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档案整理的目的和意义

来源: 2022年01月13日

对于一家企业或一段历史,会涉及到相关的资料,把分散的资料通过汇总编号形成一系列的完整档案,这一过程可称为档案整理。那么档案整理的目的是什么?其包含的意义又是什么呢?

首先来说目的,档案整理具有三大特性:准确性、完整性、方便性。其一,保存了原始资料,以便核对资料准确性及查证需要;其二,便于建立人事或者项目履历;第三,在于资料保存的完整性和连续性;最后,就是保证资料真实,以利于后续借鉴。

档案整理的目的和意义呢?其意义可归为六点。

一、准确反映企业的成长历程。

档案记录着企业成长的全过程,从何时开业,创业者是谁,何时盈利,到何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。

二、决策制订的参谋和帮手。

企业做决策、出方案,需要查找历史数据,进行同比分析或方案对比。档案整理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

三、防患企业商业秘密外泄。

企业档案涉及商业机密,如果没有统一整理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一整理,而且还有要保密意识。

四、企业宣传的资料库

档案整理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作。档案整理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。

五、企业文化的活标本

企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。做好档案整理的企业,在完善企业文化时,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。

六、员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。人事部门对于已经离职的员工档案应定期移交档案管理部门。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步,企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

通过解析,可以了解到档案整理的目的和意义,对档案整理有了全新的认识,档案整理不仅带来方便,科学规范的档案整理更是可以不断地提升一个企业的管理水平,是为经济发展和社会进步提供发展动力的主要措施。

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