欢迎来到郑州中博奥官网

档案整理工作的要求有哪些

来源: 2022年01月13日

在你的印象中档案整理是不是就是意味着好找、整齐,其实档案整理是以维护历史原貌为宗旨。在档案实践中,零散形成的文件只有经过档案整理的过程,建立起它们之间的历史联系,才能成为真正的档案。而档案整理就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。

档案整理工作的基本要求:遵循档案的形成规律和特点,保持档案之间的有机联系;区分档案的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理工作的要求有哪些

(一)保持档案之间的有机联系。档案之间的有机联系体现了档案的形成规律和特点,要求我们在档案整理过程中尽量保持这种联系,不得人为地任意制裂。《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从档案的形成时间、来源、内容来集中相关的归档材料,尊重了档案在时间、来源、内容方面的联系。

(二)区分不同价值。区分不同价值是指分析档案的保存价值,划定保管期限,原则上对于不同保管期限的档案分别集中,区别对待,体现了档案分级保管的思想。例如:《规则》将保管期限作为档案的分类标准之一,充分体现了区分档案的不同价值,分别集中档案的管理方式。此外《规则》规定,短期保存的档案可以不拆订,允许在最低一级类内直接按档案的形成时间或文号排列。区分不同价值管理档案,意味着对价值大、保管期限长的档案重点整理和保管,而对于价值小、保管期限短的档案可以根据实际情况,采取适当的管理措施。这样既有利于节约文书人员和档案人员的劳动强度和有限的资源,也有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量,为其创造更好的管理和保管条件。

(三)便于保管和利用

档案整理的根本目的,是为了方便其保管和利用。当然,不能孤立地追求保管和利用的方便性,其前提是保持档案之间的有机联系,区分不同的价值。如不少单位完全按档案的形成时间或文号对档案进行排编制大流水号,不强调事由原则,利用计算机进行关键词检索。这样的确很省事,能够暂时满足一定的现实利用需要。但若干年以后,当档案移交进馆后,这种做法的不足之处就会显现:同一事由的档案被分散,关键词检索并不能保证百分百的查全率和查准率。

对于各单位档案室来讲,档案整理工作是其最为基础的一项工作,通过整理可以更有利于档案的保存和利用,有利于档案管理水平的提升。特别是在当前新形势下,档案数量不断增加,在档案整理工作中需要利用新技术和新方法来提高档宰整理的质量,确保档案更好地发挥其应用价值。

我是中博奥客服:小奥
郑州中博奥信息技术有限公司&版权所有 工信部备案号:豫ICP备11015869号-8
To Top