档案管理制度监理单位

档案管理制度监理单位

档案管理制度监理单位是指负责监督档案管理制度实施情况的机构或部门，它可以是档案管理机构本身，也可以是机关、事业单位、企业或者其他社会组织的领导部门或管理机构。监督单位应当定期对档案管理制度的实施情况进行检查，及时发现问题，及时纠正，保证档案管理制度的有效实施。

如何制定档案管理制度

文书档案立卷归档制度
声像档案管理办法
一、文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本的请示与上级机关的批复。
第十二条 本反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本的历史沿革、大事记及反映本重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
二、声像档案管理办法
(一)总则
第一条 为加强本的声像档案，特制定本办法。
第二条 本的声像档案是指本各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2.各级领导人和著名人物参加的与本有关的重大活动的声像资料；
3.本有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 (三)声像档案的整理〖HT〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。复制的希望你满意。

工程资料管理制度

工程资料管理制度：

1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

3、工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

4、设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。

各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

5、购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

工程资料管理办法：

工程资料管理办法是为适应集团新的组织架构，明确资料管理程序，按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团的实际情况而制定的，自印发之日起执行。

工程资料管理制度_百度百科

档案管理制度

档案管理制度

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本实际情况和领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、 归档范围
主要为工程和设备档案资料:
1. 工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
2. 设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
二、 档案保密制度
1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守的各项保密制度。
2. 凡涉及不宜公开的机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本人员需要查阅者，须经本主管领导批准。
3. 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露秘密。
4．对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。
三、档案工作人员岗位职责
1. 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。
2. 负责本建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。
3. 按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4. 积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。
5. 办理领导交办的其他档案业务工作。
四、档案管理制度
1. 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本主管领导批准同意后方可查阅。
2. 档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便
3. 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4. 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。
5. 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。
6. 档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。
五、档案安全制度
1. 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2. 每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。
六、档案资料查阅利用制度
1. 本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。
2. 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。
3. 档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4. 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。
5. 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。
七、档案的收集
1. 档案管理人员收到内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2. 工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3. 设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4. 应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5. 勘察、设计、施工、监理等单位向本移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6. 项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
7. 本购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

如何进行建设项目的档案管理？

（一）依法治档，增强项目档案意识，加强对基本建设项目档案工作的领导
基本建设项目档案从动态和静态两方面记录、反映了工程建设过程和建设成果，是项目建设的真实记录，是项目建设、管理、生产（运行）、维护的重要依据和条件。同时基本建设项目档案是工程质量责任追究的重要凭证，建立健全项目档案也是工程质量管理的重要内容。
各基本建设项目单位及相关单位都应当以对国有资产负责的精神，充分认识基本建设项目档案工作的重要性，加强对基本建设项目档案工作的领导，切实将档案工作纳入基本建设管理程序，纳入项目质量领导责任制。基本建设项目档案是国家的宝贵财富，任何人不得据为己有。各基本建设项目都应当依法建立健全项目档案工作，建设项目单位、施工单位、设计单位、监理单位应该建立档案工作集中管理机制，建立完善项目档案规章制度，明确规定技术人员、管理人员对项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责。
（二）档案工作要与项目建设同步进行
坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国基本建设项目档案工作的一条重要经验，也是基本建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。
（三）建立健全管理制度
基本建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。
（四）要严格按国家规定编制好竣工图
竣工图是整套竣工档案的核心，它真实地反映了工程竣工时实际状况，是项目生产（运行）、维护和改扩建的重要依据。各基本建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作，确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。
（五）把好竣工档案专项验收关
齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项基本建设项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。对于没有按照国家规定编制竣工图或档案资料存在重大缺陷的项目，不能给予验收。
各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项基本建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。
各项目主管单位、各县（市）区档案局要切实负起责任，依法履行好对基本建设项目特别是对重点建设项目档案的指导、监督职能。市档案局将在适当时候对全市重点建设项目档案管理工作进行一次检查或抽查。

求监理资料管理制度及落实的措施？

《监理资料管理制度》要点：
（一）、城建档案管理规定
1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；
2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；
（二）、收文程序
来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档
1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；
2、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。
（三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理
第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位
第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；
专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监(总监代表)批准→转发有关单位
第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→盖章→返回发文单位
第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档
第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。
专业签阅→归档
（四）、发文程序 拟稿→审稿→签发
1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；
2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；
3、根据授权，发文内容必须通过项目总监（总监代表）审核后才能定稿；
4、所发文件须经监理工程师和总监盖章签字后,方可发出；
5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。
（五）、收、发文登记
1、收文和发文分开登记；
2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起；
3、经济签证独立登记；
4、工程变更独立登记（总监登记）；
5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。
（六）、资料收集
资料收集范围：政府部门、业主、各参建单位、设备材料供应商、项目周边情况资料、本以及监理小组资料。
（七）、资料编号
1、城建档案和统一规定资料编号为：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E 业主类；
2、各工程项目发文和收文统一编号如下：
（1）、发文编号：采用 MMi-Ni-XX 形式；
MM: 表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“HW”表示“华为”,“i”表示栋号或区段号；
Ni: 表示政府和统一管理的资料分类号。如“B4”表示“开工令”,“C2 ”表示“工程进度跟踪表”；
XX: 表示流水号。如1，2，3，……N。
（2）、收文编号：按城建档案规定的分类，属于同类编号的登记在一起，然后按照收文顺序编写流水号；
3、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。
（八）、资料归档
1、按A、B、C、D、E分五大类分别归档；
2、每大类采用统一制作的样板文件夹按分类编号分开；
3、上交档案馆的资料由资料员协助工地资料员按照档案馆的要求整理、归档。
（九）、向移交资料
分类→装订→上交
1、每月上交归档资料（见附表），按照城建档案和的规定划分为：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大类，分别装订成册；
2、每月28日前须将本月资料整理好上交；
3、现场资料员向上交资料时，应填好“资料目录”表，并由交接人签字。
（十）、监理机构内监理临时移交
（十一）、向档案馆移交资料
（十二）、资料借阅
（十三）、资料信息化管理
通过计算机完成的资料都必须拷贝存盘，月底与资料一起上交。
（十四）、资料保管
1、资料员负责好资料的防盗、防腐、防丢、防潮工作；
2、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅。
（十五）、失效资料处理
工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交。
（十六）、总监、资料员的责任
总监对监理资料的管理负监督和管理责任。