工程建设项目档案管理（工程建设档案管理办法）

　　建筑工程质量关乎人们生命财产安全，因此如何加强建筑工程中的施工管理以及保障建筑工程的质量是当前建筑企业面临的重要问题，而建设工程管理档案记录了整个建筑工程的施工过程，因此提高工程建设项目档案管理效率十分必要。为了更好地规范管理建筑档案，就必须保证建筑工程档案记录与建筑工程施工同时进行。

　　工程建设项目档案管理

　　一、建设工程档案概述

　　在建筑工程建设期间需要归档的档案文件主要包括以下四个内容：

　　（一）准备阶段的相关文件

　　建筑工程在建设前期要对建筑机构进行构想和设计，并做好建筑工程的市场调研工作，还要对建筑工程可行性进行研究。评估建筑工程的选址、造价以及材料是否合理，建筑工程前期准备的档案资料由很多文件组成，主要有立项文件、用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件以及建筑工程的基本信息。

　　（二）建筑工程监理文件

　　在建筑工程施工期间，监理人员要对建筑工程的施工质量、施工材料、施工进度以及施工技术进行评估、记录。其主要包括监理管理文件、建筑工程项目施工进度控制文件、施工质量控制文件、工期进度管理文件以及监理验收文件。

　　（三）建筑工程施工文件

　　建筑工程的施工资料对建筑工程的施工技术具有一定的指导作用，也是建筑工程施工管理成效的体现。其主要包括建筑工程施工管理文件、施工技术文件、施工进度管理文件、造价管理文件、施工材料使用记录、施工试验检测文件以及施工质量验收文件。

　　（四）建筑工程竣工验收文件建筑工程的验收文件是对建筑工程各项验收结果的记录，可以有效发现建筑工程中存在的施工问题，并督促施工单位根据相应的施工标准进行改进。这一类档案主要由建筑项目的竣工图、验收和备案文件以及声像文件组成。

　　二、建设工程档案管理的重要性

　　建筑工程档案是建设工程项目中不可或缺的部分，是建筑工程质量的有效体现。建设工程档案管理对建筑工程质量控制具有重要意义，是提高建设工程质量的有效手段。

　　三、现阶段建设工程档案管理过程中存在的问题

　　（一）对建设工程档案管理工作不重视

　　一些建筑企业将工作重点放在工程的进度和质量上，忽视了建设工程档案管理的重要性，一味追求工程进度和经济效益，档案管理工作形同虚设，在工程档案管理人员的选配上缺乏统筹意识。

　　（二）建设工程档案管理方式落后，缺乏健全的档案管理制度

　　随着信息技术的不断发展，很多建筑单位已经配备了先进的档案管理软件，但仍有一些单位还在采用传统的建设工程档案管理模式，这不仅造成人力、物力资源的浪费，还造成了档案管理效率低下的现状。有的建筑单位虽然配备了先进的档案管理软件，但是由于培训不到位以及管理人员素质较低的缘故，使得档案管理软件运用率较低，不能真正发挥档案管理软件的作用。

　　（三）建设工程档案管理人员素质较低

　　由于很多档案管理人员上岗前没有进行专项的档案管理工作培训，档案管理实践经验不足，导致一些建设工程档案不能满足归档要求，比如工程资料复印件经过多次修改涂抹后再进行复印，导致建设工程资料字迹不清晰，不符合档案归档要求，如果被存档将会严重影响后期的施工工作。由于档案管理人员专业素养较低，造成建设工程档案管理效率低下，不利于建设工程施工的顺利开展。

　　（四）建设工程档案缺乏真实性

　　建设工程是一个比较复杂的过程，其档案管理具有工作量大以及资料来源复杂、多样的特性，对其进行正确的管理存在一定难度。由于建设单位档案归档时管理体系不完善，再加上档案管理人员责任心不强，导致建设工程档案管理比较混乱，容易出现纰漏。

　　一些建筑单位没有重视档案管理，没有专业的档案管理人员，不能明确划分档案管理职责，仍然使用传统的档案管理模式，不能实现建设工程档案管理的规范化和信息化，不能有效保障建设工程档案的真实性。

　　四、强化建设工程档案管理的措施

　　（一）熟练掌握有关建设工程档案管理的相关法律法规针对档案管理，我国出台了很多档案管理条例，比如《中华人民共和国档案法》等，这些法规条例为建设工程档案管理指明了方向。所以建设工程档案管理人员要熟练掌握与建设工程档案管理相关的法律法规，这样才能更利于档案管理工作的推进，促使建设施工全程记录与档案整理工作同步进行。

　　（二）不断加强规范建设工程档案管理工作的基本要求

　　首先，要加强建设工程档案系统化管理。在档案组织管理方面要统一领导，不断实现档案管理的网络化发展，根据实际的档案管理人员现状对建设工程档案管理工作进行职责划分，实行责任制，最大限度保障建设工程档案的真实性和可行性。

　　可以在现有的档案管理小组基础上设置相应的督查检查小组，以进一步提高建设工程档案管理效率。其次，为了保障建设工程档案信息的准确性，可以建立一定的监督机制。建设工程在施工过程中需要工程师对整个施工流程进行监督，确保建设工程按计划进行。在建设工程监督工作中，一般通过平行检验的方式来进一步保障档案管理资料的真实性。

　　最后，施工单位要不断加强管理体系建设。为了保证建设工程档案的完整性和准确性，施工单位还要不断加强管理体系建设。一个完整的建设工程管理体系要设置一个工作室和五个执行部门。

　　一个工作室指的就是档案工作室，五个部门主要是建设工程项目规划部门、物资部门、财务部门、技术质量部门以及监督部门。建设工程在施工过程中需要档案工作室与五部门的相互配合，对建设工程中所有的资料进行实时监控，以保障档案记录工作准确呈现建设工程的建设全过程。

　　（三）做好建设工程档案管理的组织调控

　　每个建设单位都会围绕建筑工程项目建立自己的档案管理部门，其主要目的是有效管理建设工程的各种资料，结合建筑工程的实际情况对建筑工程的施工给出专业指导意见，有效调节各部门的工作。

　　建设工程档案管理人员要经常参与工程建设的相关会议，这样可以更全面了解建设工程的实际状况，有效收集档案资料，对建设工程档案的状态和内容进行全面监管。建设工程档案管理人员还要加强现代信息技术的学习，不断提高建设工程档案管理人员的工作效率。

　　（四）控制好建设工程的预结算

　　建设工程单位在签订合同后，要对建设工程的前期工程资料进行整理，之后交给档案管理工作室。在建设工程结算尾款时，要与档案部门核对相关资料，只有获取了档案管理部门的批准签字后，才能进行最终结算。

　　（五）落实好档案管理职责

　　建设单位在工程建设中会设置档案管理部门、施工质量监督部门以及考核部门。档案管理部门需要定时对这些部门的工程资料进行汇总归纳，以进一步保障档案资料的完整性。为了更好地发挥档案管理的作用，还要根据建设工程的实际情况在档案管理部门设置奖惩制度，有效激发档案管理人员的积极性。

　　（六）提升建设工程档案管理人员的培训和指导力度

　　建设工程档案管理主体在人，所以建筑工程单位要高度重视档案管理工作人员的培训，通过对档案管理人员进行培训，进一步推动建设工程档案管理工作的顺利开展。除此之外，建设单位还要定期邀请档案管理专家进行档案管理知识讲座，宣传最新的档案管理理念。

　　建设工程档案管理人员也要与时俱进，积极接受新的档案管理理念，并对建设工程档案进行创新管理，不断强化自身的管理技能。建设工程档案管理人员还要确保新的档案管理理念与建设工程项目实践相结合，从而实现建设工程档案创新管理。

　　工程建设档案管理办法

　　一、工程档案材料的收集、整理范围

　　（一）工程准备阶段档案材料

　　1、立项档案材料：项目建议书；项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件；可行性研究报告审批意见；关于立项有关的会议纪要，领导讲话；专家建议档案；调查资料及项目评估研究材料。

　　2、建设用地征地、拆迁档案材料：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及用地计划批准书；拆迁安置意见、协议、方案等；建设用地规划许可证及其附件；划拨建设用地档案；国有土地使用证。

　　3、勘察、测绘、设计档案材料：工程地质勘察报告；水文地质勘察报告、自然条件、地震调查；建设用地钉桩通知单；地形测量和拨地测量成果报告；申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定方案通知书及审查意见；有关行政主管部门批准档案或取得的有关协议；施工图及其说明；设计计算书；政府有关部门对施工图设计档案审批意见。

　　4、招投标档案材料：勘察设计招投标档案；勘察设计承包合同；施工招投标档案；施工承包合同；工程监理招投标档案；监理委托合同；编标合同、标底；

　　5、开工审批档案材料：建设项目列入年度计划的申报档案；建设项目列入年度计划的批复档案或年度计划项目表；规划审批申报表及报送的档案和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工审查表；建设工程施工许可证、审计证明等；工程质量监督手续。

　　6、建设、施工、监理机构及负责人档案材料：工程项目管理机构及负责人名单；工程项目监理机构及负责人名单；工程项目施工管理机构及负责人名单。

　　（二）监理档案材料：

　　1、监理规划

　　2、监理月报中的有关质量问题

　　3、监理会议纪要中的有关质量问题

　　4、进度控制

　　5、质量控制

　　6、造价控制

　　7、分包资质

　　8、监理通知

　　9、合同与其他事项管理

　　10、监理工作总结

　　（三）施工档案材料：

　　土木工程

　　1、土木工程

　　①施工技术准备档案

　　②施工现场准备

　　③地基处理记录

　　④工程图纸变更记录

　　⑤施工材料质量证明及复试试验报告

　　⑥施工试验记录

　　⑦隐蔽工程检查记录

　　⑧施工记录

　　2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

　　①一般施工记录

　　②图纸变更记录

　　③设备、产品质量检查、安装记录

　　④预检记录

　　⑤隐蔽工程检查记录

　　⑥施工试验记录

　　⑦质量事故处理记录

　　⑧工程质量检验记录

　　（四）竣工验收档案材料：

　　1、工程竣工总结

　　①工程概况表

　　②工程竣工总结

　　2、竣工验收记录

　　（1）建筑安装工程

　　①单位（子单位）工程质量验收记录

　　②竣工验收证明书

　　③竣工验收报告

　　④竣工验收备案表（包括各专项验收认可档案）

　　⑤工程质量保修书

　　（2）市政基础设施工程

　　①单位工程质量评定表及报验单

　　②竣工验收证明书

　　③竣工验收报告

　　④竣工验收备案表（包括各专项验收认可档案）

　　⑤工程质量保修书

　　（五）竣工图：

　　1、综合竣工图

　　①综合图

　　②室外专业图

　　2、专业竣工图

　　①建筑竣工图

　　②结构竣工图

　　③装修（装饰）工程竣工图

　　④电气工程（智能化工程）竣工图

　　⑤给排水工程（消防工程）竣工图

　　⑥采暖通风空调工程竣工图

　　⑦燃气工程竣工图

　　（六）工程竣工结算档案材料：

　　施工单位决算书、监理单位初审书、跟踪审计初审书、审计部门审定书以及工程竣工结算的全部资料。

　　（七）甲供材档案材料：

　　甲供材招标、议标、投标档案、合同档案、招标评标记录档案。

　　（八）在建工程月报表统计档案材料

　　在建工程月报表统计工作由项目负责人在每月28日之前将各工程月报表报至档案员，报表内容包括工程形象进度、当月完成产值，并附工作量计算书。

　　（九）在工程建设中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的档案材料（电子档案）。

　　二、归档档案的质量要求

　　1、归档的档案应最少有一份原件；

　　2、档案的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程；

　　3、工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；

　　4、工程档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；

　　5、工程档案应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；

　　6、工程档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅。

　　7、工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；

　　8、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，竣工图章尺寸为：50㎜×80㎜。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处；

　　9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；

　　10、不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面；

　　11、归档档案的案卷不宜过厚，一般不超过40㎜，案卷内不应有重复档案；

　　12、卷内档案均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从"1"开始，单面书写的档案页号编在右下角，双面书写的档案，正面在右下角，背面在左下角；

　　13、案卷的装订：文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。

　　三、工程档案的验收与移交

　　（一）列入城建档案馆接收范围的工程，在组织工程竣工验收前，项目负责人会同档案员应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得城建档案馆管理机构出具的认可文件不得组织工程竣工验收。

　　（二）工程档案的移交

　　1、工程准备阶段文件中立项文件材料、勘察测绘、设计文件材料、招投标文件材料和各种合同、标底、答疑会记录技术交底、领取的各种证照文件等前期文件资料由责任人分别负责收集，移交项目负责人。施工阶段文件资料由各项目负责人负责组织收集。前期文件资料在工程开工后一个月内将形成的文件档案一式四份移交至档案员。

　　2、监理文件、施工文件、竣工验收文件材料、竣工图所形成的文本档案要求一式两份，竣工图要求一式四份，在工程竣工验收后一个月内，由工程项目负责人负责牵头将监理单位、施工单位的档案移交至档案员。

　　3、工程竣工结算文件材料由项目负责人会同施工单位在办理结算的同时将形成的档案移交至档案员。

　　4、甲供材文件材料由项目负责人负责在工程竣工后一个月内将形成的档案一式两份移交至档案员。

　　5、以上归档文件符合质量要求以及《建设工程文件归档整理规范》要求时，由移交人提交移交清单一式两份，由移交人和接收人双方签字，办理移交手续。

　　6、档案员在工程竣工的2-5个月内将档案移交至城建档案馆一份，重点工程科保存一份，另保存一份文字档案目录和电子档案目录，目录内容要详细、便于查找。

　　7、各项目负责人是本项目档案搜集、整理、归档的责任人，必须在规定时间内将所收集范围内的资料（图）文件收集齐全，并整理合格后交档案员，档案员必须在规定时间内将各工程项目负责人提供的资料（图）文件立卷归档和移交。由于不负责任造成档案资料遗失的，将视情节轻重，给予相关责任人相应处理。

　　8、监理、施工、设计等单位在规定时间内不能提供完整档案的除扣发工程款外，视情节轻重给予一定的经济处罚，项目负责人在核付工程款时办理，直至档案交齐。

　　9、档案员是基建档案搜集、整理、分类归档的责任人，对档案的系统完整、归档及时、整洁规范、安全保密负责。要检查指导各项目负责人搜集、整理、上交档案的情况，及时催交应归档的档案资料，对归档不及时、档案有缺损的要及时向领导报告，及时处理。

　　10、档案员应做好档案的借阅和利用工作，提供优质服务，做到随时调阅档案随时找到，快捷迅速。