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新档案法适用背景下的档案利用探讨

来源:期刊《编研与利用》 2021年07月12日

一.我国档案利用政策法规的发展历程

我国档案利用政策法规的发展是以档案事业的发展及社会对档案利用的需求为基础的。建国初期,为了档案事业的发展,于1954年成立了国家档案局统一管理档案工作。1956年为了方便国家各项建设和学术研究对档案利用的需要,国务院常务会议通过了《关于加强国家档案工作的决定》,其中明确指出:“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度,科学地管理这些档案,以便于国家机关工作和科学研究工作的利用[1】。”这句话确定了今后档案工作的任务,为档案利用提供了发展基础。 1978年,随着改革开放的到来,在“解放思想,实事求是”思想路线的指引下,档案工作出现了新局面,档案利用也随之有了新发展。1980年5月,省级以上档案馆工作会议集中讨论了关于历史档案开放的问题。会议决定,向社会开放建国前的历史档案。自此,我国的档案利用开始由过去主要为机关单位服务走向为社会服务。1984年9月,邓小平同志题词“开发信息资源,服务四化建设”。我国档案界以此为契机,大力开展档案利用服务,为国家的经济建设和社会发展提供档案信息资源利用。1987年, 《中华人民共和国档案法》发布实施。其中第四章第十九条明确规定“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满30年向社会开放【2 J。”同时, 《中华人民共和国档案法》还规定了档案利用的原则,第一次以法的形式为档案利用提供了可遵循的依据和准绳。1990年11月《中华人民共和国档案法实施办法》发布实施,进一步明确了档案馆馆藏档案开放的起始时限和档案公布的方式,使档案利用更具操作性。

纵观我国档案利用政策法规的发展不难看出,改革开放是我国档案利用由封闭走向开放的分界线。而《中华人民共和国档案法》的诞生是档案利用提质的起点,其以法律赋予全体公民享有档案利用的权利,扩大了档案利用的覆盖面,提升了档案利用效率。

二.档案法规变化对档案利用的影响

1991年,国家档案局根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定,制定了《各级国家档案馆开放档案办法》。在档案利用手续上,增加了“台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明,可持本人回乡证或身份证等有效证件,直接到有关档案馆利用”,进一步简化档案利用手续,使档案馆的档案利用走向更开放、更包容的天地。1996年7月, 《中华人民共和国档案法》第一次修正,增加了“档案馆应当定期公布开放档案的目录,并为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便”,以法之名为公民利用开放档案打开方便之门。2016年,《中华人民共和国档案法》第二次修正,档案利用部分没有变化,说明档案为社会服务的初衷不变, 《中华人民共和国档案法》赋予人民群众合法利用档案的权益不变。

2020年,《中华人民共和国档案法》第一次修订。新档案法更进一步扩大了档案利用的范围,将县级以上各级档案馆的档案向社会开放的期限从30年缩短至 25年,规定一切社会团体和个人都享用依法利用档案的权利,使利用开放档案的受众人群进一步扩大。新档案法规定“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”,扩大了档案开放的行为主体,一切国家所有的开放档案,不论存在于国家综合档案馆还是企、事业单位档案馆,都可被社会利用,极大地消除了档案利用“死角”。新档案法还规定档案馆应当通过网站定期公布开放档案的目录,拓宽了档案公布的途径,充分利用互联网提升档案利用效率。同时,新档案法增加了关于档案馆不按规定开放利用的法律责任,形成了一整套促进档案利用的制度安排。

正是档案利用法规的进步,优化了档案利用环境,使档案利用从最初为编史修志、工作研究服务扩大到为经济社会发展、为民生服务;档案的利用手续也逐步简化,由最初的单位公函简化到可以使用合法身份证明;档案的利用方式也由摘录、复制到线上阅览、扫描打印。

三,新档案法适用下的档案利用探讨

新档案法的发布实施是档案工作顺应时代发展、走向全面依法治理的重要标志。在新档案法适用背景下,档案利用应注重把握以下几点:

一是准确把握档案开放时限与审核责任。新档案法规定县级以上档案馆档案开放的时限比过去缩短了五年,这就要求档案部门要迅速着手对馆藏档案进行开放鉴定以便及时提供利用。同时,按照新档案法的要求,档案馆在对馆藏档案及未进馆档案进馆时的开放审核要注重把握责任主体,不缺位、不越位。

二是准确把握档案利用中的知情权与隐私权。新档案法规定,经济、教育、科技、文化等类档案可以提前开放,这无疑增加了档案利用的范围,加大了公民的知情权。但是新档案法还规定,单位和个人移交的档案,可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,这就为部分档案利用设置了隐私权。档案馆在开展档案利用时,要正确把握知情权与隐私权,在扩大档案利用覆盖面的同时,注重保护档案中涉及的隐私,以免发生不必要的纷争和官司。

三是准确把握档案利用与公开信息查询的关系。档案馆可供利用的档案由三部分组成:第一部分是期满已开放档案:第二部分是期满但不宜开放的档案;第三部分是未到开放期的档案。第一、第二部分的档案利用在新档案法里都有明确规定,现实工作中第三部分的档案利用最有争议。因为这部分档案中包含了大量政府公开信息。按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定:“属于主动公开范围的政俯信息,应当自该政府信息形成或变更之日起20个工作目内主动公开。”但是在《国务院关于施行<中华人民共和国政府信息公开条例>若干问题的意见》中又规定: “已经移交档案馆及档案工作机构的政府信息的管理,依照有关档案管理的法律、行政法规和国家有关规定执行。”因此,在档案利用中,一定要认真把握这部分档案的利用规定,避免因无法提供利用造成利用者的不满,引发不必要的冲突。

四是准确建立档案利用用户追踪记录。档案利用是无法预测的,它受政策、利用需求的影响很大。在档案馆的利用窗口,门庭冷落与门庭若市都可能存在。及时建立用户追踪记录,可以方便统计利用率和编写利用实例,便于根据一定时期的档案利用情况编写史料汇编以及利用者重复利用档案时能够第一时间获取。

档案利用是档案价值实现的主要方式,是档案工作的最终目的。在新档案法实施的大背景下,必须依法做好此项工作,为经济社会和新时期档案事业发展服务。

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