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河南省高校高质量、精准档案管理咨询外包

来源:法 治 聚 焦 2021年08月03日

1、 基础层的思考

1.1 高校高质量、精准档案管理咨询外包,基础性工作的定位。档案基础性工作是巩固高校档案工作的立命之本。对于档案基础性工作维度,应该把握好 “变”与“不变”的关系,明确“变”的是“随新一代信息技术的发展和档案文化需求而变的档案业务场景”,“不变”的是“档案基础性工作的责任和环节”。以后文中多次提到的人工智能为例,其作为新一代信息技术的代表,核心要素包括事物规则、计算设备、数据信息与算法。从这个角度来讲,高校档案部门产生庞大数据资源,对于许多人工智能专家是不可缺少的“能源”。故将高校档案基础性工作做好,顺应新一代信息技术发展的站位需求,方能确保数据资源质量和充分被利用。

1.2 规范和安全思维的坚守。高校档案工作未来发展离不开对档案基础性工作责任与流程的规范。新《档案法》中多处明确体现依法健全档案管理制度的条款,这些条款,有利于高校在科学总结、总体立足学校治理和把握档案工作实践的基础上,深刻贯彻与领悟新《档案法》中蕴含的规范、防控风险等具有指导意义的观点和思路,推动高校档案工作体系朝更加系统和合规的方向发展。新《档案法》多处条款还反映出建立安全工作机制、落实问责制度的安全思维。体现出档案工作为贯彻总体国家安全观而推进的系统性制度安排,能在维护档案工作安全管理方面发挥作用、提升档案安全能力,还可以有效防止突发风险,推进高校档案基础性工作的未来发展,高校高质量、精准档案管理咨询外包。

 1.3 专业和业务思维的强化。近年来,许多高校档案部门都面临着被“合并化”和“边缘化”的可能,而如何保持独立和避免“出局”已成为高校档案界当下重要的话题之一。基于此,高校档案部门应在基础性工作中更多地融入档案 “专业思维”,强化专业自信,否则高校档案工作就可能成为无源之水或者无本之木。事实上,档案专业自信的培养往往与开展基础性工作密不可分,这首先体现在档案基础性工作各个环节所展现的责任感与使命感;其次,档案基础性工作既包括专业理论,又结合专业实践与方法,最能形成“档案专业素养”,养成出“档案专业自信”。因此,强化档案专业自信,秉持专业自觉能够更好地为高校档案工作“从哪里来”“到哪里去”指明方向。

 2 、核心层的思考 2.1 档案信息化的“再出发”

2.1.1 “再”信息化中的数据思维。强化“数据”思维,利用数据技术对已数字化的档案内容进行分析、整合,是档案部门和档案学界要考虑的重点和热点。[1]要实现档案数字化到数据化的转型,就要做到从面向目录信息管理档案的粗粒度管理,到面向计算机信息系统管理档案页面的中粒度管理,再到面向字符管理档案内容信息的细粒度管理。

2.1.2 “全”信息化中的延展思维。高校档案信息化主要可以从全面管理、全面协同和弥补短板三个方向加以延展。全面管理就是以原生电子文件归档为方向,务必要解决“归什么”“在哪里归”“归哪里”“怎么归”“怎么用”和“归得好”等六个问题,做好校园网相关办事事项电子化归档工作,实现多样化档案信息数据集的有效管理。全面协同是实现档案的内容、环境、用户、组织等的全面协同。弥补短板就是发现诸如声像档案信息化不足等短板,有针对性地开展档案资源的再加工和深挖掘,达到提质增效的目标。

 2.1.3 “真”信息化中的用户思维。过去,高校档案信息化着眼点多集中于档案实体的“收、管、存”,而非完全基于档案信息的“用”,用户可感可知可用的信息化体验还显薄弱。以“用”为导向的信息化建设,可以探寻各个档案文件间的关联,增强档案信息利用的效益。同时,借助数据化档案资源,可以构建基于专家经验、知识库和机器学习等技术的档案信息检索、分析工具集供用户利用。信息化之 “真”更注重挖掘细粒度、可供利用与计算分析的关联档案数据。

2.2 档案文化建设的“再布局”

2.2.1 档案管理咨询外包,文化记忆工程中的根基思维。应以档案资源优化为根基开展文化记忆工程,具体可表现为校史档案、名人档案、院系或学科史档案、影像记忆、建筑记忆、档案(文献)遗产等工程或项目建设。本文所认为的根基思维具有两个内涵:其一,以高校文化作为精神核心,以文化人。展现高校文化遗存,必然要认准高校文化传承的精神实质。其二,将“档案”作为积淀高校文化记忆的根基。文化记忆工程衍生出的高校历史画面、情节,为利用者展现过去的情况与情景,同时也无声地传达了当下或未来应该承担的责任和义务,毫无疑问,这其中发挥最大作用的便是具有原始记录作用的档案本身。

 2.2.2 文化产品创作中的精品思维。摒弃泛泛堆集,铸就文化精品。新《档案法》第三十三条第二款指出:“档案馆应当配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。”应积极探索高校档案品牌化建设、创作档案文化精品,可关注的范围包括:重大事件、重大纪念日、重大活动等主题性项目;珍贵档案文献;专题档案数据库等。精品思维还体现在工作机制建设和运作上,具体包括:档案文化产品选题、创作和传播过程的长效工作机制;组织有关单位和专家帮助进行项目策划、研讨与立项以及资金扶持的运行机制;围绕产品传播,组织宣传推介和品牌化运作机制;文化作品创作传播过程中的法律与伦理保护机制等。

 2.2.3 文化传播平台中的阵地思维。提到高校档案文化传播平台, 档案管理咨询外包,不得不提校史博物馆这一主阵地。高校校史馆是动态的,高校校史馆建馆思维经历了从藏品——展品——用户体验的一个发展过程,需要寻求自身的可持续性发展之路,高校档案馆未来发展要注重用户的感知与体验,在此基础上实现从“功能性”——“可用性”——“愉悦性”的变换过程。同时应注重深挖校史馆与档案馆之间的关联。

3 、保障层的探究

3.1 保障层的构成。保障层的缺位或失误都可能影响工作体系的效率或效果。建立配合有序的保障层,可以更好地回答上述基础层和核心层应当由谁或和谁来实施;应当通过何种方式、方法或策略来加以实施并且实施到位;需要什么样的制度来确保实施的问题;等等。这里我们以WSR方法论, [4]将保障层划分为三个关键机制,即为管理性、组织性和制度性三个保障机制,它们更多地关注高校档案工作所依赖的环境或氛围的营造,是确保高校档案工作完整体系得以顺利进行的支撑。

3.2 管理性保障中的工程思维。工程思维是以价值目标为导向和以价值目的为灵魂的一种实践性思维,其关注的是 “建构”问题。长期以来,高校档案部门较多地运用科学思维,对应着成果性目标,而随着档案信息化和档案文化建设不断深入,档案数字化工程、数字档案馆项目工程、档案记忆工程和档案文化阵地工程等更多地涉及如何“建构”问题,因此有必要强化工程思维。工程思维最重要特征是整体性、复杂性、动态性和组织性,因此通常用“综合的”“集成的”“整体的”等词来描述工程思维的系统方式。

 3.3 组织性保障中的生态思维。从信息生态系统要素[5]的视角看,高校档案工作组织上的保障要建立生态观念,促进 “信息人、信息技术、信息内外部环境”的良好配合与发展。首先,内外组织建设要坚持档案工作的政治定位,新《档案法》第三条旗帜鲜明把坚持党对档案工作的领导写入法律,从根本上回答了档案“为谁而管、为谁所用”的问题,充分发挥党管档案工作的体制优势。[6] 其次,应考虑内部总体部署,建立符合档案工作实际的保障制度,将档案信息化纳入信息化发展规划,将档案文化建设作为推进高校文化建设的重要环节。最后,高校档案部门应重点关注新《档案法》第二十四条有关档案服务外包相关规定,建立起外包项目管理机制以及项目监理制度,以有效地应对项目外包质量、进度、费用和安全等问题。

 3.4 制度性保障中的整合思维。本文强调以整合思维构建制度性保障,更侧重问题导向、综合协同、众中集优的内涵,主要来自于三方面的合力,即来自档案部门内部制度控制、标准规范控制和政策法规控制等保障。在直接制定标准的条件还不成熟情况下,应做好内部制度体系的设计、构建、监测和完善工作,注重协同与配合,以达到规范和约束高校档案工作活动的目的。本文系中国高等教育学会高等教育科学研究 “十三五”规划重点调研课题《全国高校档案信息化现状调研与数字档案馆建设发展战略研究》, 档案管理咨询外包。

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