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档案数字化优势体现与问题解决

来源:兰台内外 2021年07月19日

一、 档案数字化的含义和内容

1.档案数字化的涵义。档案数字化,是将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式,把文字、图像、声音等信息转化为由0和 1两位数字编码来表达一种综合性技术 ,即变成数字信号,然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的全过程。

 2.档案数字化的内容。档案数字化的内容分为两方面 :一 方面,建立档案目录数据库,关键是规范档案的著录标引,并科学选定档案目录数据库结构 ;另一方面,档案全文的数字化,可以采用扫描录入方式,将档案全文按原貌逐页存储为图像文件,并为其编制目录索引 ,或是经 OCR(光学字符技术 )识别后采用文本格式存储档案内容 ,辅之以全文检索数据库两种不同方式。

二 、档案数字化的优势

 1.档案数字化具有较强时效性优势。实现档案数字化管理后,传统的办公用具消失了,取而代之的是以单位内网、计算机系统、电脑工作台为主的办公工具。大量的电子文件可以复制并存储于不同介质之中,利用者只需通过授权审批获得相应的权限,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息,大大提高了档案的管理效率。

 2.档案数字化完整性与便捷性的优势。档案数字化、网络化管理后,各业务部门工作人员只要在平时将文件材料输入网络 (OA系统)系统,由档案管理人员统一负责立卷编码保存。年终,档案管理人员就可以通过网络系统直接自动立卷、编目,并打印出移交目录、卷 内目录、全引目录等,整个操作过程简单便捷,并确保了档案的完整性。

3.档案数字化可操作性和利用性的优势。档案数字化将各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上。立卷后,利用者通过检索工具,检索到同一事件 (问题)的若干有关历史性联系的电子文件。而且数字化档案的利用过程可不经过现场,通过有关网络就能进行。在档案数字化模式下,用户之间可以十分便利的沟通,甚至在一定的条件下角色可以相互转换。

三 、档案数字化过程中易出现的问题

1.档案数字化存储形式的选择问题。档案数字化后可以保存为JPEG、PDF等格式进行存储。一般我们选择通用性较强的JPEG存储格式。它可以减轻数据终端服务器的压力,而且可以支持多页文件数字化存储,为纸质文书类档案数字后化数据的挂接提供极大的方便。

 2.档案数字化的数据挂接问题。在 日常工作中,一条目录上不止挂接了一个原文,有的同时挂接两个甚至更多个原文 ,有的目录没有相对应的原文进行挂接。主要原因是取名规则不清 。描件的取名原则以档案目录数据库为依据 ,档案目录中的每一件档案,都有一个唯一的电子档号,要以此命名。一 件档案为多页时,可根据页码顺序对图像文件命名。

 3.档案数字化后的数据安全问题。为了避免数据丢失问题,对数字化后的数据安全妥善保管,将对电子档案目录信息与电子档案进行封装,生成电子档案报送数据包进行移交和接收。确保了电子档案的“三性”,即真实性、完整性、有效性,满足电子档案实现文件交换、长期保存和利用的相关要求。

四、档案数字化存在问题的解决方法

 1.数字化档案的扫描。软件公司提供现在科技比较先进的柯达 2000的高扫设备,按照国家要求扫描分辨率应达到 300dpi,柯达 2000扫描仪的分辩率已达到600dpi。存储格式上我们采用 3PEG格式,这种格式可以用最少的磁盘空间得到较好 的图像 质量。允许用不同的压缩比例对文件进行压缩 ,支持多种压缩级别 ,适合网络传输,为下一步档案数字化挂接提供方便 。

 2.数字化档案的挂接。将扫描件后的文件取名要以档案目录数据库为依据,要求每一件档案的名称是软件自动升成,档案目录中的每一件档案都要以电子档号命名。档案扫描后的图像文件名也是以档案的电子档号命名的。如果遇到一 件档案为多页时,可根据该件档案的电子档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。这种命名方式,能够确保各单位档案目录中的每一件档案在任何情况下都不会发生文件名重复的现象。

 3.数字化档案的存储。档案数字化后的数据,采取光盘、移动硬盘进行脱机备份,档案数据备份三套。一套封装待移交和接收,一套提供利用,一套异地保存。异地保存是档案工作必须注意的,更加要注意密级档案不上互联网。现在正在建立完善的内网 (OA系统),档案的安全问题上也应引起重视。要力争将档案权限最小化、档案归档整理程序化,档案安全制度化。

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