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档案数字化的优势

来源: 2021年09月14日

档案数字化的优势

首先,可以节省档案管理成本。传统的档案管理,完全靠人们的手工劳动来实现档案的存储、保管和查询。数字化管理档案 改变 了档 案的载体 ,即把纸质 的需人工 阅读 的档案变成了计算机阅读档案。不仅节省了保管费用和 占用空间,而且查找起来也非常方便,避免了反复打印文件资料而造成的纸张和查找人员的浪费。

其次,可以有效实现对档案原件的保护。我们将原始的纸质档案转化为电子档案后,其使用更加安全。特别是年代比较久远的珍贵档案,由于属于不可再生资源,进行数字化处理是更好的保护,减少了对档案原件反复查询过程中的损坏。再次,可以提高办公效率。把传统的档案文件资料转化为可存储的文件信息,能够做到及时归档,并尽快提供利用。通过档案管理软件就可以实现文件信息的同步上传,完成电子文件的归档,经过管理员授权后,在管理网络的任何一个终端都可以进行同步的阅读。这样就会大大节省查找文件资料的时间,提高办公效率。最后,可以防止档案资料被篡改。与纸质档案不同,电子档案以PDF、JPG、TIF等文件格式存在,具有不可修改的优点,能有效防止档案资料被篡改,更加有效地保证了档案的真实性。

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