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宝鸡文书档案整理服务

时间:2024-06-18 作者:中博奥 来源:中博奥 点击量:

  在进行文书档案整理时,遵循标准规范至关重要,不仅能确保信息的准确性和完整性,还能提升文档的可读性和检索效率。下面中博奥小编将为您介绍文书档案整理的一些内容和标准规范:

宝鸡文书档案整理服务

  宝鸡文书档案整理服务

  1、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)

  《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布,国家档案局对其进行了修改完善后,2015年10月25日再次发布,新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000,相比于原有标准主要有以下变化:

  (1)标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改;

  (2)将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料;

  (3)调整归档文件分类方法;

  (4)增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;

  (5)增加归档文件档号结构和编制要求;

  (6)将室编件号、馆编件号统一为件号;

  (7)在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

  《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案工作。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

  2、《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)

  《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布,2008年11月13日修改完善后再次发布,新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988,相比于原有标准主要有以下变化:

  (1)标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000进行了修改;

  (2)增加了前言;

  (3)修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸;

  (4)增加“归档号”为硬卷脊项目;

  (5)调整档号章项目,并增加档号章的填写要求。

  《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求,并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档文书档案的规范要求,目前仍在按“卷”整理归档文书档案的各类档案馆(室)和文书处理部门应按此标准开展档案工作。

  3、《档案著录规则》(DA/T18-1999)

  《档案著录规则》是档案整理的最重要的标准之一,它是建立统一的档案检索体系的基础。无论是文书档案,还是科技档案,还是其他形式的档案,在编制档案目录时都应遵循《档案著录规则》。《档案著录规则》于1985年5月10日以国家标准的形式发布,标准号为GB/T 3792.5-1985。标准修改后,改为行业标准,以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985,1999年5月31号批准,1999年12月1日实施。相比于原标准主要有以下变化:

  (1)本标准为行业标准。

  (2)明确本标准适用于单份或一组文件,一卷或一组案卷为单元的著录。

  (3)删除了丛编项、标准编号及有关记载项;将文本项改为稿本与文种项;将档案馆(室)代号项改为档案馆代号项;将载体类型标识项与载体形态项合并,改称载体形态项;将附注项与提要项合并,改称附注与提要项;将载体类型项和附件项在条目中的排序做了调整;将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项;变主题词项为主题词或关键词项;增加文种项、电子文档号项。

  (4)调整了标识符“:”和“;”的使用范围,增加了标识符号“,”和“•••”,将起止连接符“~”并入“-”号。

  (5)将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式,并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。

  (6)对各项目著录细则也做了一些修改和补充,列举了引用标准的名称,增加了例子,并将完整的实例集中置于正文后作为提示的附录。

  《档案著录规则》主要从著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等方面规范档案著录格式。档案著录时应以此标准为主要参考编制档案目录,为建立统一档案检索体系创造良好的条件。

  文书档案的标准规范不仅仅是组织文书的方式,更是组织高效管理、便捷检索及保护机构信息的基础。通过严格遵守文件分类、编号、存档等规范步骤,可以确保文书档案的长期保存和利用价值,提升工作效率和信息安全性。

  档案整理方法

  档案整理,就是按照文件材料的形成规律,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》(以下简称《规定》)提出了档案整理的基本原则,即“遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。按照上述原则,档案整理的基本流程包括:确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具,也就是组件(卷)、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

  01组件(卷)

  档案整理的第一步,就是要确定档案的基本整理单位,即组件或组卷,以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

  在件的构成中,对于照片、录音、录像、实物档案,一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些,收文一般包括文件处理单、文件正本,发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等,各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前、收文在后,正本在前、发文稿纸和定稿在后。

  组卷(以科技档案为例)时,科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台(套)等分别组卷,管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后,案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

  02分类

  分类指的是档案归类,即将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别,揭示档案内在联系,使档案形成一套有机体系。

  文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复式分类,如:年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构(问题)分类的立档单位,一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)三级分类;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可采用两级分类,如:年度—保管期限分类法。

  照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似,但一般按照问题进行分类较为适宜,即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类,实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的,也可以不分问题,采用两级分类。常见的分类方法包括:年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分类方案最低一级类目内,根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内,按时间结合事由排列,同一事由的文件按照形成先后顺序排列;以卷为单位整理的科技档案,科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列,设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列;照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

  04编号

  宗号—档案门类代码·年度—机构(问题)—保管期限—件号。比如,Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件,按照规则确定的档号为:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案,去掉机构(问题)分类要求,按照本规则确定的档号为:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷为单位整理的档案,其档号结构为:全宗号—目录号(类别号、项目号)—案卷号—件、页(张)号,比如,Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件,按照本规则确定的档号为:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05编目

  编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录,以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果,依据档号顺序,逐卷,逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下,档案目录不仅仅体现为纸质目录,同时也体现为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。需要注意的是,使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。

  虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同,但在具体要求上存在一定差异,尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题,《规定》提出了“卷件融合”新思路,从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来,实现档案资源的融合管理。

  综上所述,档案整理是一项需要系统性和条理性的工作。通过采用合适的分类、归档和存储方法,我们可以大大提升工作效率,减少信息丢失的风险,同时确保资料的安全和可靠性。

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