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新时代不动产登记档案规范化管理探析

来源:档苑论坛 2021年07月26日

2018年,新组建的中华人民共和国自然资源部,开始对不动产登记档案实施集中管理。不动产登记档案是指在不动产登记工作中形成的具有保存价值的各种形式各种载体的原始性凭证和材料。不动产登记档案客观、全面、真实记录了工作过程中的各种活动,对于不动产各项工作的开展具有重要的参考价值和指导意义。

 1、 不动产登记档案的特点

1.1 复杂性不动产登记主要涉及土地、海域、房屋及林木等定着物,涉及的部门和内容多。从不动产登记的类别来看,包括首次登记、变更登记、注销登记、查封登记等;而从具体不动产权利来看, 《不动产登记暂行条例》 中明确了十大类适用不动产登记的权利,包括集体土地所有权、建设用地使用权、地域权及宅基地使用权,等等。可以看出,不动产登记工作本身就比较复杂,而从不动产登记的具体运行来看,各项工作的程序也十分复杂,譬如,房屋登记工作,需要全面了解土地信息、常住人口、房屋销售面积等,需要搜集记录大量的内容和数据。而我国疆域辽阔且人口众多,不动产登记工作十分复杂,相对应档案管理工作也具有复杂性,管理难度大。

 1.2 动态性市场经济快速发展,不动产交易成为市场交易的一种普遍形式,最为常见的即商品房交易。有交易就会涉及不动产产权的变化。不动产登记工作是动态发展的一项工作,需要即时更新相关的信息,以确保信息的准确性,从而确保产权人的合法权益。基于此,不动产档案同样需实时更新,真实客观地反映不动产交易的各项活动,档案管理工作要求及时、全面、客观、真实。

 1.3 专业性从专业性的角度来看,不动产登记档案具有其独特性,是一种特殊的专业档案,2016年, 《不动产登记暂行条例实施细则》 颁布,其中第六章第九十四条明确了不动产登记档案的具体内容:一是不动产登记簿等不动产登记结果;二是不动产登记原始资料,如申请人身份材料、登记原因等。  可以说,不动产登记档案存储了权利人的所有登记信息,能够为相关职能部门和个体用户提供不动产登记信息、出具相关证明,相比于一般的文书档案,不动产登记档案具有较强的专业性。

 2 、不动产登记档案管理的问题分析

 2.1 管理难度比较大不动产登记档案管理难度大主要源于三点原因:一是档案意识薄弱。不动产登记档案以法律的形式明确了物权所有者的权利,能够保护物权所有者的合法权益。但在档案管理的实际工作中仍存在意识不强的问题,部分单位并未出台符合工作实际的配套管理制度,档案管理缺乏规范性。二是配套设施不完善。互联网+时代,档案的信息化建设、数字化管理成为发展趋势,但由于资金问题,部分基层管理部门仍存在基础设施和设备不健全的问题,这不利于档案的规范化管理。三是档案数量与日俱增。随着市场经济的繁荣发展,城市规模不断扩大,房地产市场十分活跃,不动产管理活动在社会生活中发挥着越来越大的作用,也造成了各种不动产档案资料的不断累积。  发达省份的市级单位产生的不动产档案存卷可能多于100万卷且资料分散保存在各个不同的部门,难以实现档案的统一规范化管理。

 2.2 信息更新不及时前文已经提到,不动产登记档案工作具有较强的动态性,随着我国房地产市场的繁荣发展,不动产交易的数量和频次与日俱增,房产权属的变更成为普遍现象,这就要求不动产登记档案管理工作做到信息的即时更新,以确保信息的准确性和真实性。但从不动产登记工作的实际运行来看,全国范围内每天的交易次数多,可能存在应发生变更的不动权属,但不动产档案尚未紧随权属的变更而即时更新数据,这样就可能造成后期产生法律纠纷问题。此外,随着经济和社会发展的需求,国家的土地政策也历经了多次改变,由于档案意识薄弱或者专业人员不足等原因,不动产登记档案信息更新不及时,从而产生系列后续问题。

 2.3 管理格局不成熟不动产登记档案涉及的内容十分广泛,既包括自身各类业务工作行程的档案资料,还包括从不同部门,如农业部门、林业部门、房管部门等移交过来的档案资料,形成了一个十分庞大的档案信息资源库。目前,不动产档案管理工作主要由自然资源和规划部门负责,能够有效解决城镇化建设中住房拆迁安置补偿问题和市场经济中房地产交易问题。但不动产登记档案涉及多个部门,部分领域不动产登记档案工作机制尚不成熟,仍存在收集不齐全完整、保管不规范等问题,这就给不动产登记档案的规范化管理带来了不良影响。如何进一步完善管理格局,逐步实现不动产登记档案的统一规范化管理值得探究。

 2.4 数字化管理不健全 “互联网+”时代,信息技术快速发展,“互联网+不动产登记”大大提升了不动产登记工作的效率,但给不动产登记档案管理带来了冲击,主要体现为三个方面:一是不动产登记机构更加注重精简流程,业务部门完成登记后,未即时与档案管理部门完成有效对接,由此造成业务工作与归档工作脱节。二是“互联网+不动产登记”,此种工作方式能够实现“不见面审批”,推行“无纸化办公”,但部分机构忽视电子文件的归档,只是在业务系统中完成信息的相关登记,并未完整保存好业务过程中形成的各类电子文件,导致登记材料缺失影响正常归档。三是“互联网+不动产登记”形成的档案资料包括纸质和电子两种载体,相比于传统的纸质档案管理,档案管理的手段和方式均需进行调整。 

 3、 不动产登记档案规范化管理探析

 3.1 参照相关标准,完善管理制度完善的管理制度能够为不动产登记档案的规范化管理提供执行依据,为实现档案管理的规范化、科学化、现代化,各省市职能部门均结合自身不动产登记工作实际出台了相应的管理规范。譬如,2019年,湖南省不动产登记中心制定的 《不动产登记档案管理规范》正式发布,立足湖南省不动产登记工作实际,明确了不动产登记档案的分类标准、归档范围及保管期限等相关规范,对于推动省内不动产登记档案的管理具有重要意义。职能部门出台的相关管理规范在档案管理方面发挥着重要作用,完善相关管理制度要参照相关的标准,如《中华人民共和国档案法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》等,这些是开展不动产档案管理工作的重要参照标准,在遵循法律法规的前提下,要以上述规定标准为主要指导依据。

 3.2 理顺工作机制,实施动态管理不动产登记档案具有较强的实时性,需要进行动态管理,保障产权人的合法权益。实施动态管理需关注三点内容:一是实现业务工作与档案工作的无缝对接。不动产登记工作本身就具有动态性,任何环节的变动、任何信息的更改均会影响档案,档案管理工作要紧随业务工作的进度适时更新相关信息。二是明确各职能机构的职责。不动产登记档案管理工作涉及多个部门,各部门之间应强化交流,对档案管理工作进行统一规划,明确各职能部门在档案管理中的作用并督促落实各项工作,确保档案收集的齐全完整。三是要强化档案意识。通过宣传教育进一步强化产权人、业务办理人员和档案管理人员的档案意识,各参与人员意识到档案的重要性有利于实现各方的良性沟通,有利于做好档案数据的更新工作。

 3.3 掌握核心技术,推进数字管理 “互联网+”时代,不动产登记档案面临新的机遇与挑战,档案管理的模式需要进一步完善以适应不断变化的形势。不动产登记档案管理机构应充分运用大数据、云存储等先进技术,实现档案的智能化管理。推进数字化管理可以从三个方面着手:一是逐步推进传统载体档案的数字化建设。将以前遗留的纸质载体档案进行数字化处理,采用 OCR识别技术将数字化形成的图像文件转化为文字文件,实现档案的全文检索。二是建立不动产登记档案管理系统,实现各业务系统与档案管理系统的有效对接,用大数据思维管理档案,档案的收集、利用等各项工作均实现在线办理。三是注重信息化人才的引进与培养。不动产登记档案的数字化管理是一项系统工程,是一个持续性发展的工作,需要专业的人才作保障。在人才引进阶段,注重考察人才的专业技能、信息技术及职业素养。此外,注重人才的培养,系统开展专业技能、信息技术、知识结构和服务理念等方面的培训,以更好地适应不动产登记档案管理工作出现的新变化和新需求。

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