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如何做好档案电子化

来源: 2022年01月14日

随着信息化的发展,档案在我们的工作和生活中司空见惯,各行各业都存在不同的档案文件和资料。纸质版的档案文件不易保存,不易查询,还涉及到损坏、丢失、篡改等诸多风险,所以,做好档案的电子化管理,已经成为当前及未来档案管理工作的必然选择。那么档案的电子化管理需要哪些条件呢?

一、硬件设备

需要配备至少一台运行档案管理系统的计算机服务器,如果档案材料较多,存储量巨大,可能要配备多台服务器。另需配备至少一台高速扫描仪,如果档案材料中包含老旧的纸张(如人事档案中的年份较久的材料),还需要配备一台平板扫描仪,因为老旧的纸张是不能使用高速扫描仪扫描的,只能使用平板扫描仪扫描。还需要配备一台打印机,因为档案管理工作中随时需要打印一些资料,除了档案本身需要打印之外,还需打印档案盒的标签,档案目录材料等等。

二、软件系统

需要配备一套档案管理系统。现在的档案管理系统分为两大类:一类是专门针对人事档案的人事档案管理系统,还有一类是针对文书档案的文书档案管理系统,如果要细分的话,还包含了建筑类档案、国土资源档案、金融业务档案、会计类档案等等,这些不同行业的档案管理系统会有不同行业的特色和风格,但总体功能是一致的:实现档案的电子化存储与管理。

三、人员组织与管理

档案的扫描工作是一项工作量巨大的工程。除一个总的项目负责人外,还要根据工作量的大小配备多名材料整理人员和录入人员。现在很多单位档案管理的专职人员很少,也抽不出其他人员来做这项工作,所以大多选择外包给其他专业团队来做。

四、工作流程

档案电子化的工作流程大致如下:

1、档案材料清点、签字出库。

2、档案拆检,并按规定进行整理。

3、档案批量扫描。

4、档案扫描图像处理。即对扫描的原图进行纠错、纠偏、高清等处理;如发现漏扫的及时进行补扫。

5、基本信息录入及上传图片。即把档案的基本信息如档案编号、名称、录入时间、页数、目录信息等录入系统;然后上传相关的档案扫描图片,形成完整的电子档案。

6、档案装订。完成电子化的档案就可以按顺序放置整齐,然后按规定装订好。

7、档案清点、签字入库。入库的档案必须按照出库单逐一清点,不能出现遗漏。

五、质量要求与验收

电子化的档案材料必须满足以下要求:

1、扫描的图像文件与原件一致并清晰可辩,不存在错、漏、模糊不清的情况;

2、在系统中可随意浏览、查询档案材料;

3、扫描后的档案材料整理装订整齐;原始档案必须完整归档。

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