欢迎来到郑州中博奥官网

安全性、可靠性数字档案馆建设整体解决方案

来源: 2021年09月25日

数字档案馆建设整体解决方案:

既然档案经过数字化 处理后有这么 多的好处和便捷 ,我们就应该投入更多的人力和物力,做好馆藏档案的数字化处理工作,变纸质档案为电子档案,提升档案的管理水平。在档案数字化处理过程中,建立科学化的工作流程是非常必要的。 数字档案首先 ,要确定馆 藏档案数字化整理进程 ,建立 目录数据库 。因为档案馆馆藏档案数量庞大 ,门类较多,不可能在短期 内将所有 的档案进行数字化处理完成,而且也没有必要把所有 的档案 都进行扫描处理 。档案馆应根据 自己的实际工作需要,确定一个合理的工作进程。利用档案管理系统和计算机 网络,将每份文件进行 目录录入。

在档案 目录的录入过程 中,第一,要熟练掌握档案管理软件的操作方法,充分利用软件中的辅助组卷、批量修改、批量删除等功能,使档案 目录的录入工作更好更快地进行。第二,档案管理工作者要做到细心、耐心 、不急 、不躁,在充分尊重原有档案的真实性和完 整性的前提 下,对现有档案 中归类不清、收集不完整的档案进行改进和补充。其次,要进 行案卷整理、分类和批量扫描。目录建立以后,要对馆藏档案进行扫描 ,应用的设备为高速文本扫描仪和照片扫描仪。扫描的原则要根据档案的保管期限和利用率而定,需要永久或长期保存的档案优先扫描,短期文件可不进行扫描 ;平时查找利用率较高的档案优先扫描,利用率不高的档案可不进行扫描 ;扫描过程中如果发现立卷不规范的文件,应先进行适 当调整之后再进行扫描 。

出于保密工作 的需要,涉密 的文件不用进行扫描 。档案扫描过程 中要注 意对档案原件的保护,避免损坏和遗失。为了避免被篡改,扫描的格式、文本应该是 PDF格式,图像为 TIF图像或 JP6格式,扫描的分辨率一般不低于 200DPI。再次,核对扫描文件内容并上传。扫描结束以后,要将扫描所得的内容与原有档案进行校对,核对无误后将文件上传。具体工作步骤是将文件扫描之后,保存在电脑特定的文件夹之中,并命名。为了便于查找和上传,文件命名的原则是尽量以原文件的名字命名。把这些电子文件上传到档案管理系统之中。上传过程中要保证上传的准确性,将文件在系统 中打开 ,与 目录进行核对。上传时如发现批量扫描时漏掉的或画面不清楚的要重新扫描。最后,进行案卷复原装订。将经过上述处理完成的档案,按原样复原装订,装盒后重新入库上架保存。档案作为一种历史资料,其史学价值不言而喻,本着对历史、对未来负责的态度,必须保持原有档案的真实性和完整性,不允许有任何遗漏和 改动 。档案数字化的发展并不意味着电子档案取代传统的纸质档案。纸质档案作为重要的历史资料,其史学价值是电子档案无法比拟的。所具有的法律效力及原始凭证性是电子档案所不具备的。所以,在进行档案数字化建设的同时,我们不能忘记传统纸质档案的管理和建设。

我是中博奥客服:小奥
郑州中博奥信息技术有限公司&版权所有 工信部备案号:豫ICP备11015869号-8
To Top