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开封市扶贫办归档文件整理

来源: 2021年09月10日

保管期限30年的不要使用不锈钢钉装订

规则的实施,顺适应了信息时代的变化和要求,简化了整理,深化了检索,这也是立卷制度改革的成功之处。文书档案的整理方式实现了传统的以“卷”为单位到以“件”为单位的转变,档案的装订方式也由以“卷”为单位变成以“件”为单位进行。《归档文件整理规则》实施二十年来,在工作实践中,基层档案部门形成的永久保管期限的归档文件大都按要求实现了线装,但也发现有些单位保管期限为30年的归档文件有使用不锈钢钉装订的情况,这样装订比“三孔一线”或“直角装订”更加简便,也能够提高工作效率。按照规则要求,定期保管且需要移交进馆的归档文件,宜采取线装法装订,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。这里规定的定期保管且需要移交进馆的指的就是保管期限为30年的归档文件,按照规则其在整理的时候是可以采用不锈钢钉装订的。笔者认为定期保管为10年的归档文件可以采用不锈钢钉(夹)或封套装订,因为保管期限较短,且不用移交进馆。定期保管30年且需移交进馆的归档文件尽量不要使用不锈钢订书钉装订,原因有以下几点:

一是不锈钢钉的性能、质量无法保证。虽然说是“不锈”钢钉,但有些基层单位档案室不具备恒温恒湿等保管条件,它在经历长期的低温、高温、潮湿、干燥等多变的气候和环境下,能够始终保持真正的“不锈”,不腐蚀纸张,没有经过科学论证和实践检验。传统的档案整理实践中,也都是要求将档案文件中所有的金属物剔除干净,然后采用线装法进行装订。现实工作中,由于金属物没有去除干净,档案资料中的金属装订物腐蚀纸张的情况也是屡见不鲜。我国历代留传下来的档案和古籍大都采用繁琐复杂的线装方法,而没有采用更为简便易行的金属物装订档案资料,可见先人的聪明智慧和采用线装的独到之处。

二是不锈钢钉装订的档案不易拆启。由于不锈钢钉质地坚硬,韧性极低,不易弯曲,在进行数字化或利用过程中需要拆启档案时,易将纸张造成不同程度地撕裂,给档案实体造成损害;其次,如果操作不当,极易扎伤或划破手指,给档案人员造成不必要的伤害。

三是易对纸张造成机械磨损。由于不锈钢钉质地坚硬,在整理、利用和存放过程中很容易与相对柔软的纸张进行磨擦,造成纸张起毛和擦挂现象,不利于档案的长期保存。

四是带有不锈钢钉的档案不利于微波灭菌。在进行微波灭菌时,由于不锈钢钉易传导,受热快,在通过微波长时间穿透的情况下,不锈钢钉升温很快,易将高温传递给周围的纸张,由于纸张燃点低,易燃烧,在达到一定温度后,容易引燃纸张,造成火灾,给档案造成无法弥补的损失。之前也发生过此类事例,我们应高度重视,引以为戒。


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