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面向服务架构的数字档案馆建设方案研究

来源: 2021年05月27日

面向服务架构的数字档案馆建设方案研究

内容摘要数字档案馆建设应立足于国家信息资源战略高度。本文在分析当前数字档案馆建设与发展问题与困惑的基础上,提出面向服务架构的、基于IT集约化运营理念的数字档案馆的建设方案,从运行体制、组织机构、组建方法和运营服务角度探讨数字档案馆的运作模式。

关键词:数字档案馆IT服务集约化面向服务架构

信息技术的飞速发展和信息化应用的普及与深化,使得信息成为当今社会的重要资源,与能源、材料处于同等重要地位,资源的数字化及其网络化利用程度也已经成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。母而,利用现代化技术手段辅助档案馆开发、集成和共享档案资源,为社会提供多元化服务,为各级政府提供辅助决策已经成为国家信息化和信息资源战略的重要内容。我国各级各类档案馆是收集、保管和提供档案利用的重要基地,80%以上的国家信息资源沉淀于全国的各级各类档案馆中,为此,数字档案馆项日纷纷启动,目的就是要接收、存储和管理信息社会不断产生的数字化档案资源,使档案工作者能够充分利用信息技术为国家、机构和社会公众提供档案信息服务。

一、数字档案馆建设与发展的问题与困惑

综观国内外数字档案馆的建设与发展历程,有初见成效的业绩,有艰辛历程的记载,也有对未来持续发展的困惑。深圳市、青岛市、天津开发区等数宁档案馆项目都针对各自的工作重心分别从电子文件归档、馆藏数字化及档案资源的刚络化利用等角度切人数字档案馆的建设主题,这些工作的开展提升r全国范围内数字档案馆的建设热潮,新立项的数字档案馆工程有效仿的,也有苦思冥想要标新立异的,更有困惑不前的,究其根源主要是缺乏顶层设计的建设模式,缺乏建设数字档案馆的行业标准,事实也证明了示范工程并不具有广泛适用性;数字档案馆的持续投入、动态建设和稳固发展问题,以及档案工作者认为尚未彻底解决的电子文件的法律效力、数字化档案的安全保障与永久存储等技术问题,更是令档案工作者望而却步。数字档案馆进一步发展面临众多网惑。

(1)地基不牢。由于方案论证的不充分,标准体系不健全,建设初期很快进入具体的应用系统开发过程中,加之系统分析过程中档案业务工作人员很难提出具体的、深入的、发展的需求,必然会造成系统开发的反复和时间的拖延,造成信息系统的局限性和自动化应用孤岛的现象的普遍存在,数字档案馆的进一步完善、扩展与发展都很困难;

(2)资金难保障。不仅系统建设过程中需要投入资金以购买软硬件基础设施,而且随着需求的增加系统的扩展也需要持续投入,更重要的是信息技术的快速发展,软硬件设备的更新换代也需要不断的投入,如果没有长效的资金保障体系,数字档案馆的发展必然受阻;

(3)技术服务低质量。IT服务人员陷入“救火”的}jf=I境,系统的随需而建、要求的快速见效、功能的不断需求拓展致使研发人员陷入“打补丁”的低效工作状态,档案业务工作者的对网络、计算机和信息系统的低水平操作也使得IT技术维护人员成为“扫盲”专业户,系统的软硬件异构环境的接El联接与数据共享等问题占用了IT工作人员大量精力,很难再有精力去思考数字档案馆持续发展的众多问题。

(4)应用效果不理想。电子档案接收进馆与永久保存的众多技术问题、网络计算机基本技能的掌握和熟练使用的要求始终闲惑着档案馆的工作人员,造成了档案业务工作者对信息化建设与发展的消极心态,严重影响和阻碍信息化的深入发展;信息系统建设的低水平重复,人为异构环境的形成,标准规范不统一,造成信息共享难度大,现代档案业务很难规范。这种人人从零开始的建设模式,不仅基础设施重复建设、应用软件重复开发,而且软硬件选购也会冈当时的经费多少受到限制。从长远角度来看,数字档案馆的运行维护和持续发展是令人担忧。解决这些问题,需要从数字档案馆基础结构的搭建和运作体制等制约其健康发展的主要冈素来思考更有效的解决方案。本文作者提出一种面向服务架构(Service—OrientedArchitecture:SOA)的基于IT集约化管理与开放式服务运行模式的数字档案馆建设方案,以下称之为IT集约化服务型数字档案馆(简称ITIS—DA),其初衷是希望能够从数字档案馆的建设之初就排除制约其发展的众多隐患。

二、ITIS—DA的集成基础结构

j,ITIS—DA的集成基础结构,并与我国当前档案馆开展信息化建设的常规做法作以比较。传统的模式是每个档案馆(甚至档案室)都分别筹集资金建设自己专用的服务器、数据库和应用系统,系统实施后各自设立IT技术服务部开展网络、计算机、应用程序的运行维护,对于上级要求共享的数据再单独提取出来移交到数据中心,数据中心的IT服务部|、J再针对每个档案馆的要求开发接口系统,这是信息化初期应用阶段的工作思路和建设模式,典型特点是将系统建设和软件开发的工作分散于每个档案馆,将全局的档案信息整合和持续发展的难题放在后端。基于开放式服务架构的系统建设与应用模式的主要特点是:

(1)数据源级的整合:将档案数据从归档、移交时就开始采用事前约定的格式规范进行统一封装,建立标准规范,以统一格式接收和保管数字化档案信息;

(2)数据集成化管理:采用集成化的数据组织和存储管理模式,建立基于网络存储和多级、多类数据安全的保障体系,提供开放式服务架构的数据存取与访问机制;

(3)功能组件通用化:将档案工作按照业务模型、工作流程和数据访问模式进行组件化处理,形成各类通用组件并以对象方式进行封装,以方便各类应用系统的灵活架构;

(4)IT资源的共享化:针对档案工作的业务体系,通过对功能组件进行动态“装配”建立适合档案馆各个部门的管理信息系统,各档案馆的核心业务系统和工作流程比较相似,这些业务系统的主要功能模块应能共享使用。不需要各档案馆重复开发各自的软件系统,也不需要各档案馆分别购买服务器、存储设备,能够实现IT资源的一次共建,多家享用;

(5)用户界面的个性化:通过实施,针对各类用户的工作需求,进行系统功能、数据访问权限和个性化界面的部署、设置与定制,最终形成具有用户个性化需求的使用界面;

(6)技术服务的集约化:所有的服务器、存储设备、数据备份、软件改进、运行维护以及软硬件系统升级换代等IT资源的管理和技术支持与服务等工作都以标准的、规范的、专业化的服务方式来开展,通过提高IT服务的综合水平和总体质量来增强数字档案馆建设的社会效益,提供数字档案馆的持续运行与滚动发展的长效机制。

可以看出,ITIS—DA的建设的主要指导思想是,首先应集中多方资源共同研究和实现数字档案馆集成基础结构,在数据和业务两大方面约定统一的格式规范和标准体系,建立一个开放式集成服务的平台系统,然后再针对档案业务工作流程的共同特点开始考虑组件对象的研发与实现,而不是从一开始就陷入最终用户使用的信息系统开发之具体业务中。毋庸置疑,这种开放式数字档案馆建设的体系结构具有很强的灵活性和叮扩展性。

二、ITIS—DA的运作机制

ITIS—DA的建设宗旨是将与信息技术相关的软硬件基础设施的建设与维护、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案馆的运行管理以及IT资源管理等技术性工作从传统档案馆中剥离出来,组建熟悉档案工作流程和档案业务模型的IT团队,开展面向档案行业的信息化管理与IT专业化服务,将档案的实体管理与数字档案的信息管理区分开来,这必然需要从运行体制、组织机构、组建方法和运营服务等角度来思考ITIS—DA的运作模式。

(1) 体制与职能:ITIS—DA模式使得数字档案馆不再依附于任何传统的档案馆,设立专门的执行机构来经营和管理数字档案馆。数字档案馆不仅具有永久保存数字化档案的职能,具有管理IT软硬件资源的职能,具有保障数字档案馆滚动建设与持续发展的职能,而且还将作为一个集成化的IT服务平台为传统档案馆提供开展现代档案管理业务综合服务。

(2) 组织机构:数宁档案馆的机构设置与传统的档案馆有所区别,除厂行政、办公及财务等共有部门外,其他的业务部门的设置方式完全不同。数字档案馆不是按照档案业务的收、管、用来设置部门,而是按照IT服务的工作流程来部署机构,可以考虑成立规划部、软件研发部、系统实施部、运行维护部等。数字档案馆的工作人员需要有信息技术和档案管理双学科的学习、实践和从业背景,能够将IT技术融会贯通到档案管理业务:】:作中,相对于传统档案馆的业务型工作人员而言,数字档案馆的工作人员是技术型档案工作者,同样都需要遵循档案法,肩负着数字档案资源永久保存的历史重任。

(3) 组建方法:数字档案馆的建设需要在国家档案局的统一领导下,采取共建共享的总体原则,制定数字化档案信息的接收、存储、管理、提供利用、IT资源选购、搭建、运行维护以及数据封装、数据组织、数据存储、数据访问相关的行业技术标准和管理规范,形成支撑数字档案馆集成运行的基础体系结构,确保数字化档案资源的统一格式存储与访问;应用系统的建设可以考虑以省/直辖市为单位进行立项,集中各地区的软硬件资源及人才优势,针‘对现代档案管理的电子文件归档、馆藏数字化、数字档案的综合管理、开放档案的服务利用、档案编研成果展示等条块化业务主线分别开展通用档案信息系统的设计、研发与实现,做到各类应用系统的一次开发,多地区共享使用。

(4)运营维护:为保障数字档案馆的长期可持续发展,可考虑以应用服务提供商(ASP)的方式的来经营和运作数宁档案馆,传统档案馆以较低的费用租赁并共享数宁档案馆的服务器、存储空间和应用软件,通过数字档案馆的网络化综合服务平台完成对档案的收、管、用、数、研、展等业务工作,将需要永久保存的数字化档案资源统一保存于数字档案馆,而纸质档案仍然保存于传统的档案馆中,延续传统档案馆的业务工作体系。

四、结论

ITIS—DA实现方案旨在通过提高IT服务质量和对IT资源的集成化管理水平,来获得信息化建设的低投入、高叫报的社会效益。有效保障软硬件资源共建共享,数字档案信息集成化管理,应用软件动态扩展,运行维护专业服务、数字档案馆持续发展等都是ITIS—DA的突出特色,它强凋数字档案馆以服务的角色独立于任何一个传统的档案馆而单独存在,汇集精通档案业务并熟练掌握信息技术的复合型高素质人才,开展高起点、高水平且能够保持健康良性发展的数字档案馆的建设与实践。由此,数字档案馆在承担永久保管数字化档案的神圣使命的同时,还将通过网络和计算机为现代档案工作者、为传统档案馆提供了开展数字化档案收、管、用、数、研、展等的各种信息化服务功能,这种IT集约化服务型数字档案馆是信息社会的呼唤,是传统档案馆在信息时代的孪生姐妹,它们双方通过“双轨制”并行协作,共同记载信息社会的发展足迹,共同传承人类社会的文明历史。

作者:薛四新

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