河北档案信息化建设

梁其华

（河北省环境地质勘查院　石家庄　050021）

摘要　时代的发展对地质档案信息化管理要求愈来愈高，迫切要求建立地质档案信息化系统。本文根据河北省环境地质勘查院地质档案信息系统建设以及建库前如何对地质档案管理模式进行剖析和分类等方面展开了探讨，提出了今后档案信息化发展的方向。

关键词　地质档案　信息化系统

地质科技档案管理是地质工作的重要组成部分，是一项专业性强的技术管理和技术服务工作。它历经了一代又一代广大地质工作者的艰辛劳动，为保障我国国民经济和社会发展提供了基础信息资源。紧把时代脉搏，加强地质资料管理，建立健全地质科技档案工作制度，对地质科技档案进行信息化管理，可以及时、准确地为改善地质环境、防治地质灾害发生和保障社会经济可持续发展提供可靠依据，有着重要的现实意义和深远的历史意义。

1 把握时代脉搏，树立档案信息化管理理念

1.1 地质档案信息化管理是地质工作科学发展的必然趋势

档案管理人员必须冲破学科的樊篱，在学科研究中实现人文和技术、管理与信息化的完美结合，这是社会对开发利用档案资源的价值提出的更高要求。档案管理人员更应紧紧把握时代的脉搏，满怀信心地参与档案管理信息化的建设。

首先，地质档案信息化管理是现代化建设中不可缺少组成部分。目前，我们所有的地质工作成果档案均已形成电子文档。在这种情况下，地质档案信息化管理应是必然发展趋势。其次，每个单位多年来积累了相当数量的地质档案，随着数量的增多，整理、检索、查阅工作量大，给档案和利用带来了不便，影响了档案的管理工作。如果将它们转变成数字信息，不仅可以为利用者提供准确、快捷、高效的服务，而且库房、装具紧张的问题都会得到一定程度的缓解，大大节约人力、物力。

因此，实现档案信息化管理，与当今科技发展相适应，可以大大提高档案的管理水平和利用程度。

1.2 充分认识档案信息化，转换工作思维模式

档案管理信息化就是要求我们运用计算机技术、网络技术，建立管理信息系统，实现档案智能化信息管理。档案管理工作模式的信息化就是利用信息技术快速高效的特点，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理的效率。而工作目的信息化则是要充分体现和适应信息共享的本质属性，把工作目的转变到重在服务利用的方向上来，最大限度地利用信息技术的特性，实现有条件共享。为此必须实现工作模式的转变，既要考虑管理系统的延续，又要充分体现新工作模式的优势和价值。档案管理信息系统的设计就要在这样思维理念的指导下来进行。

2 地质资料的分类

要想建立一个合理的档案信息系统，首先要对现有的档案管理模式进行深度剖析和科学的分类。科学的分类可以使资料管理机构对资料进行科学有序的管理，然后结合各单位实际需要和特点，进行综合研究，从而形成一整套的信息系统管理模式。

2.1 根据专业内容分类

档案按专业分类可分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、水文地质档案、工程地质档案、环境地质档案、物碳地质档案、化学地质档案、遥感地质档案、地质测绘档案、实验测试档案、探矿工程档案、地质科研档案等。

2.2 根据地质资料自然形成的顺序分类

档案按顺序分类可分为实物地质资料、原始地质资料、成果地质资料。

2.3 根据是否涉及国家秘密分类

档案按是否涉及国家秘密可分为涉密地质资料和非涉密地质资料；按投资者的利益又可分为保护性地质资料和非保护性地质资料。二者组合形成涉密的保护性地质资料、涉密的非保护性地质资料、非涉密保护性地质资料和非涉密的非保护性地质资料四类；

2.4 根据地质资料的表现形式分类

档案根据地质资料的表现形式可分为印刷形式地质资料、数字形式地质资料和实物地质资料。

3 我单位地质档案分类与档案信息化系统建设状况

3.1 资料分类情况

图1 河北省地质环境信息系统

对所管理档案种类多、数量大、使用要求分类精细、借阅频繁、查询难等实际情况河北省环境地质勘察院建立了一套“河北省地质环境信息系统”（图1）。根据《地质资料管理条例》要求和实际工作需要把档案分类为：技术档案、年鉴、标准规范、图书、原本档案、地形图和参考资料七大类（图2）；其中技术成果资料又分为：水文地质、工程地质、环境地质、地质灾害、环评、矿山环境、水资源论证和其他8类（图3）。所有资料已全部录入信息系统库中，实现了按全库、类别、档号、报告名称、关键词、作者、编写单位，成文日期、等多方位查询调目，方便了借阅和使用，提高了工作效率，管理工作也因此上了一个新台阶。

图2 河北省地质环境信息系统档案目录

图3 技术档案目录

3.2 主要功能及利用效果

3.2.1 主要功能

该系统后台数据库是针对地质档案特殊性而建立的，存有河北省环境地质勘察院所有地质资料。这是一个完整的资料档案管理系统，具有录入、编辑、检索、借阅、统计、归还等功能。

3.2.2 利用效果

从利用角度上看，信息系统的开发利用解决了查询难问题，使用检索系统后跨类别检索不再是一个难题，只需输入几个关键词，就可找到所要的档案资料目录。从管理者角度上看，检索系统的开发利用为我院档案管理提供了管理平台，初步实现了信息化，同时也解决了人工统计繁杂、不准确的问题。以往每年年报统计是一件头痛的事，各类别数目要一页一页地统计，既繁琐又容易出错。利用信息系统后，只要输入统计所需内容或时间段，就能得到准确的数据。以信息系统化推动档案规范化，使档案管理信息化达到了一个新的高度。

从功能上，因为是根据本单位的实际情况设计、开发的软件，可以随时增加模块，具有修改容易、操作简单等特点，为不断持续改进创造了条件。

4 结论与发展方向

4.1 建立档案全文检索体系

目前只是建立了地质档案目录信息系统库管理，并没有完全实现地质档案全文检索体系。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理。而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接找到所需要的相关档案信息。

4.2 建立完善的咨询服务体系

档案检索工具可以介绍数据库之所有，但是却不能了解利用者之所需。无论科技如何进步，设备如何先进，都无法替代人与人之间的语言交流。利用者都希望所获得的档案信息是最具有针对性，是和利用目的最相关的。所以建立完善的咨询服务体系也是必需，这样可以帮助利用者了解档案的直接信息和保存情况，解决查找档案过程中所遇到的疑难问题，使利用者尽快找到自己所需的全部档案资料。

4.3 发展是建立在基础工作之上

在体会到信息系统库给我们带来的快捷、方便同时，我们也认识到利用计算机检索首先要做好档案基础数据的前期准备工作。如果没有大量的档案基础数据的收集、整理、分类、录入及标引工作，就很难创建一个合理、高效的档案信息化系统，因此做好地质档案基础工作还是既重要又必要的。

“乘风破浪会有时，直挂云帆济沧海。”社会信息化的汹涌巨潮，为新时代的档案管理人员提供了弄潮学海的历史性机遇。只要紧紧把握时代的脉搏，顺应时代发展的需求，立足社会，面向未来，地质档案管理人员定将在社会信息化的宏图上描绘出灿烂的一笔。

参考文献

国土资源部矿产资源储量司.地质行业地质科技档案工作条例.见：地质资料管理工作手册.北京：地质出版社，2003

档案信息化建设的主要内容包括哪些方面

什么是档案信息化建设？

档案信息化建设。
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
十三届全国人大常委会第十九次会议20日审议通过了修订后的档案法，自2021年1月1日起施行。新法强调推动档案开放与利用，将档案向社会开放的期限由三十年缩短为二十五年，并进一步要求加强档案信息化建设。
其实就是把计算机信息技术运用到传统档案管理中，比如有“规档云”这类系统就是针对档案信息化建设的。

如何做好机关档案信息化建设

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。