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纸质档案数字化处理之我见

来源: 2021年07月20日

使用先进的信息技术和数码设备,能够促进馆藏传统载体档案数字化 、增量档案电子化 ,有利于建成智慧档案馆 ,已成为档案现代化建设的重要内容。由于早期档案的载体是以纸质材料为主的 ,如何保质保量完成纸质档案数字化工作 ,开展纸质档案的数字化利用 ,是当下档案数字化工作的重要 环节 。

1.以保护档案原件,维护档案原貌为前提 。纸质档案数字化是采用扫描仪或者数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工 ,将其转换为存储在磁带 、磁 盘 、光盘等载体上 ,并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过 程 。这需要反复使用档案原件 。 由于档案原件的特殊性以及唯一性 ,我们在纸质档案数字化过程中最重要的环节就是保护好档案原件 ,提前做好扫描案卷的电子目录 ,做到 卷 、件 、页码 一一 对 应 ,明确扫描范围 。档案原件每次进库房都 要做 好 审 核 、清点工作 ,并做好相 记录 ,维 护 档 案 的安全 ,防止丢件 、缺 页 。在扫描过程中 ,需拆除档案原件装订物 ,重新装订 时 ,要求扫描公司指定一人专门负责 ,确保档案原件不受二次损 伤 。认真研读纸质档案数字化含义 ,明确工作要求 ,这是我们开展纸质档案数字化工作的基 础 。档案是人类在社会实践活动中形成 的 。档案的形式和内容都保留着原始标记 ,如签 名 、印章 、批示 等 ,以及档 案 正 常 的衰 老 。 档案 具 有原 始 记 录性 的特 征 ,正 是由于档案的这个属性 ,决定了档案具有真实可靠性 。我们 要明确 意识 到利用数码设备对纸质档案数字化处理 ,只 是卡当案 存储 形 式 上 的改 变 ,方便 利 用 和共 享 ,而不 是为 了美 观 改 变档 案 原 貌 。要 以保 持 档 案原 貌 为 扫描 图片的 标准 ,这 既 承载 了档案 的原 始 记 录性 ,又体 现 了档 案数 字化 的要 求 。深 刻 领 会档 案 的 本质 属 性 ,把 握 纸 质档案数字化 的原则 ,这是我们做好档案数字化工作的基本要求 。

2.以维护档 案真 实 内容 ,发 挥 档案信 息 资源服 务社 会的作 用为原则。由于档案形 成年代久远 ,而且各个时期对 档 案 的 重视 程 度不 同 ,导致 对 存 档档 案 原 件 质量 的 要求不 同。档案原件质量参差不齐 ,有的因纸张质量 ,前后 内容 互 透 。有 的 因 油墨 深 浅不 同 ,深 色 油 墨 的 内容 覆盖 了浅 色 的 内容 。还有 的则 是对 的 内容 和错 的 内容 共 处一 张纸 ,难 以界 定 。 如果 在 数 字化 图片 处理 过 程 中仍 保持原件原貌 ,则数字化档案利用和共享的价值就会难 以实 现 。 因此 ,当遇 到 存 在 以上 这 些 问题 档 案原 件 时 ,我们 依 据 纸 质 档 案 数 字 化 的 基本 原 则 ,扫 描 还 是 按 原 件扫 。但是 在 进 行数 字 化 图像 后 期 处 理时 ,根据 档 案 原 件所 反 映 的真 实 内 容 ,细 化档 案 数 字化 处 理 细节 ,通 过使用 增 亮 、去 黑 、去 污 等 技 术 , 去除影 响 可读 懂 的 内容 ,实现数字化档案的利用和共享价值。遵循纸质档案数字化 的基 本原 则 ,以不 变 应万 变 ,保 质保 量 地做 好 后 期 处理工作 ,是我们做好档案数字化工作的核心内容。

 3.反 复检查 核 对 ,严把 档 案数 字化 质量 关 。严 把档 案数 字化 成 果质 量 ,是关 系 到 今后 档 案数 字 化 成 果是 否 能有 效利 用 和共 享 的前 提 ,这 是做 好 档 案数 字 化 ]_作 的重要 内容 。要依 据 初 检 时 出现 的一 些 问 题 ,制 定 相应 的质检流程 。以我们 的学籍卡为例 ,第一步 ,扫描公司质检图片质量 。先整体检查图片偏斜度和失真度 。冈学籍卡上有照片 ,可以放大三倍检查照片的清晰度 ,确保 图片质 量 和使 用 。第 二 步 ,扫描 公 司 应逐 张 核对 TIFF格 式 的图片 与 电子 条 目中 的档 号 、姓 名 和 页码 是 否 一 一 对 应 ,确保数字化档案内容不漏扫 。第三步,档案馆对扫描公司提 交 的 内容 ,进行 再 次 质检 核 对 ,确 定 无误 后 返 还 扫描公 司 ,打包 成 PDF格式 。第 四步 ,抽检 。对 PDF格式 档案 进 行 抽 样 检 查 ,核 对 案 卷 原 件 与 数 字 化 后 的档 案 内容 ,确 保 图像 保 持 档案 的真 实性 与 原 始性 ,维 护档 案 的利用 价 值 。 核对 档 号 ,确 保 档号 与 姓 名一 对 一 ,保 证 挂接档 案系 统 后能 正 确地 调 取 利 用 。在 导入 系 统 前应 对 档号中出现的 “一”“.”“,”等小符号进行检查,要保证所有上 传 的档号 中 的符号 一致 。在 检查 exce]表格 时 ,要 注意空格字符 ,删除不必要 的空格字符 。两个字的名字 rf1 间不 能有 空 格 字符 ,以 免影 响 检索 。与 档 号有 关 的 录 入中 ,也不 能 出现 多余 的 空格 字 符 ,必须 前 后一 致 ,才 能保证 顺利 挂接 成功 。 4.做 好 数据备 份 ,维护 档案 数 字化 成果 。阶段 性数 字化工 作完 成后 ,应依据 《浙江 省省直单 位纸质 档案数 字化实施细则》中数据备份的要求,对已经通过验收的档案数字化成果及时做好各种备份 ,将数字化成果存入移动硬盘 ,一式三份 ,确保 安全 。采用 NAS再 次对 数字化 成果脱机备份 ,确保安全 。由于档案的特殊性 ,为保护档案原件,我们对未处理的扫描原图也实行保存备份 ,这既有利于 防止 档 案原 件 被 反 复提 取 利 用 ,又 有 利 于档 案 原 件损坏后 ,开展复原工作 。

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