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数字档案馆建设对档案信息服务的影响及对策

来源: 2021年05月26日

摘要:数字档案馆对档案信息管理机构的服务方式带来了一种革命性变革,并对开放网络环境下的档案保密提出了挑战。 因此,在数字档案馆背景下,完善档案信息服务方式必须提升档案信息服务的软硬件设施,强化数字载体档案的收 集管理,提高档案信息管理人员的网络技术应用技能,并注意采取措施做好开放网络环境下的档案信息保密工作。

关键词:数字档案馆 档案信息服务 对策

数字档案馆是一种崭新的档案信息管理与服 务模式,它的出现极大地推动了档案信息管理数字 化、网络化、集成化。数字档案馆的产生和发展,推 动了档案馆的信息管理数字化,实现了从档案机读 目录的管理到档案原文信息的数字化管理;数字档 案馆实现了数据集成与综合管理应用,为现代信息 网络架构的形成,奠定了坚实基础。

数字档案馆对档案信息服务带来了一定的影 响。如何克服消极的影响,保障数字档案馆服务的 质量,笔者就这一问题进行了探讨。

1、数字档案馆对档案管理及信息服 务方式的影响

数字档案馆的独特形式对档案管理及信息服务方式将产生较为深远的影响。

1.1 使档案管理者的观念发生了根本的变革

传统意义上的档案馆,主要是作为重要的信息 资源保存的场所,或者可以说是档案查询的机构。 在进入信息时代以后,数字档案馆的产生明显改变 了人们的观念。其作用有了新的定义。首先,数字档 案馆使档案信息成为知识经济的基础信息资源组 成部分。数字档案馆因为其计算机网络运行环境这 一知识经济的重要代表条件,被称为知识经济的基 础信息资源组成。其次,逐渐被作为传播中国文化 的途径。通过发挥其信息优势,以多种语言文字积 极传播中国产生的信息,宣扬中国文化,努力打破 西文信息一统天下的局面。再次,以其支持决策、管 理、政务公开等丰富的功用,为提高国家的战略地 位服务。以其信息的完整、可靠和快速的综合分析能力等功能优势,逐渐成为领导机构决策、管理、政 务信息公开的工具之一。第四,被作为科学研究、知 识普及等提供智能化服务的重要工具。以其信息及 时、准确、系统性优势,逐渐被作为科研、知识普及 的工具。总体上来说,数字档案馆,提高了档案管理 及信息服务方式的地位和被重视程度。

1.2对档案馆基础设施建设及档案管理体系建设 提出了新的要求 数字档案馆以其网络运行环境、强化的信息元 数据集合,决定了数字档案馆的建设必须以强大的 经济支持,完备的硬件设施作为保障。数字档案馆 除了要求原有的档案馆要实现硬件全新升级,原有 的档案体系同样受到挑战。接收、管理和利用档案 的核心业务仅仅是数字档案馆的最基本的要求,数 字档案馆的更重要的基础是档案系统信息体系,主 要是档案数据库和数据库管理体系的建设,成为档 案数字化建设中一个核心内容。档案馆要根据自身 业务工作的需求开发各种应用系统,并在不同的网 络构架中运行。档案管理应用系统的开发,要对传 统档案工作管理流程改进,应用系统来实现对于程 序化工作的操控。这些对于从档案馆建立数字档案 馆来说,是一个严峻的挑战。

1.3对于档案信息管理的服务方式与信息资源的 保护提出了新要求

1.3.1对数字档案主要功能的新要求。数字档案的 主要功能是服务功能,即服务领导决策、服务社会 信息查询等。数字档案馆对于传统的档案馆服务方 式提出了新的要求,主要是:一是主体发生了变化, 传统的档案馆以管理者为中心,而数字档案馆要求 以利用者为中心。二是服务的内容和形式要求多样 化。数字档案馆因其置身于网络环境中,处于一种 相对开放的空间,其提供服务的信息内容及形式也 相应的要求更多丰富和多样化,同时数字档案馆的 信息及载体类型更加多样化。三是数字档案馆的馆 藏模式发生变化,从以传统的收藏和手工进行信息 服务为主转变为以用户为中心,提供智能化的信息 检索和现代化的服务手段进行信息服务。

1.3.2对信息资源的保护与开发提出的新要求。档案 数据库的建设只是某一类型档案文献信息库的编 辑和整理,而数字档案馆数据库建设则是各数据库 的互相联网,实现资源共享。而当前的档案信息管 理现状是,无论从人们的思想观念来看,还是档案 数据库建设管理的实际现状来看,都远远滞后,它 是对档案信息服务方式发展变革的重要影响因素。

对于数字档案馆,很重要的一项工作就是信息 资源的开发。档案信息资源的有偿开发和利用是数 字档案馆不断发展的重要基础。这项工作具体就是 要从信息的采集、加工到提供服务的全过程都充分 利用计算机、现代通讯网络为代表的现代信息技术 手段。从我国目前现状看,各级档案场馆的整体现 代化网络化技术设备水平不高,即使拥有计算机 的,也多用于内部业务工作的管理,很少专门用于 数字档案信息服务。更较少用于档案信息的产业开 发。数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问 题,为此必须开发应用一系列新技术,如身份认定、 智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟 踪、信息加密等。此外,还有数字档案馆的安全问 题,也是对于当代档案管理提出的问题。

1.3.3对人才队伍的新要求。数字档案馆要求,建设 一支电子技术与档案业务精通的人才队伍。而我国 现有的档案馆管理人员普遍存在的问题就是档案 管理人员素质和计算机水平不高。

2利用数字档案馆完善档案信息服 务方式的对策

2.1 改变传统观念,适应数字档案馆的新需要 要解决我们利用数字档案馆过程中的问题,首 先必须改变传统观念。数字档案馆是档案管理工作 发展的未来趋势,必须顺应这种趋势。在观念中应 该树立这样的思想:一是数字档案馆建设是电子政 务发展的必然要求。电子政务已经逐渐成为行政办 公的一个对内对外的平台,而作为电子政务的一部 分,档案管理工作也应该由馆藏档案向信息资源网 络平台转换,建立为各级领导和公众提供服务的数 字信息查询中心。‘二是数字档案馆建设是国家档案 事业发展“十一五”规划的基本要求。我国对于数字 档案馆的建设提出明确的规划和目标,为推动档案 事业可持续发展创造了有利条件。三是数字档案馆 建设将成为政务信息资源共享的重要工具。建立数 字档案馆,借助电子政务平台,可实现对电子政务 系统中已有的文件资料信息资源进行整合,统一管 理,统一提供利用,可实现党政机关各种电子文件 资料信息资源共享。四是节约行政成本的一个重要 保证。无纸化背景下的档案信息查询,将为节约成 本提供一个广阔的空间。

2.2不断完善数字档案馆的信息资源应用管理系统 数字档案馆的运行和服务必须有一整套完善的信息资源应用管理系统作为其支撑架构。完善信 息资源应用管理系统,应该从标准体系、硬件辅设、 软件、管理系统等方面着手。

2.2.1相关标准体系建设。要结合不同的数字档案 馆的实际,制定相应的标准体系。在充分调研的基 础上,结合国家以及本地相关的数字档案馆标准体 系建设规范文件,制定标准化建设总纲,搭建基本 框架,同时制定《各类档案数据结构标准》、《脱机电 子文件移交要求》、《电子文件归档技术规范》、(OA 系统归档接口标准》等标准。

2.2.2硬件配备。结合各档案馆现有的计算机应用 设备,规划相关硬件设施,配备必要的主机服务器、 核心交换机、网络存储系统、备份系统、安全系统及 相关系统软件,确保应用系统稳定、安全、高效的运 行。按照国家有关标准要求,完成机房功能改造,做 到合理规划和部署。

2.2.3软件及应用系统。要不断加强对于数字档案 馆的专门软件开发,既体现其综合管理及服务功 能,又充分体现其个性化服务特点。数字档案馆建 设必要的应用系统主要包括:一是档案信息的采集 系统,包括对电子档案的采集、对现行文件的采集、 对社会上散存的数字档案进行征集、对馆室藏非数 字化档案信息的采集等。该系统的建设中,要不断 加强资源数据库建设,完成档案目录录人、档案扫 描加工、音像带模数转换和DVD光盘处理的工作, 不断丰富和完善档案信息资源。二是档案资源管理 系统,包括自动索引、建档、特性抽取、统计、鉴定、 查询等功能,实现对电子文档、电子图片、音视频、 XML/HTML等信息的综合管理,实现档案馆日常事 务的全方位规范化、自动化管理。三是档案资源利 用系统,即通过身份认证等技术手段,提供馆室现 场查询、网上查询,实现全文查找目的。以信息服务 和数据共享为目标,依托公务网、政务网平台,建立 面向本地政府部门的档案应用,开发建设“虚拟档案 室”、“馆室交互平台”、“电子文件中心”、“数据接收 管理平台”等系统,逐步规范本地的数字档案的应用 和管理模式。特别针对社会公众,加速档案部门“网 站信息门户”进行升级改造,实现内外网信息交互、网 上信息采集、网上办事功能,更好为社会公众服务。

2.2.4安全体系建设。为了保证数字档案信息的安 全,必须建立一整套安全体系。首先要配置必要的 安全设施。通过对机房的密封、屏蔽来保证信息不 被窃听和泄漏,确保数字档案信息设备的物理隔离。通过加装监控设备、UPS电源等来避免设备物 理破坏,防止数据丢失。通过防火墙等手段来保证 系统和数据不被非法侵人和窃取。通过配置磁带 库,对数据进行备份,防止数据损坏。其次,加强对 系统的监控。通过配置防火墙、入侵检测系统、安全 审计系统、防病毒软件来防止被黑客或者病毒入 侵,包括采用数据加密、口令验证、身份认证、访问 控制、安全日志、系统监控等技术措施。第三,加强 安全管理。建立完善的安全管理制度,采取保证网 络、运行、业务、用户有效管理的配套措施。

2.3切实提高档案管理人员的素质水平

加强档案管理人员业务培训,全面提升其素质 水平。档案管理人员不仅要懂专业知识,还要努力 学习掌握计算机技术和网络技术等。档案管理人员 要适应新形势,探索档案工作的新理论、新技术、新 方式和新手段,不断地提高档案管理水平,尽快地 使档案管理从经验管理提升到高科技管理,实现档 案信息服务方式的根本变革。

3结论

从国内总体情况看,虽然“数字档案馆”的探索 与研究已经开始,但更注重的是突出硬件建设、数 字化加工,对于应用系统建设总体上仍然缺少规划 和系统性,应用水平不高,体系还不完善,这些制约 着数字档案馆的发展,进一步地影响了数字档案馆 的信息服务。为此,对于数字档案馆的信息服务问 题,不仅需要在实践中加强探索,而且需要加强理论 研究,建立一定的理论体系,从而推动实践的发展。

作者:冯晓莉

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