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论高校数字化档案馆建设

来源: 2021年05月31日

摘要:高校档案馆主要承担“存史、资政和育人”的重要任务。在信息迅猛发展的时代,高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化,对馆藏档案 进行普遍、全面的数字化处理,建立各类数据库,在文档一体化建设的前提下进行档案收集,在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。高校档案数 字化建设是当前高校档案管理工作的主要趋势之一,如何做好档案数字化、信息化建设是高校档案工作面临的一项主要任务。 因此,建设数字化档案馆 是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。

关键词:高校;档案馆;数字化;建设

高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节,数字化档案真实、准确、完整地展现了 高校管理工作的整个过程, 是高校各项工作记 录、参考、总结的依据。 进行科学、规范的档案数 字化建设是非常必要的。 高校档案工作是学校 的重要基础工作,为人才培养、科学研究、学科 建设等工作提供保障。 随着高校信息化建设进 程的快速推进,为了满足档案管理需求,就必须 要提升档案管理质量和效率。 而档案数字化建 设的合理开展, 可以在确保高校档案建设质量 的基础上,提升档案管理效率。 因此,如何有效 地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深 入思考的重要课题。

一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性

高校档案数字化主要利用计算机和互联 网、局域网等技术,将高校各种载体的档案资源 转化成数字化档案信息,把文字、图纸、影像等 信息贮存在光盘等载体中, 通过网络信息交互 和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者 提供更加快捷、更加有效的档案信息服务,使高 校档案原始资料得到充分和及时利用, 最终实 现档案资源共享。 并且能够使得管理更加规范, 提高档案利用率, 减少档案原件丢失破损情况 发生;相比较传统档案管理,能够减少所需的人 力、物力、财力成本。 在在档案进行数字化建设 之后,是档案上的内容会被进行扫描和整理,再 将数字化的资料进行归类, 通过计算机设备录 入到学校的数据库中, 通过数据库的方式来对 档案资料进行管理, 这样就能够在短时间内迅 速实现查找和搜索。 减少了劳动强度,提高了档 案服务质量,便于档案无限制存储,提高了档案 利用率,节约了成本,节省了空间,方便了维护, 还能实现安全存储和资料共享。 通过对数字档 案信息的开发、处理、传递和广泛利用,充分发 挥数字档案效用,提高档案的利用价值。 因此, 高校档案部门应该充分发挥高校的优势, 积极 创造条件建设数字化档案馆, 实时收集各类电 子文件及各种有保存价值的数字化档案材料, 同时要在网上发布、传播、交流馆藏非保密性的 档案信息,尽快实现档案信息处理计算机化、信 息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络 化,最大限度地发挥馆藏档案的作用。

二、高校图书馆档案数字化建设的原则

(一)效益性。之所以要进行图书馆档案数 字化建设,主要是为了实现便捷、高效的收藏、 管理、存储和利用档案信息资源。 基于此,在进行档案数字化建设时, 效益性原则是必须要坚 持的,统筹兼顾,实现图书馆档案数字化建设的 同时,降低档案数字化建设的成本,最大限度地 提升资金的利用效率, 并保证在整个图书馆档 案数字化建设过程中,资金具有良好的充足性, 最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆,乃 至是对高校的重要作用。

(二)一致性。高校图书馆档案数字化建设 是一项长期、庞大、系统的工程,涉及的学科比 较广泛,由于建设周期长,建设中,载体、形式、 门类以及数量都具备多样性及巨大性, 需要多 个部门及多领域专业技术人才的支持, 由此一 来,要想实现数字化,就必须保证涉及到的部门 及人员协同一致,在统一标准的指引下,完成档 案数字化建设工作。

三、 高校图书馆数字化档案建设的途径与措施

( 一)加大基础设施投入。高校图书馆在进行 档案信息收集时,依据自身工作专业性、服务性以 及学术性的特点,将收集范围适当的增加,保证信 息收集的全面性、多样性,同时,对于收集完成的 信息进行有效的整理和存储。 高校图书馆档案数 字化的建设需要与国家的法律法规相符合, 并实 现规范化管理,保证分类的科学性,主题标引的准 确性。对高校图书馆档案进行管理时,建立完善的 管理制度,提升档案管理工作的科学性,保证档案 的完整性、系统性与安全性。

( 二)加强网络化建设。高校图书馆在进行 档案信息化建设时,需要利用信息技术,档案编 目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术,同 时,档案收集和登记也需要利用信息技术。 通过 信息技术的利用,实现复杂立卷程序简单化,利 用网络的优势, 可以将数字化资料传送给各个 部门,各部门依据自身的要求完成档案管理。 在 档案领域中, 网络技术的应用促使数字化技术 的应用越来越深入,并且应用效率也越来越高, 传统单一的收集、 整理和保存档案工作变得更 为多元化,信息服务管理层次也更加深入。

( 三)充分开发利用资源。开发与利用是为 档案数字化建设的最终目的, 通过档案数字化 资源的开发与利用, 促进图书馆及其他各项工 作的发展,也因此使得档案的作用充分发挥。 档 案数字化建设中, 依据计算机技术建立档案管 理系统,提升了档案信息的查询速度,促使使用 者随时随地利用图书馆档案信息资源, 发挥档 案的服务作用。

( 四)加强档案人才培养。人才是档案数字化 建设的核心,提升档案管理人员综合素质、业务能 力和数字化技术水平, 加强档案管理人员队伍建 设和人才培养; 高校档案部门要重视打造一支高 素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的 理论知识培养, 确保他们具备扎实的档案专业理 论知识; 同时要注意提高他们计算机技术等数字 化档案处理能力; 要定期组织高校中那些具有发 展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲 座、 学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌 握计算机技术的水平和能力。

(五)做好档案数据库建设。高校档案管理 部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术 管理的推进力度, 确保高校档案信息数据的真 实性、完整性,真正实现高校档案数字化管理, 发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n 案 数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、 档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、 存储等与数据库相关的数字资源处理。 数字档 案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、 数字档案信息录入、 数字档案信息集成等基本 功能。 数字信息转换的主要功能是将经过加工 处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据 库管理系统进行处理的结构化数字信息。 这个 功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信 息导入功能加以实现的。

(六) 网络环境下要重视档案信息的安全保 障。除了形成一套法规标准体系外,还需有相应的 技术措施进行自动控制。 为了保证密级档案的安 全性,需设置安全密码,为其上一把放心锁。 对于 非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查 阅人员范围,设置不同的密码和访问权限,普通密 级的档案密码可提供给有查阅权限的人员, 绝密 级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上 按查询权限访问。为保证网站的正常运行,需安装 杀毒软件和“ 防火墙” ,以抵御黑客的袭击。 要不 断研究和探索新的安全防护技术,如对“ 元数据” 的研究、拷贝与迁移技术的应用等。

作者:郑红军

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