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档案信息化建设资金问题

时间:2023-02-17 作者:老师 来源:网络 点击量:

档案信息化建设资金问题

事业单位档案管理信息化建设思考论文

事业单位档案管理信息化建设思考论文

事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养,档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解,能够有效管理信息化后的档案。

摘要:

21世纪是一个信息化的时代,传统的档案管理方式已经不能适应现代社会的快速发展了,我国档案管理面临一次巨大的变革,计算机网络技术的普及为我国档案管理工作的完善提供了契机,但同时也提出了挑战。目前,我国档案管理过程中存在着很多问题,严重阻碍了单位档案管理信息化的建设。本文就我国档案管理的现状及如何进一步发展档案管理工作进行了分析。

关键词:

事业单位;档案管理;信息化建设

信息化的快速发展为事业单位档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战,传统的以纸质为媒介,通过人工录入方式进行的档案管理已经不能满足现代社会的要求了。我国档案管理只有实现转型,才能符合事业单位实际发展的需要,发挥更大的作用。在我国档案界已经有很多人开始探索实现档案管理工作信息化的有效途径了,真正实现这个目标任重而道远。

一、事业单位档案管理工作的现状分析

全球信息化的飞速发展使得大部分事业单位开始了档案管理信息化的建设,但是效果不是很明显,在建设的道路上遇到了很多的阻碍。首先,事业单位档案管理工作没有受到应有的重视。档案管理在一个事业单位的运行过程中有着不可替代的作用,档案定时的分类整理使得事业单位的工作变得清晰,同时也提高了资源的共享程度。然而,很多档案的使用者或者事业单位的领导者没有一个对档案管理工作的清晰的认识,忽略了对单位档案管理的建设,资金投入过少使得档案管理的软硬件水平不能提高,档案管理工作人员素质能力过低。其次,我国档案信息资源的开发有限,有效供给严重不足,在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。目前,我国的档案开放比例很低,数据库容量少,巨大的信息资源没有得到有效的利用。最后,缺少符合事业单位档案管理工作要求的系统,软硬件设备不能满足事业单位大量的档案信息的要求。

二、事业单位档案管理信息化建设方式

目前我国事业单位档案管理存在着许多的问题,存在问题是正常的,可是我们不应该忽略问题的存在,反而应当对具体的问题进行具体的分析,然后进行解决。为了更好地适应信息化的社会发展,事业单位档案管理部门应当及时寻找问题根源并且进行解决,以便满足档案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的档案管理制度

档案的作用是为企事业单位提供方便快捷完善的信息资源,为档案使用者提供最好的服务,其中很多内容是单位的秘密文件,所以应当制定一套有效安全的档案管理制度来保证档案安全,消除虚假信息隐患。档案部门应当加大对内外网的检测,对上网的档案进行严格把关。同时档案使用者应当将使用情况进行及时的反馈,档案管理者也应该吸取档案使用者的意见建议,进一步完善事业单位的档案管理工作。

2.加大对档案管理的软硬件设施建设

传统档案多为纸质资料,这为档案的采集、储存、保护带来极大的不便。与此同时,信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存,档案储存所需的空间变小,对档案的整理及存储环境的要求也变得简单。这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备。

3.加强对事业单位档案管理者的专业素质培养

由于信息化渗入事业单位档案管理工作,档案管理的方式发生了很大的变化,管理的范围也扩大了,因此对档案管理者能力的要求也有了一定的提高。事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养,档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解,能够有效管理信息化后的档案。事业单位应该注重提高档案管理人员对其工作的重视程度,同时对档案管理者进行专业能力的考核。

三、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

1.档案管理的工作变得简单

由于传统档案以纸质资料为主,纸张容易变脆老化,对资料进行采集、整理、储存、保护的过程量太大。信息化之后,档案多以文字为主,管理人员通过建立电子网络平台,电子录入的方式即可实现对档案的收集整理,而且信息所占的空间变小,便于储存及管理,同时之后的档案管理工作变得简单易行,只需对系统进行定期维护即可。

2.档案使用者使用更加方便

过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻,工作量极大,找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化后,档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料,同时使用者也不必亲自到档案室寻找,提高了档案信息远程化传输,极大地提高了管理以及办公的效率。

四、总结

随着信息技术的全面发展,传统的档案管理工作已经不能适应社会对档案管理的要求。档案管理只有进行改革,转变档案管理模式才能形成高效便捷的档案信息化管理。但是我国的档案管理工作还处于探索阶段,与其他国家还有很大的差距,不能很好地满足大众的需求,因此,需要事业单位加强对档案管理工作的完善,同时也需要计算机软硬件设计生产专业有效的档案管理系统。

参考文献:

[1]朱蕙宏.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展探讨[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事业单位档案管理信息化建设策略研究[J].现代企业教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技术实现了事业单位数字化管理档案,为事业单位管理档案提供了许多便利。信息技术的应用也是事业单位档案管理形成新的环境,并面临新的问题。事业单位应结合档案管理信息化的特点,总结信息技术带来的影响,并制定针对性应对措施,完善档案管理信息化建设。

【关键词】

事业单位;档案管理;信息化建设

引言

随着档案管理工作量不断增加,传统档案管理的弊端不断显现,信息技术为事业单位档案管理提供了技术支持。信息技术使事业单位档案管理工作从纸质化向数字化转变,提高了档案管理的效率。但是,档案管理信息化以信息技术为支撑,档案管理面临内外部威胁,档案管理工作也呈复杂化、多样化和个性化趋势发展,事业单位档案管理也暴露出新的问题。

一、事业单位档案管理信息化现状分析

随着计算机技术应用普及和信息技术发展,事业单位档案管理工作的各项设施日趋完备,为档案管理工作向规范化、科学化方向发展奠定了技术基础。但是,我国事业单位档案管理工作仍存在许多问题。

(一)投入不足

档案管理信息化建设是一个系统、长期的工程,档案管理系统需要随着信息技术不断更新而不断完善,事业单位也需要长期保证资金投入,及时更新信息系统的硬件和软件设备,减少系统漏洞,保证档案管理系统的安全性。但是许多事业单位对档案管理信息化建设缺少科学认识,不愿在档案信息系统建设投入大量资金,导致系统软件和设备长期未更新,信息化设备和技术无法完善,限制信息技术在档案管理中的作用,档案管理系统存在许多的威胁。

(二)人员问题

档案管理信息化包括许多先进的技术,档案管理也应由专人技术人员负责。而许多事业单位认为档案管理信息化仅仅为纸质档案向电子档案转变,管理人员只需掌握基本的计算机操作技能即可。因而多数事业单位的档案管理人员多为自理老、传统档案管理经验丰富的人员。虽然这类管理人员具备过硬的档案管理能力,但是信息技术操作能力不足,无法满足信息化管理档案需要。如利用信息技术管理档案的能力不高,影响档案收集和存放,进而影响档案资料的准确性,使信息技术难以在事业单位档案管理工作中得到发展。另外,信息化档案管理系统需要日常维护,对管理人员的计算机能力有更高的要求。

(三)档案信息化建设缺少针对性

档案管理信息化建设是一项极具专业性的工作,它需要以事业单位的情况为基础,才能保证档案管理系统发挥作用。但是部分事业单位忽视档案管理信息化建设的特殊性,根据“拿来主义”原则生搬硬套其它单位的经验,把其它部门档案管理方式应用于本单位档案管理信息化建设工作中,导致的档案管理信息化建设缺少针对性,浪费单位的资源。对影响档案管理信息化建设工作带来不利影响,并影响档案管理信息系统的作用。

(四)档案信息化管理工作漏洞多

由于档案管理信息系统建设和维护过程中存在的`问题,事业单位的档案管理信息化程度较低,对于档案信息化操作的各种手法及流程不熟,档案管理操作容易出现差错,导致档案损坏,造成数据丢失。

档案信息化建设资金问题

二、加强事业单位档案管理信息化建设的对策

(一)转变思想观念

事业单位领导及工作人员需要正确认识档案管理信息系统的地位和作用,重视系信息化系统建设与投入,引进现代化管理设备,完善信息系统软件和硬件设施,保证档案管理设备齐全、充足,符合信息化管理档案工作要求。依据科学有序原则存放不同门类和不同载体的档案,方便日常查找使用,保证突发情况即使抢救档案。建立全文数据库和多媒体数据库,有条件的事业单位还应建立规范化电子档案接受系统,方便对各类型档案进行数字化录入和管理,也方便事业单位实现电子化查询档案的全文信息,提供信息系统的服务效率和质量。

(二)提高管理人员的专业素质

对档案管理信息化建设而言,提高管理人员的专业素质对推进档案管理信息化建设具有重要的作用。首先,重点提高管理人员的计算机水平、信息化管理档案的工作技能以及综合素质的,培养符合实际工作需求的人才。事业单位也需要从思想上重视档案管理工作,树立信息化管理档案的意识,让所有工作人员重视信息化档案管理以及信息化管理档案应注意的事项。最后,加强档案管理人员的专业能力考核,建立科学的绩效考核制度,激发工作人员自我提高的意识,主动完善技能,使个人能力符合岗位要求,符合单位档案管理信息化建设要求。

(三)加强档案管理信息系统软件开发

对于盲目套用档案管理信息系统行为,需要开发完善档案管理工作所需的硬件设备与开发好适合本事业单位档案管理的应用软件工作同步进行,互相配合。如制定符合本单位发展的档案管理信息化总体规划,结合本单位实际人才信息需求,建设符符合本单位档案管理工作需求的管理模式的,提高的档案管理系统的灵活性和可扩展性,使档案管理信息系统能够根据本单位档案管理工作需求变化而调整。

(四)制定档案信息化管理制度

档案管理信息化建设不仅是资金、人才投入,还需要建立一套符合本单位的信息化管理制度和流程,根据流程对档案管理工作加以规范和控制。如每个部门的日常工作流程涉及的信息、档案存在较大的差别,事业单位可要求各个部门根据工作需要设立不同的信息资源库,方便部门内部档案和信息快速共享、流通,工作人员可根据需要快速查询获取目标档案,提高档案管理系统的针对性和实用性。科学有效的管理制度和操作流程减少操作错误,避免档案受损造成档案丢失。

三、结语

事业单位需要充分利用信息技术,抓住信息技术给档案管理工作带来的便利,积极推动档案管理信息化建设工作。同时事业单位也需要充分认识信息技术给档案管理工作带来的问题以及应用信息技术管理档案后产生的新问题,从软件和硬件设备、人员、管理制度多个层面分析档案管理信息化建设中存在问题,结合本单位情况完善的档案管理信息化建设,充分发信息技术在档案管理工作中的作用。

【参考文献】

[1]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013,16:128-129.

[3]张晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与相关方法[J].科技传播,2015,21:142-143.

推动地质档案信息化建设的思考

陈贤

(广西壮族自治区第六地质队)

摘要 地质档案是记录地质信息资源的载体,伴随着信息技术及信息产业高速发展,传统的地质档案管理模式已经难以满足如今数字化和信息化对于地质档案的全新需求。笔者分析了推动地质档案信息化建设的必要性,针对当前地质档案信息化管理存在问题进行了科学的探讨并提出了解决这些问题的方法,指出推动地质档案信息化建设需要领导重视,加大经费投入,需要档案管理人员更新观念,提高素质和技能,加快数字化进展,确保地质档案信息安全,以实现地质档案管理信息化的社会效益和经济效益最大化。

关键词 地质档案 信息化 建设

在信息技术及信息产业高速发展的今天,加快地质档案工作融入信息社会的步伐,大力推动地质档案信息化建设,迅速、有效地为社会各行各业提供地质档案信息,充分发挥地质档案在矿产资源保障和地质技术服务中的作用,已是各地勘单位和广大地质档案工作者刻不容缓的重要任务。笔者结合广西壮族自治区第六地质队的工作实际,就推动地质档案信息化建设进行若干思考。

1 地质档案信息化建设的必要性

地质档案信息化建设,主要是指将现代信息技术及其设备,如计算机、光盘刻录机、照相机、扫描仪等运用到地质档案管理工作中,建立档案信息系统,能够更加方便、快捷、高效地完成对地质资料的接收、编目、著录、统计、检索等,使档案管理方法更具科学性,大大提高地质档案管理工作效率,提升整个单位的技术水平,实现地质档案信息资源的社会效益和经济效益最大化。

1.1 方便检查查询,提升工作效率

传统的纸质档案查找利用起来相当麻烦,首先档案管理者要翻账本从目录中找出档案,然后按照记录,到浩如烟海的档案库进行查找,这个过程中费时费力,并且不可避免地对档案造成损坏,而且同一份档案在同一时间只能由一个人借阅,无法满足多人的需要。在实现档案的信息化管理之后,利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存,即可实现在计算机上即时查询,将所需档案检索出来,省略了手工操作的重复劳动,还能同时满足资源多人共享,简化了流程,提高了档案管理人员的工作效率,使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来,把工作重心放在如何利用好这些地质档案资源上来,做到职能从管理向服务及研究过渡。

1.2 改善档案管理,提高时效性

实现信息化的档案管理,档案管理人员可提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息,及时提出档案信息中存在的问题并提出解决方案,让档案管理方式从档案的保管转变成档案的信息化服务、管理和采集,进而使档案资源能实现科学配置,从而为地质工作提供更及时、更高效的服务。

1.3 支撑科研活动,促进开发利用

地质档案的管理是手段,开发利用才是目的。地勘单位多年的地质工作集存了数量众多的地质档案,它是地质工作成果的主要表现形式,是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究的依据和基础,具有巨大的商业价值和使用价值。不论是国家重点工程建设、基础设施建设,还是生态环境保护、矿产资源调查等,都离不开地质档案作为重要依据。相比传统的纸质载体档案,通过扫描技术、光盘技术,一份电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音等各种媒体信息,从而为地质技术人员提供更为翔实的科研材料,促进地质档案的充分利用。

2 地质档案管理存在的问题

2.1 保管状况不佳

新中国成立以来60多年的地质工作,使地勘单位积累和保存了大量珍贵的地质档案。如广西壮族自治区第六地质队截至2014年6月底,库存地质档案达到2764档,总计123045件。相当一部分地质档案,特别是20世纪60~70年代形成的地质档案资料,大多为低质蓝图和手抄本,随着时间的流逝,蓝图正在褪色,字迹正在消失,逐渐变得模糊不清,手抄本的纸张亦正在逐步老化,造成信息丢失而无法正常使用。还有一些重要矿区、典型矿床的“热点”地质档案资料,由于借阅次数多,也造成一定的破损。这些地质档案都是地质工作者长期在艰苦的环境中辛勤工作的智慧结晶,既是野外勘查过程的真实反映和记录,也是地勘单位得以发展壮大的重要基础。要想保存利用好宝贵的地质资料只能加强信息化建设,进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,实现地质资料档案信息资源数字化,这将大大减少对纸质资料的查询,降低了纸质档案遭到破坏的可能性。

2.2 地质档案管理人员素质不高

长期以来,档案资料工作给人的印象就是几个中年妇女在故纸堆中“钢笔抄抄、糨糊刷刷、绳子扎扎”,暮气沉沉。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面,造成了档案室人才配备不合理,人员素质整体不高,表现为档案管理人员工作责任心不强、安于现状、懒于学习、计算机的操作能力不强、对地质档案数字化、信息资源开发能力不足等。

2.3 对地质档案管理工作缺乏重视

一些地勘单位的领导对地质档案认识不足、重视不够。在地质档案管理人员配备、待遇和工作经费等方面差强人意,导致高素质人才不愿从事地质档案管理工作。

3 加快地质档案信息化建设的建议

3.1 保障地质档案信息化建设的组织领导与经费投入

地质档案是一种具有特殊价值的信息资源,对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用,是地质工作事业发展的重要组成部分,地勘单位各级领导应予高度重视,加大人力、财力的投入,尽力满足档案信息化建设所需经费,给予档案信息化建设提供充足的资金保障,为档案部门提供良好的工作条件,支持档案部门的建设和发展。

3.2 提高地质档案管理人员素质,优化队伍结构

地质档案信息化建设要稳步开展,就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化建设核心内容是计算机技术的应用,计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法,这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员要掌握地质、物探、化探等地学专业的基本知识,了解地质勘查工作的基本过程,知道不同专业不同阶段应该形成哪些地质资料,才能按照档案管理的法律法规及相关规定、标准,根据本单位馆藏资料的类别特点,对已经收集的文字、图纸等资料,在方便查找便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目。地质资料管理人员还要能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、多媒体技术等技能。只有掌握了地质档案的形成过程和手段等专业知识,才能充分利用现代信息技术手段提高服务水平,才能更好地管好档案。因此,一方面档案管理人员必须认清形势,转变观念,改变传统的“重藏轻用”档案管理思想,改变“你求我供”的被动服务方式,改变机械的手工管理方法,树立档案信息化管理意识,牢固树立终身学习理念,提高自身素质;另一方面地勘单位应注意引进信息管理方面的人才,优化队伍结构,建立适合地质档案信息化和现代化需要的复合型的专业队伍,以适应地质档案信息化建设的需要。

3.3 加快实现地质档案信息化、数字化进展

地质档案是广大地质工作者长期从事艰苦野外地质工作和室内汇编整理出来的辛劳和智慧的结晶,为了便于保存、使用,纸介质地质资料数字化迫在眉睫。地质档案工作者要加快实现地质档案信息化管理,充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,逐步建立起目录检索数据库和全文数据库,使档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用,这既是地质工作现实要求,也是档案管理的必然取向。建立档案目录检索数据库后,档案管理人员根据借阅者的要求,只要在计算机输入资料名称、工作时间、矿种类别等任意一项或两项关键词,就可以马上从数据库中检索出有关的地质档案资料信息,方便、快捷、准确地为借阅者提供服务,极大地提高工作效率。全文数据库就是采用扫描、拍摄等方式,将纸质档案录入计算机,并建立相应的电子文档号,查阅时只要输入所需档案的电子文档号,就可以很方便查阅,不需要再到库房调用纸质档案,延长纸质档案的保存寿命。

3.4 加强地质档案信息安全管理

地质档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点,但也存在安全问题,尤其是随着网络应用越来越普及,计算机的脆弱性和潜在威胁也日益凸显,涉密的地质档案,一旦通过不正当渠道泄露出去,就会对地勘单位经济利益乃至国家安全造成重大的损失。首先,要提高档案管理人员的安全防范意识,让他们了解到档案流失、泄密的严重后果,以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识,计算机要安装加密软件,实现文件的强制自动加密,自动加密文件离开单位电脑环境无法使用,这样就可以防止别有用心的人把地质资料带出。其次,要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要镜像备份,还要用光盘、磁盘、移动硬盘等工具另外储存,确保档案信息的安全。再次,地质档案工作用计算机要全部为涉密计算机,要与互联网完全隔离,并安装保密监控软件,计算机USB接口要封存,严把数据的入口、出口关。

档案信息化建设资金问题

地质档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作,内容广泛,涉及地质资料的整理、开发利用,相关人才的培养等。在地质档案信息化建设过程中,必须从多方面入手,改变传统的档案管理理念,树立新的观念,加大资金投入,加强地质档案工作队伍的建设,优化档案管理的各个环节,这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。

参考文献

[1]任改莲.浅谈电子时代的地质档案信息化管理[J].档案与社会,2013(2):32~33.

[2]黄少芳,刘晓鸿.大数据时代地质资料信息化发展探讨[J].中国国土资源经济,2013(10).

企业档案管理信息化建设研究

企业档案管理信息化建设研究

档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素,一切工作的开展都需要档案人员来完成。因此,在信息化的工作模式下,工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识,而且还能够熟练运用信息化操作软件。

摘要: 档案管理是在企业经营发展过程中对各项业务活动的记载,其中涵盖大量的珍贵资料,能够清晰的反应出企业的发展过程。通过对档案信息资源的开发利用,能够对企业的发展状态做出清晰的预测,从而为企业制定经营决策提供有利的依据。在信息技术快速发展的时代背景下,企业档案管理应该及时创新管理理念和管理模式,采用信息化管理的模式,以提高档案管理水平,进一步挖掘档案信息资源的潜在价值,为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。

关键词: 档案管理;信息化;建设途径

在社会快速发展的形势下,信息技术已经广泛的应用于各个领域中,为了适应时代的发展需求,档案管理应该逐步实现信息化建设,以更好的为企业的发展提供服务。档案管理信息化建设,是在企业档案管理工作中充分利用现代信息技术,工作流程更加顺畅、信息存储更加方便、信息传输更加快捷,同时更有利于档案信息资源的开发和利用。通过档案管理信息化建设,能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析,并且对企业的未来发展方向做出科学的预测,对于企业制定经营决策具有重要的意义。

1企业档案管理信息化建设的现状

档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革,所以在前期开展的过程中会面临很多的困难,需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的,而在实行信息化建设之后,所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施,所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度,有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高,但是对于档案管理信息化建设中使用的`操作软件不够熟练,所以还需要一个适应的过程,在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同,所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段,各方面的体系建设还不够完善,所开发的软件系统比较单一,而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件,所以在实际应用的过程中,无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全,档案管理信息化建设的覆盖范围较小,没有在企业内部形成完成的网络体系,所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度,阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的,所以需要不断的努力,克服各种困难,推进档案管理信息化建设工作的高效开展。

2企业档案管理信息化建设的途径

2.1加强对档案管理信息化建设的重视

企业档案是企业重要的信息资源,在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用,所以必须高度重视,加大投入,加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设,进一步提高档案信息化水平,为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息,要想提高管理水平和服务质量,必须加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动,解放生产力,提高工作效率,将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,充分发挥企业档案信息资源的价值,实现档案信息资源共享。

2.2做好企业档案信息化建设的基础性工作

加强基础工作,做好企业档案的归档和管理工作。加强对企业核心信息资源档案的收集与管理;加强对电子文件的归档和管理,防止电子信息的丢失,避免重复劳动;注重档案信息数据库和网络系统的开发,建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验,与办公自动化、互联网等系统相连,建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统,构筑企业信息网络报送及应用平台,推进电子文件的归档、接收、保管与利用,做好电子文件的积累、归档和管理工作,要加快传统载体档案信息资源的数字化进程,扩大数字档案信息资源总量。

2.3加快档案信息化标准规范的制定

标准规范是档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是档案信息化建设的法律保障。目前,有些标准还不明确,有的还没有标准,因此,档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定,尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用,但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备,因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。所有档案信息文件的收集和传递都应该坚持规范性原则,制定相应标准、规范、法规,按照统一的规范标准,使电子文件的归档,传统介质档案的数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循,保证信息化的进行,以约束机制的建立促进动力机制的完善。

2.4加强信息化人才培养

档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素,一切工作的开展都需要档案人员来完成,所以为了促进档案管理信息化建设的顺利开展,应该加强对工作人员专业水平的提升。在信息化的工作模式下,工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识,而且还能够熟练运用信息化操作软件。所以要对档案管理人员定期开展培训,转变其思想意识,认识到档案信息化建设的重要性,从而积极的投入到专业知识和软件操作的学习中来。档案管理人员要熟练掌握档案信息化运作过程中的每个环节,在完成档案管理的基本工作后,能够投入一定的时间进行档案信息资源的开发和利用,从而进一步挖掘档案信息资源的潜在价值,为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。

3结束语

企业档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势,也是提升档案管理水平的重要途径。在档案管理信息化建设的过程中,还面临诸多的困难,需要不断的改进和完善。为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展,需要得到企业管理层的高度重视,加强对档案管理人员在专业知识和信息化软件操作方面的培训,配置齐全的硬件设施,根据企业实际发展状况,选择适宜的操作软件和应用系统,制定完善的规章管理制度,为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定坚实的基础。

参考文献:

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,8,1.

[2]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务,2013,2,5.

[3]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业,2013,1,18.

地质档案信息化建设的思考

郑冰莹

(广东省有色矿山地质灾害防治中心)

摘要 随着现代科学技术在地质档案管理工作中的广泛应用,计算机已经成为地质档案部门最为常用的工作工具和管理手段。地质档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息,从而在信息领域有其特殊的地位。

关键词 地质 信息化建设 地质档案管理

在信息化飞跃发展的今天,信息化建设对地质档案管理产生了深远的影响。地质档案管理信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享。

1 地质档案信息化管理的重要性

地质档案是地质部门重要的原生信息,是一种具有特殊价值的信息资源,是地质工作发展的宝贵信息资源。地质档案管理工作是地质事业发展的重要组成部分。作为信息资源的重要组成部分,地质档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。地质档案信息化管理工作作为地质工作的管理性、服务性、基础性工作,在地质工作中发挥着重要作用。

2 地质档案信息化建设的内容

档案信息化建设内容十分丰富。主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等四个方面的内容。

1)基础设施建设。软、硬件基础设施是地质档案信息化建设必不可少的基本条件,是地质档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。

2)档案信息资源建设。地质档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。地质档案信息资源的开发,是实施信息化战略的核心,是地质档案信息化建设取得实效的关键。

3)标准规范建设。地质档案信息资源共享,基础数据库为社会利用,标准规范是地质档案信息化建设的关键环节,是实现地质档案信息资源有效利用,避免重复建设,提高效率的重要条件。

4)人才队伍建设。要加大培训力度,有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新,不断提高信息技能。要把地质档案信息化建设的过程作为锻炼队伍,培养人才的过程,边学习边实践,不断总结、不断提高。

3 地质档案信息化建设的过程

地质档案信息化建设,要以地质档案信息资源为核心,以网络化管理为基础,依托各地政务信息网,加快网络建设,加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度,加速完成各级综合地质档案馆文件级目录数据库的建设任务,为地质档案信息化产业创造良好的基础和条件。地质档案信息化建设应从基础做起,以实际需要进行地质档案信息化建设。

首先是收集地质档案的过程。要扩大地质档案收集对象,既要向法定的地质档案形成部门收集,还要向非法定的信息收藏部门与研究部门收集,同时还要向个人收集;要扩大地质档案收集范围,不仅收集文书地质档案,还要收集其他门类的地质档案。地质档案的收集应注重收集具地方特色的地质档案信息资源,特别是现行信息资源的收集,以弥补馆藏地质档案信息资源的不足,确保馆藏结构上的不断优化和调整,以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作,它为地质档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现地质档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能,才可以拓宽地质档案工作服务渠道。

其次是管理地质档案的过程。决定地质档案信息系统是否有效,是否有实用价值,能否生存下去的关键,在于我们是否能够积累起足够多的数字化地质档案信息。如果没有形成一定规模的数字化地质档案数据库,没有大量的、不断增加的信息数据——数字化地质档案,就无法发挥地质档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的地质档案数据库系统是重点中的重点。

通过信息技术管理地质档案,实现计算机联网,在网上实现地质档案目录检索,在一定的权限内进行地质档案全文浏览,以满足社会各阶层的需求。地质档案馆通过信息技术,介绍馆藏、编写各类地质档案信息,达到地质档案资源共享。

第三是利用地质档案的过程。地质档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源,因此,对地质档案信息资源不能仅限于收集、保管,更重要的是利用好这些地质档案信息资源,对地质档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理,对地质档案开展科学分类、排列、索引和编研等基础工作,利用地质档案信息资源为社会服务,从而达到地质档案信息资源的有效利用。

第四是地质档案管理软件的开发。针对现代办公条件下,电子文件大量产生的现状,制定前端控制战略和文件、地质档案一体化管理模型,建立新型地质档案安全保障系统。

4 地质档案信息化建设中应注意的几个问题

1)地质档案信息化建设的发展,由地方经济、科技和社会发展水平所决定,各级地质档案部门在地质档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上,要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前,盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。

2)保障重点,分级建设。地质档案信息化建设首先集中力量对重要的地质档案资料进行数字化加工,将一部分信息化处理后的地质档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内,以最快的速度实现地质档案信息化的实际应用;在突出重点的同时,对各类地质档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下,应该优先建立对文书地质档案的管理系统,以满足机关对地质档案中最多、最普遍部分的需求,而后根据条件,再建立其他门类的地质档案管理系统。这样能够保证地质档案部门在资金、人力等条件有限的情况下,加快实现地质档案信息化的进程。

3)切实重视人才培养。地质档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对地质档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的地质档案和计算机专业知识的人员从事地质档案信息化工作,这就要求各级地质档案行政管理部门要采取非常手段,一方面要花大力气培养人才,如定期培训,送骨干到高校或国外深造,鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等;另一方面,要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来,形成团体优势,解决本地区地质档案信息化建设中存在的共性、难点问题。

4)在网络环境中,地质档案信息的安全问题。防治计算机病毒是地质档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保地质档案在网络中的安全,必须安装知名杀毒软件,并及时升级,经常进行数据备份,不要盲目相信一种杀毒软件,应备有多种杀毒软件,同时采用防火墙技术。

5)关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时,把属于一般性的电子文件,转换成各种平台都能使用的文本文件格式,以不变应万变,消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的浏览软件;对归档后的电子文件要建立定期检查制度,一旦发现文件损坏,立即对该载体内存储的所有文件进行修复。

5 加强地质档案信息化管理的措施

地质档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。制定地质档案信息化管理的有关标准,推广地质档案管理应用软件,加强电子文件和电子地质档案的管理,做好电子文件、电子地质档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子地质档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各局域网络,建立企业地质档案信息网络,实现企业馆藏地质档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

地质档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要长期细致的工作,有待于在实践中不断发展和完善,在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则,用信息化建设思想统揽全局,实现地质档案管理历史性的跨越,从而保证地质档案信息化建设与全社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会发展,维护社会政治稳定提供快捷有效的地质档案信息服务。

浅谈县级公安机关档案信息化管理

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摘 要: 加强档案信息化管理是目前县级公安机关的紧迫任务,根据县级公安机关档案信息化管理工作现状,本文作者从转变观念、加强培训、科学建设、完善机制四个方面,对公安机关档案信息化管理提出对策和建议。

关键词: 公安机关 档案管理 信息化

县级公安机关档案管理是一项非常重要的管理性工作,如何使其在打击犯罪、保护人民和维护社会稳定中发挥重要作用,加强信息化管理是必由之路,它突破了传统的思维理念,转变了传统的工作模式,整合了警务资源,提高了工作效率和质量。因此,加强档案信息化管理成了目前县级公安机关的紧迫任务。经过近几年的努力,目前很多县级公安机关档案信息化管理平台基本搭建完成,大规模的信息采集录入也基本完成,但是少数单位的档案管理员仍然存在着不会用、不能用、不愿用的问题,档案信息化管理还处于低级阶段。笔者现就如何加强县级公安机关档案信息化管理进行一些思考和研究,以期抛砖引玉。

一、档案信息化管理存在的问题

目前,县级公安机关档案信息化管理还存在着许多问题,有个人主观上的原因,也有信息化建设中存在的问题,普遍存在的问题大致可归纳为四类。

(一)存在“不愿用”的问题。这是制约信息化管理提升的第一大“难题”。其表现主要有三:一是思想保守“不愿用”。少数档案管理员思想观念守旧,总是习惯于传统的工作模式,片面认为信息化管理既难学又不可靠,只会加重档案管理员的工作负担,对信息化应用存在着排斥心理和抵触情绪,还停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上,仅仅满足于简单地整理文件归档、等待利用者上门查阅、应付上级机关检查等等。二是工作受限“不愿用”。档案信息化管理,要求档案管理员严格遵循各类档案规定,认真按照文件材料的分类、归档范围、保管期限的规定按时收集汇总,档案信息输入、检索、利用等工作必须严格按照规定的流程进行,从时间、程序上限制了档案管理员工作的随意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核机制不健全,有些基层派出所对档案管理系统往往是谁会用、谁用得好,谁就多干事,一旦出错还会受到埋怨;不会用、不愿用的就在一边看,不受累,还不承担任何责任,这样严重挫伤了大家参与档案信息化管理的积极性,也不利于档案信息化应用的普遍提高。

(二)存在“不会用”的问题。近年来,档案管理员的计算机操作水平虽然有了普遍提高,但相当一部份人信息化应用还比较低,难以适应信息化管理的需要。一是素质不高“不会用”。多数县级公安机档案管理员专业不对口,有的是半路子出家,有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识,就被调整岗位,知识结构趋于单一化,能够熟练操作微机,灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、我 检索、利用等工作的实用的“复合型”人才不多,这就影响了公安机关档案信息化管理水平的整体提升。二是培训不力“不会用”。近几年来,有的单位主要采取“大呼隆”的集中培训方式,计算机操作基本技能培训的多,专业应用技能培训的少;档案信息采集录入讲的多,学习信息化档案管理知识少;警综平台使用培训多,档案管理平台应用培训少。由此导致大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上,融入文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果几乎没有。

(三)存在“不能用”的问题。虽然近几年各级对基层信息化建设的投入都很大,但对档案信息化投入比较少,目前多数基层派出所的档案信息化管理设备仍相对匮乏和落后。一是设备落后“不能用”。部分档案管理员电脑性能差,没有装备扫描仪、刻录机、防磁柜,在网上流转一个档案需要很长时间,很难满足日常工作应用需求;有的单位缺乏对档案管理工作必要的硬件投入,基层单位的文书、业务档案还没有按要求实行微机管理,文书档案文件数据、电子文件和纸质载体还不能做到同步归档。二是互不兼容“不能用”。档案管理系统与各个侦查办案应用系统之间的共享性差,数据库不能对接,大量的档案信息只能在各自的业务系统内流转,难于通过关联、对接和共享实现质飞跃。三是权限不够“不能用”。许多系统大都是采用数字证书登录,由于证书的应用权限是按照职务、职级设置的,这就造成在实际工作中,最需要应用信息资源的档案管理员应用权限反而最低,想查的查不到,想用的用不上,能用的不好用。

(四)存在“用不好”的问题。由于缺乏健全、规范的管理流程,使得县级公安机关档案信息化管理不能收到应有的或最佳的实战效能。一是投入少。一些单位的档案信息化管理是为了应付上级的检查,没有认识到公安档案管理在信息化时代的实用价值,认为档案管理工作只是收集过时的文件材料,投入大量人力、物力、财力都出不了政绩,是得不偿失的徒劳,是“赔钱的买卖”,存在“说起来重要,做起来次要,真干起来不要”的现象。二是研判少。大多数单位编研成果只是对原始档案材料进行简单的汇总,片面追求数量,忽视了在汇编的基础上加以分析研究,编研成果往往质量不高,过于简单化,档案管理员的工作只限于在网上浏览各种网页和简单的业务查询,利用各系统进行数据关联比对,对各类违法犯罪信息的筛选比对不够,难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策作用。三是用得少。有的单位只注重档案文书的收集管理,忽视了档案资料的作用,不愿或不习惯通过档案资料为侦查破案寻找线索,为治安管理提供服务,不会用信息化手段来提高工作效率,降低工作成本,因此造成大量信息资源的闲置。

二、产生问题的主要原因

县级公安机关档案信息化管理普遍存在的上述四个方面的问题外,有历史的原因,也有现实的原因;有队伍管理方面的原因,也有档案管理员个体素质的原因。大致可归纳为以下几个方面:

(一)认识上存在误区。少数单位领导对档案工作重视不够,认为档案部门是养老的地方,档案工作者是“仓库保管员”,档案管理人员工作再努力,也比不上业务人员破获案件、抓获人头,用时想到了,不用时淡忘了,导致公安基层单位的档案管理人员缺乏工作的积极性、主动性和创造性。

(二)管理上存在偏差。在基层派出所,档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁,难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量,派出所内勤要面对上级各个部门的十几种业务工作,往往是疲于多头应付,很难全身心地投入档案管理工作,当前基层派出所档案管理仍以手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式,较少运用现代化管理手段,致使档案管理质量低,查找速度慢,使用效率低。

(三)经费上缺乏保障。公安机关尤其是基层派出所办公经费本来就捉襟见肘,用于档案收集、整理和保管的资金投入不足,多数基层派出所还没有配备档案密集架、保密计算机、扫描仪、刻录机、防磁柜等现代化设备,多数县级公安机关档案管理还普遍停留在落后的观念和管理模式上,未完全统一使用档案管理软件进行管理,还是以“整理凭经验、利用提案卷、查阅翻档案”为主要方式,这必然影响档案资料的利用时效,也不利于档案信息优势在各项工作中发挥应有的作用。

(四)机制上不够配套。有的单位在档案信息化管理方面虽然制定了许多的制度和机制,但却没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制,管理与服务存在脱节现象,有的基层派出所只注重文书、户籍档案的收集,而忽视了声像、实物档案以及与公安业务有关的资料收集,影响了基层派出所档案的系统性和完整性,由于历史或保管不善等原因,个别基层派出所档案还存在断代现象,少数民警认为自己保管档案材料能够方便工作,不愿上交集中管理,导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

三、加强县级公安机关档案信息化管理的几点浅见

加强档案信息化管理,必须紧密结合公安工作实际,研究、找准结合点、切入点和着力点,从警务运作、公安执法,到队伍管理,将信息化应用深入到公安档案管理工作的方方面面。

(一)转变观念,变“不愿用”为“主动用”。一要强化正面引导。充分利用会议、谈心等各种场合,向档案管理员大力灌输信息化理念,使档案管理员深刻认识到警务信息化是形势发展的必然要求,不懂信息化就做不好公安工作,就是工作不称职,就会丢掉工作岗位,切实增强广大档案管理员的危机感和紧迫感,切实提高其工作的主动性。

二要强化管理责任。要根据档案管理的各项要求,结合实际、因地制宜制定各项管理制度和操作规范,要严格按照法律法规和管理制度抓好责任落实,以此促进档案信息化管理工作。

三要强化习惯养成。要求档案管理部门在日常下发通知、简报以及上报材料等办公业务一律通过电子邮件、网站等形式进行,日常工作信息要及时录入信息平台,做到日清月结,逼使档案管理员养成“上班先开机,工作先上网”的日常习惯,从中切实感受到信息化管理带来的好处和便利,逐步从心理上、行动上接受和支持信息化。

四要强化日常考核。要研究建立一套档案信息化管理与应用的激励机制,定期对档案管理员的信息采集、应用情况进行排名和网上通报,其工作成效与年终绩效考核、评优、评先挂钩,以考核调动档案管理员应用信息化的主动性和积极性。

(二)加强培训,变“不会用”为“精通用”。

一要强化专题培训。对不懂得专业知识的档案管理人员,要创造条件让他们接受专业教育,系统地学习档案专业知识、学习计算机的基础知识、基本原理,学习文字处理技术,学习常用档案管理软件的应用,通过专题培训和实际操作,使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者,扫除现代文盲,使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理,个个成为档案管理工作的行家里手。

二要强化岗位培训。要使在职档案管理人员能适应当前新形势的需要,就必须有针对性地进行与本职岗位密切相关的公安业务知识、档案业务知识和现代科技知识的培训,以达到“懂公安业务、懂档案工作、懂信息技术”的要求。

三要强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习,实地考察,取长补短,拓宽视野,使档案人员自觉地进行业务交流、研究活动,以便更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。

(三)科学建设,变“不能用”为“高效用”。

一要扩容网络,保持高速畅通。现在接入公安网络的计算机越来越多,上网操作越来越频繁,要结合本地实际,适当增强网络带宽,确保网络高速畅通,让全体民警真正体会到网络带来的快捷高效,以提高档案信息化管理应用的实效性。

二要改进质量,提升应用实效。要充分挖掘和利用档案资源,紧紧围绕各个时期公安中心工作,抓住公安工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作,变“死档案”为“活信息”,更好地为公安工作服务。

三要创新手段,增强服务后劲。要充分利用警务信息综合应用平台和公安档案管理系统,不断创新公安档案管理手段,加强电子文档、网上信息与纸质文档一体化管理,全面实现档案信息的网上著录、管理和查询,以充分利用网上档案信息服务实战,促进社会和谐稳定。

四是打破壁垒,保证高度共享。在条件成熟时,要逐步将各业务部门建设的信息系统整合进档案管理应用平台,实现档案基础信息在各部门、各警种之间互联互通、高度共享,为基层实战应用提供更大的便利和信息支持。

(四)完善机制,变“用不好”为“用得好”。

一要进一步完善档案信息的采集录入机制。要建立档案信息日常更新维护机制,将档案信息的采集录入指标按不同警种、不同工作岗位,细化分解到每一个单位和档案管理员,结合日常走访、巡逻、行业管理、集中清查等工作,主动深入社区搜集敌情、社情、民情,及时录入工作对象的相片、指纹、活动情况和各种不安定因素信息,积累大量原始档案信息资料,为侦查破案服务。同时,要落实信息采集录入责任,落实档案管理员、科所队长、业务部门“三级把关”制度,确保采集录入的信息“能用”、办案民警“敢用”。

二要进一步完善档案信息的分析研判机制。县级公安机关要建立档案研判网页,以此为平台,建立以分级分类研判、成果集中展示、单位选择应用为主要内容的日常档案研判机制,确保档案信息研判常态化。各基层单位要建立档案信息研判工作小组,依托档案信息管理平台,切实加强对各类基础信息的梳理、比对、关联查询和动态分析,不断提高信息研判的质量和水平,形成有价值的实战档案,真正指导服务于各实战单位。

三要进一步完善档案信息的实战应用机制。在档案信息的指导下,要及时对辖区警情信息进行研判,确保及时准确掌握辖区的治安态势,并采取有针性地开展防范部署,对辖区突出治安问题和突出犯罪,通过集中整治、组建专业队等形式实施精确打击、定点清除,切实提高防控工作的针对性和实效性。

四要进一步规范档案信息的应用管理流程。要经常组织基层派出所深入出租屋、流动人口、高危人员、重点行业等进行信息采集,及时将其录入档案信息管理平台,使基层派出所档案管理员从繁琐的统计报表中解决出来,形成“走访—录入—流动查询”的动态化信息管理模式,真正做到底数清、情况明、管得住、不失控,真正突出档案信息化管理实效。

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