档案整理规范服务公司

　　档案保管制度是指档案整理规范服务公司在档案保管过程中，要求相关人员共同遵守的、按照一定要求工作的行动准则。制度的根本目的在于确保档案保管工作的正常运转和高效开展，科学的制度有利于防止与减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的完整和安全。

　　档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

　　什么是档案整理？

　　档案管理也称作档案管理工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

　　档案整理工作的分类

　　档案整理工作包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用工作。

　　随着档案管理现代化的发展，也对档案管理工作的结构产生了新的影响。

　　档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。

　　其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

　　档案管理人员的主要工作有哪些？

　　1、负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作。

　　2、负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握馆内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。

　　3、库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘，整洁美观。

　　4、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

　　5、明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。

　　6、正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

　　7、负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。

　　8、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。

　　9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

　　机关档案的整理

　　档案整理工作，就是按照档案的形成规律和特点，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《规定》明确了档案整理的原则，并对具体整理流程提出了要求。

　　1.整理原则

　　《规定》提出了档案整理的4项原则，即遵循文件材料的形成规律；保持文件材料之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；逐步推进卷件融合管理。其中两项原则需要重点关注：一是要求整理工作遵循文件材料的形成规律，让整理真正成为文件材料办理的自然延续过程，这项原则不仅传统载体档案适用，对于各种电子形式档案整理同样具有现实指导意义。二是要求逐步推进卷件融合管理，为今后档案整理工作发展提出了路径和方向。

　　2.基本流程

　　机关档案整理工作主要指对全宗内档案进行的整理。实践中，由于不同门类档案或者采用不同整理方法的同一门类档案整理时都有相应的整理规则，导致整理要求繁复多样，给整理工作带来不少困扰。实际上，无论采取何种方法，档案整理的基本流程都是一致的，都需要确定整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定整理单位之间的先后顺序、为档案提供唯一标识、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目。

　　正是基于上述思路，《规定》对组件（卷）、分类、编号与编目提出了具体要求：

　　组件（卷）。《规定》提出“文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理”，建议不同门类档案确定适当的整理单位。

　　对于具体的组件或组卷要求，《规定》没有详述，但概括起来一般分为2项内容，一是件（卷）的构成，即件（卷）由哪些部分构成；二是件（卷）内排序，即这些构成部分之间如何排序。

　　分类。《规定》对于全宗内档案的分类提出了3项要求：一是在《规定》第二十三条门类设置基础上制定统一、稳定的分类方案。二是不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应。三是机关档案分类方案一般采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。从具体整理工作角度来看，分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案，划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　编号。《规定》提出了档号编制要求：一是档号应当体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。二是不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

　　机关应当按照要求制定本单位统一的编号方案，保证不同门类、不同整理方法档案的档号结构类似、位数相当，并且档号内容体现全宗、门类、保管期限等档案基本属性。

　　由此，建议以《归档文件整理规则》中档号结构为基准，调整门类属性，确定以件（张）等为单位整理的档案的档号结构；同时，对以卷为单位整理的档案档号进行扩展，增加年度、保管期限项目，实现卷、件档号结构的协调呼应，满足《规定》档号编制要求。

　　编目。对于目录编制，《规定》将其纳入检索工具予以统一规定，要求目录应当满足手工检索和计算机检索需要，并且应当与档案著录、元数据收集等工作和要求协调对应。在此基础上，《规定》在“信息化建设”一章中提出了室藏传统载体档案目录数据库建设要求。

　　因此，准确理解编目工作，一是应当将目录编制与档案著录、元数据收集工作联系起来，二是要将目录编制与目录数据库建设、数字化元数据和电子档案管理系统相应元数据库建设联系起来。