档案整理规范化

　　档案管理制度

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

　　三、档案复制制度

　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

　　四、档案查借阅制度

　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。

　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。

　　五、档案库房管理制度

　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。

　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。

　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

　　六、档案立卷归档制度

　　1、归档范围

　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

　　2、归档时间

　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。

　　3、归档要求

　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

　　4、归档手续

　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

　　七、“三纳入”、“四参加”制度

　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。

　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。

　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

　　档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

　　八、档案史料编研制度

　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

　　九、文书材料归档制度

　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。

　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

　　6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。

　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；
　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；
　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。

　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、档案移交制度

　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。

　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

　　十一、会计档案管理制度

　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

　　十二、声像档案管理制度

　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。

　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

　　6、严格做好声像档案的保密工作。

　　十三、实物档案管理制度

　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

　　十四、档案保密制度

　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

　　十五、档案鉴定销毁制度

　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

　　十六、档案利用制度

　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

　　10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

　　11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

　　十七、档案统计制度

　　1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

　　2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

　　3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

　　4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

　　6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

　　7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

如何规范档案日常管理？

　　档案管理制度

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

　　三、档案复制制度

　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

　　四、档案查借阅制度

　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。

　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。

　　五、档案库房管理制度

　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。

　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。

　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

　　六、档案立卷归档制度

　　1、归档范围

　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

　　2、归档时间

　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。

　　3、归档要求

　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

　　4、归档手续

　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

　　七、“三纳入”、“四参加”制度

　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。

　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。

　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

　　档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

　　八、档案史料编研制度

　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

　　九、文书材料归档制度

　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。

　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

　　6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。

　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；
　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；
　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。

　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、档案移交制度

　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。

　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

　　十一、会计档案管理制度

　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

　　十二、声像档案管理制度

　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。

　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

　　6、严格做好声像档案的保密工作。

　　十三、实物档案管理制度

　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

　　十四、档案保密制度

　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

　　十五、档案鉴定销毁制度

　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

　　十六、档案利用制度

　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

　　10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

　　11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

　　十七、档案统计制度

　　1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

　　2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

　　3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

　　4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

　　6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

　　7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

如何加强新形势下档案管理工作的规范化

一、做好档案管理工作的重要性

　　档案管理也称档案工作，是文件在实际使用价值消失后的仅有凭证和参考价值，是资料的终端。档案管理系统在整个社会科学能力的构成中占有较大地位，是社会信息系统的奠基。而档案管理工作的涉及范围较广，不仅存在于局部单位的工作生产，还存在于整个社会。档案管理工作是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步和发展的需要，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。档案管理工作的规范化，既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，也可以为决策者在制定工作规划时提供详实的资料，帮助决策者做出科学合理的适合单位长期使用的发展规划。同时，档案也是决策者了解单位现阶段发展状况，总结以往的经验教训，了解各人员的综合素质，改进发展规划，调整工作结构的重要依据。

　　目前，规范档案管理工作，可以起到促进市场经济发展，提升单位形象以及增强企业市场竞争力的作用。因此，在我国经济市场的经营形式面临着严峻挑战的条件下，如何有效地发挥档案管理工作的作用，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要。

　　二、档案管理工作存在的不足

　　(一)整体意识不足

　　由于在工作岗位中一些工作人员心里没有大局意识，对档案管理工作的认识过于片面性，缺乏整体意识，无法把档案管理与各项建设相互结合，导致业务及自身发展拘泥于单一的形式中。

　　(二)创新意识需增强

　　档案管理工作中的重要环节就是创新意识。深化档案管理改革对于思想发展的局部性、管理体制过于单一以及工作方式过于传统老旧，致使现期的发展模式严重缺乏创新性。

　　(三)全面性较低

　　对于新形势下的档案管理工作，从本质上缺乏全面认识，致使一些工作档案不到位，一些可再生的资源白白浪费，而那些不健全的档案资料以及不合格的工作结构，无法向社会及时提供准确的服务，影响了档案管理工作职能的正常发挥。

　　三、加强档案管理工作规范化的措施

　　(一)完善档案管理工作的规章制度

　　要想更好地规范档案管理工作，首先应该使档案管理的基础工作稳定可靠，这不但是档案管理工作法制化的要求，也是提升其科学化、合理化、规范化的保证。虽然我国政府针对档案管理工作颁布了一系列的法律，保证了档案管理工作发展的基础不动摇，也为档案管理在收集、整理和管理等过程提供了有力的帮助。但随着社会的不断发展、档案管理工作的进步、管理设施的不断优化以及档案种类的不断增多，档案管理的方法也需要改革创新、与时俱进。要求档案管理的工作人员必须存有忧患意识，工作上有紧迫感，不断学习相关知识以提高自身的职业素养，加强法制教育，帮助管理人员明确相关法律法规，保证其工作行为的合法化。单位领导者应该不断完善制度建设，从单位档案管理工作的实际出发，因地制宜，制定出一套行之有效的管理办法，最大化地发挥档案管理在社会发展中的作用。

　　(二)制定出符合时代发展要求的档案管理方案

　　现阶段属于信息技术高速发展的信息时代，随着计算机技术的普及，网络被广泛地应用于人们的生产生活中，这就为档案管理工作在新时代的继续发展带来了巨大的挑战，如何做好新时期的档案管理工作以及如何推动档案管理工作的创新发展是管理人员现阶段的首要达成目标。这就要求管理人员要结合以往的工作经验，分析并归总出工作的特点，提高管理者的服务质量和知识储备量，加强管理人员的专业技能和管理能力的培训，以现代化的管理方法取代传统的管理方案，以机器归整取代手工操作，提高档案利用率，实现其价值。但是，网络信息也具有一定的不安全性，这就需要管理人员要加强日常的管理、鉴定和保管等相关工作，保证档案的完整性和真实性。

　　(三)采用科学的管理方法，提升档案管理职能

　　档案管理工作是为了国家和社会服务的一项工作，加强档案管理工作，可以推进国家的经济建设和社会发展的进步，并且对于企业来讲，优秀的企业管理者可以通过档案来把握市场经济的基本活动规律和发展方向。档案管理工作的管理内容就是档案，而档案具有被利用的价值，这同时也是档案管理工作存在的价值，作为档案管理工作者，只有做好合理开发，有效利用档案的价值，才能够更好地完成本职工作。因此，档案管理者应该掌握科学的管理方法，学习先进的档案管理技术，以科学的方法和先进的管理手段来完成对于档案的收集、整理、保管、鉴定等一系列工作，平时在工作中，要明确工作条理，掌握工作重点。例如，档案管理中最基本的编目、检索等工作，虽然只是档案管理的前奏，但如果完成的良好，则可以让后续工作进行得更加顺利;对于一些利用价值比较高的档案，应该复制、备份，且原件不得外借，保证档案的安全性。同时，档案管理人员也应该结合本单位实际的工作情况，对于档案管理工作中不完善的地方及时地改进，更正管理错处。

　　随着社会的不断发展，只有创新、高效、规范的档案管理工作才能满足现代社会发展的需求，档案管理为各个企业单位、机关单位提供着重要的理论依据，加速其合理性、先进性的建设。因此，档案管理工作的相关人员应该积极抓住发展机遇，迎接挑战，不断创新，与时俱进，从而实现档案管理工作科学化、规范化的目标，开拓档案管理的新局面，以便更好的促进社会的和谐发展。

如何规范地整理归档文件

企业档案管理法　第一章总则第一条　根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。第二条　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。第三条　企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条　企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。第二章文件材料的形成与归档第五条　企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。　文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。第六条　企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。　各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。第七条　企业文件材料归档的基本要求　　　1、归档的文件材料必须完整。　　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。　　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：　　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。　　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。　　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。　　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。　　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。　　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。　　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。　　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。　　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。　　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。　　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。　　　12、其他方面。第九条　归档时间　　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。　　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。第十条　企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。第十一条　企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十二条　企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。第十三条　企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。第十四条　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。第十五条　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。第十六条　企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。第三章档案管理第十七条　企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩法。第十八条　档案分类　　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。　　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。　　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。　　　4、常用的分类方法有：　　　（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。第十九条　档案编目与编制检索工具1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。第二十条　档案保管　　　1、接收档案必须认真验收，并接交手续。　　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。　　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。　　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：　　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；　　　（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。　　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。　　　6、档案库房的一般要求：　　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；　　　（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。第二十一条　图纸的修改、补充　　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。　　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。　　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。　　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。第二十二条　档案鉴定　　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：　　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：　　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；　　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。　　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。　　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。　　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。　　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。第二十三条　档案统计　　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。　　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条　档案管理现代化　　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。　　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和公自动化等现代管理手段。第二十五条　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。第二十六条　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。第二十七条　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。第四章档案信息开发利用第二十八条　企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。第二十九条　企业档案信息开发利用的几种形式　　　1、在企业内部实行档案开架阅览。　　　2、编制并交流档案目录。　　　3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。第三十条　企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第三十一条　对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励法按国家有关规定执行。第五章　档案管理体制第三十二条　企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。第三十三条　要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。第三十四条　企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。第三十五条　档案管理人员　　　1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。　　　2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。　　　3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。第六章　附则第三十六条　企业党、政、工、团档案管理按照中共中央公厅、国务院公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。第三十七条　企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理法》的有关规定执行。第三十八条　企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。第三十九条　集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。第四十条　本规定由国家档案局负责解释。第四十一条　本规定自发布之日起执行。

档案怎样整理分类规则

档案整理分类规则：

在整理档案分类的时候，我们应根据资料中的相关内容进行相关目录 的编制提高档案管理中的查询及搜索功能.另外在档案管理中分类、转定等工作有着不同的原则管理人员应根据档案管理的准 则进行档案的管理、储存及销毁工作以此提高档案管理工作的规范性。

在管理工作中相关人员应明确档案具有很多种类型不同类型的档案基本资料不同. 虽然其种类与机密程度之间存在着些许的差异但是相对于档案管理人员而言档案管理是 对档案中的数据进行提取与整理。以此为相关人员查询企业发展资料提供一定的便捷性，为提高档案管理人员的专业性确保管理人员可以按照相关的规定对档案进行分类、储存、管理及销毁, 企业应对档案管理人员进行专业的培训使其具有一定的管理技巧进而提高管理质量。

档案管理人员应该在档案管理工作中应应该通过自主学习及参与培训的方式及时的更新自身的管理方法，根据本单位的实际情况来选择整理分类。