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纸质档案与电子档案的有机结合

来源:兰台纵横 2021年07月28日

现代互联网技术迅猛发展 ,给予了电子档案发展的机会和空间。虽然电子档案打破了纸质档案的管理方式,但是两者是可以并存的。档案的管理面临着管理方式的更新,纸质档案与电子档案共存关系也将发生相应的变化 ,探讨电子档案 的与纸质档 案的有机结合具有深远意义。

一、 纸质档案和电子档案的互补性

 1.电子文件管理推动纸质文件管理改革 。电子文件的出现可以大大地推动纸质文件的管理改革。自从计算机辅助管理以来,纸质文件的管理方法也发生了很多的变化,尤其是电子 文件 的管理对 于纸质文件的管理的影响很大 ,所 以引发了很 多形式的变化 。首先,推动了文档的一体化的管理。也就是说,对于文秘 以及档 案工作 的全 局来说,从公文生成到最后的归档整理的全过程,都需要使用计算机的管理系统,使得文档实现一体化的发展。一次输入,多次输出,使得公文从产生到最后都体现出档案工作的具体要求,使得文档实现一体化的发展。其次,电子档案的出现可以使档案的管理更加简单化。尤其是在整理这一步骤上面。电子档案可以使得纸质档案的整理简单化,一方面,可以通过快速度的检索以及随时随地的网上利用 ,使得用户更加善于利用电子化 的文件。另一方面 ,对于电子档案的存放,只需要在检索的软件中表明纸质档案的存放位置,就可以方便地查找到纸质档案。所以,对于纸质档案排放的要求就降低很多,可以通过借助电子档案的检索功能,随时查找、快捷查询。档案部门可以提高工作效率,可以从繁重的整理工作中解脱,这不得不说是一种进步。

 2.纸质文件管理促进电子文件管理的完善。对于纸质档案的管理,显然人们的经验要比管理电子档案多的多。虽然电子档案的管理与纸质档案的管理有很多的不同之处,但是管理 目标是一样的,都是记录社会活动。所以在管理方式等方面都还是有很多相同的地方。电子文件的管理现在面临的最大的问题,就是如何取得大众的信任。电子档案的管理与纸质档案的管理并不是完全不同的,他们之间的有机结合可以使得档案的管理更加灵活,互为条件,互补长短。在长远来说,纸质档案会瘦身,但是电子档案会在纸质档案的支持下越来越丰满。

二、纸质档案和电子档案有机结合的对策

1.更新观念 ,提高职业素质。在很长一段时间,档案管理人员一直都是以纸质档案的管理为主,所以对于传统的纸质档案的管理方式和方法都很习惯。面对当前信息化的现代档案管理工作,只有改变传统的思想观念,树立档案现代化管理 的意识 ,把 电子档案作为档案管理 的不可或缺的一部分,进行科学化的管理。面对当前现代科学技术对于档案管理工作 的冲击 ,不仅 需要提 高 自我 的职业素质 ,而且需要调整 自己的知识结构 ,对于传统 的档案管理模式不仅在工作重心方面还是服务手段方面都需要改变,这对于档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。只有不断的充实自己,加强对于专业知识的学习,提高 自我创新能力,才可以树立一个档案专业人员的形象。

2.建立档案管理标准与制度。新型的档案的管理需要与计算机技术结合。档案信息的质量取决于数据的质量,要求数据的格式合格,所以建立和改善管理方面的标准是必须的。新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等 ,都有待进一步改进与完善。由于纸质档案的长期使用,人们在实践中已经有一套管理方法,所以当新型的 电子档案 的理念 出现 的时候 ,会显得有一些无力感。电子档案在信息的传输以及处理方面有很大优势,纸质档案的原始性显然要大于电子档案。建立一个更加完善的档案管理标准与制度,规范电子档案和纸质档案工作,已经是迫在眉睫。

3.档案保管设施 的改进与调整。对于电子档案 以及纸质档案来说,是需要相互结合使用,才可以达到最佳的效果。这两种都是以一定的物质形态存在的,需要具备一些相应的设施和条件才可以维护档案管理的完整性以及安全性。由于纸质档案的存储信息量较小,形成的案卷较多,所以随着时间的推移,给库房增加了压力。有了电子档案的存在就解决了这些问题。由于光盘信息存储量大 ,要求存放保管的空间很小 ,只要符合保管要求和条件 ,就能减轻库房压力 ,节省大量资金和人力 。综上所述,当前电子档案的发展不仅是对于纸质档案的一 个补充,而且是现代信息技术发展的一个进步。电子档案和纸质档案的有机结合,可以有效地促进档案管理的发展。

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