,电子文件的大 量产生和应用,使得信息快速地向数字化方向发展。 面对这种挑战,如果缺乏相对完善的数字档案管理 方案及基础设施,不仅档案工作与社会的发展相脱 节,而且各领域的信息化进程必然会受到影响和制 约。所以,建设数字档案馆是知识经济时代发展的需 要,是加快国家信息化步伐的需要,也是我国档案事 业发展的需要,具有十分重要的现实意义。

一、我国数字化档案馆的研究与进展现状

搞好档案数字化工作是我国与其他国家缩小数 字鸿沟的重要工作。数字鸿沟现象存在地区之间、社 会阶层、产业之间,显示发展的不均衡。据中国互联 网络信息中心域名管理处统计,我国已登记注册的 各级政府和部门仅800多个,其中已经投人使用的 则只有200多个。而美国,即使是最保密的军事部 门,所开通的主要的站点已达到136万多个。据国外 统计,中国的计算机量在全球排名第12名,而信息 技术满足企业需要的程度则排在第44位。在国际数 据库市场中,日本和韩国有100种以上的数据进入 国际市场,中国只有4种……不尽快采取措施,就有在激烈的国际竞争中丧失本应属于我们的领地的危 险。因此,我们必须加快建设一批数字化档案馆.以 档案信息资源建设为核心,采用人工智能检索、信息 海量存取、多媒体制作与传输、自动标引、数字版权 保护等现代信息技术成果,实现以丰富多彩的档案 信息的超时空、无障碍传播。 我国十分重视数字图书馆的建设。1998年7 月.中国数字图书馆工程由国家图书馆正式向文化 部提出,在国家申请立项并获批准;2000年4月,战 略组确定全国党校系统数字图书馆为其中的一项示 范工程.党和国家对此非常重视.并取得了阶段性成 果,现正就数字图书馆建设增强、运用、时效等方面 进行进一步的探索。直到2001年,国家档案局才把 我国第一个数字档案馆研究与开发项目“数字档案 工程研究与开发”,作为本年度全国重点档案科技攻 关计划.下达给深圳市档案局与国家档案局科研所 共同承担。中国第一历史档案馆在建馆70年之际, 与清华紫光股份有限公司签署合作协议,由清华紫 光全面负责一史馆的信息系统建设。建设目标是建 成内部局域网并实现与外部广域网的挂接,使明清 档案的整理、编目、编研、流通、信息发布以及对外服 务、办公自动化、信息检索传输、信息交流、电子邮件 等公共服务具有所需要的数据交换功能。可见,我国 数字档案馆建设比国内其他信息系统已落后一步, 不奋起直追,差距还会进一步拉大。

二、建设数字化档案馆的对策

为了充分发挥网络技术的优势,实现档案信息 网络化服务,使档案部门以积极、主动的态度,服务 于社会,彻底告别封闭、半封闭的状态,实现跨越式 发展,使数字化档案馆建设顺利发展,当前和今后应 采取以下对策: 一是尽快成立机构,制定相关政策,加强宏观调 控,营造数字化档案馆建设的社会环境。数字化档案 馆建设是一个高科技的宏大的系统工程,必须站在 全局高度进行统筹规划,统一领导和加强管理。如果各行其是.势必造成人力、物力、财力浪费,,难以奏 效。所以,应成立机构,加强领导,以便统一规划,统 一标准。要制定长短期规划。协调建设中具体问题, 达到事半功倍的效果。

二是确立正确的投资策略,加大投资力度,为数 字化档案馆建设提供资金保证。数字化档案馆建设 作为一项大工程,需要大量资金投入,一般应由国家 出资,所以应尽快在国家立项为推进数字化档案馆 建设奠定良好基础。

三是建立档案信息资源网络和资源库,为数字 化档案馆正常高效运作奠定物质基础。档案信息资 源网络和资源库是数字化档案馆的核心。建设档案 信息资源库应采取急需急用和容易的先建设,先易 后难。从小到大。要协同开发,合作建库,统一标准, 分步实施,突出特色,避免重复建设。档案信息资源 网络,可利用国家现有骨干网络,但也要结合档案馆 特点,建设自己的网络,从而更好地与互联网互联。

四是加强关键技术的研究,为数字化档案馆建 设创造技术发展条件。数字化档案馆建设研究内容 中包括管理技术和管理模式两个极为重要的方面, 如模式识别、海量数据存储、数字加密、影像压缩和 信息隐藏技术等研究,都需要加快进行,从而为数字 化档案馆建设提供强有力的技术手段。

五是建设高素质的人才队伍,为数字化档案馆 的可持续发展提供后备力量。数字化档案馆是一个 集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等 为一体的高新技术项目,它的建设必然要依靠相应 的专业少、才和管理人才的相互配合才能实现。所以, 不造就一大批高素质人才,就不可能搞好数字化档 案馆建设。 六是加强相应法律法规和相关知识产权等问题 的研究,保障数字化档案馆的顺利实施。

三、数字化档案馆建设的技术实现手段

提高信息资源在档案建设中的利用率,方便快 捷地处理信息,是新时期档案工作深化发展必须研 究解决的问题。我们必须紧紧抓住信息化建设这个 关键环节,尽快实现档案信息资源存储的数字化、档 案信息管理的自动化、档案信息传递的网络化、档案 信息服务利用的远程化,切实从根本上打破传统方 式的束缚,走出一条档案事业与时俱进的新路子。

(一) 档案信息资源存储的数字化

目前国家级档案馆利用缩微拍摄形成档案缩微 胶片,将缩微胶片扫描形成数字化影像,实现了档案 信息资源存储的数字化。主要设备配置有4台美能达DR一1600拍摄机,一台柯达星1型冲洗机,两台 检片架,一台显微镜,一台柯达3001接片机,两台 EXTEK4004密度仪,一台EXTEK2101拷贝机和 三台胶片阅读器。日完成8轴2万画幅,主要工序有 档案缩微前处理一档案拍摄一母片冲洗一母片检查 一胶片拷贝一拷贝片冲洗一拷贝片检查一片、拷贝 片登记入库等8个环节。

一般档案馆可以采用音频视频设备把现有的档 案资料录制下来,通过对模拟音频视频信号的采样、 量化以及压缩编码,可以得到多种数字音频视频信 号。目前,数字音频视频很多,其中应用最广泛的国 际化标准音频视频格式有MP3、wAV、WMA等, 标准的数字视频格式有MPEG—I、MPEG一2、 MPEG一4等,这些标准格式能够以高质量、低采 样率把数字音频视频文件压缩成编码,发挥光盘与 计算机结合的作用.实现计算机的海量存储。对档案 来说,这是一种新式的信息记录载体,同磁性载体相 比,光盘具有抗干扰性好、存储时间长、容量大、存储 密度高、同计算机联机能力强、易随机检索和无距离 传输、便于拷贝复制、记录信息形式多样、适用范围 广等特点。

(二) 档案信息管理的自动化

现代化的档案管理主要包括办公自动化硬件和 软件系统,档案馆室应配备计算机、打印机、复印件、 照相机、摄像机、编辑机、刻录机、服务器等;办公自 动化软件程序、档案存储软件程序、档案编排软件程 序、档案检索软件程序等。 实现档案自动化还必须符合档案工作基本规律 性和硬件设施统一规范要求。在市场经济中.档案硬 件设施不可能做到完全整齐划一。但档案工作基本 规律是不能违反的,违反了就必然受到规律的制裁。 所以,档案硬件设施的开发应当符合档案工作的基 本规律,不能各行其是。档案馆室在选择配置上也不 能随意选择设备,必须按照国家行政部门和技术质 量标准管理部门制定的一系列指标体系,选择配置 自动化设备,保证档案硬件、软件自动化标准的统一 规范。

(三) 档案信息传递的网络化.

数字档案馆是一个数字化系统,通过一系列技 术,将库藏纸质文件数字化、将OA系统形成的电子 文件归人档案管理系统、将照片、录音、录像等集中 统一转换后发布到网络上去,使用户可以通过网络 随时随地使用档案信息,它是一个多媒体交互式平 台,可实时在线浏览查询到文本、图形、图像、视频动 画等信息,其中系统设计的重点是建立电子档案信息的检索发布体系。为保证电子档案信息的电子档 案检索系统的效率,还需引入全文检索技术和OCR 技术。 全文检索系统建立在全文检索理论的基础上。 它的原理是计算机程序通过扫描每一篇文章中的每 一个词,建立以词为单位的倒排文件,检索程序根据 检索词在每一篇文章中出现的频率和每一个检索词 在一篇文章中出现的概率,对包含这些检索词的文 章进行排序,最后输出排序的结果。一个完整的检索 系统还需要一个检索结果的页面生成系统,也就是 要把检索结果高效地组装成WEB页面。通过互联 网建立数据库,形成档案网络化系统。

(四) 档案信息服务利用的远程化

档案工作的最终目的是为了利用。通过档案的 开发利用才能实现档案的真正价值。从目前来看,我 们分散建立现代化的远程档案利用网络是较为困难 的,只有统一规划,确立重点,争取国家投资,才能逐 步发展起来。这就需要出台档案信息资源共享的政 策,建立档案馆网,包括实体网、智能网、技术网等几 个层次的网络系统,编制统一的程序,制定统一的代 码标准、格式标准、设备标准、数据库标准、通讯技术 标准等。各级档案馆室配备先进的计算机网络设备, 建立网络输送和网络接收网点、网站,形成全国上下 统一标准的网络系统,并与国际档案网络系统接轨,在不违反保密原则的前提下.将能够为人类提供服 务的档案信息资源发布到网上,让需要档案资源的 单位和个人随时随地的通过档案馆网检索自己所需 的信息,真正实现档案服务利用的远程化。

作者:黄 玮

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