业务档案数字化服务

　　业务档案数字化服务

　　业务档案数字化服务是将纸质档案转换为电子档案的服务。这种服务可以帮助企业将大量的纸质

，以便更加高效地管理和存储这些档案。数字化的档案可以通过电子设备随时随地访问，也可以更容易地进行备份和恢复，以提高数据安全性。此外，数字化的档案也可以更方便地进行搜索和分类，以提高档案管理的效率。

　　什么是档案数字化？

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

　　档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

　　数字化档案管理相较于传统档案而言，在提升经济效益、提高办公效率、增强对档案原件的保护上具有重要的作用。

　　什么叫档案数字化，档案数字化的好处

　　档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。

　　2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。

　　3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。

　　4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。

　　5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　档案数字化转型的方向和内容

　　一是人事管理，实现企业人力资源全模块管理。建立档案数字化平台后，HR对每名员工都有画像。同时，档案数据库也是员工日常工作考核重要来源。人才发展，企业文化，都有迹可循，加强员工企业归属感。

　　二是财务管理，企业报销、入账、归档等内部流程电子化，可大幅压缩保管成本，减少发票票据物流费用，节约财务和业务人员时间成本，电子发票的应用就是如此。同时，方便开展财务分析，提高企业运行效率。

　　三是产品管理，对企业产品精密智控。它可让产品从售前进货环节就形成“出生档案”和制造中的“成长档案”，再到售后反馈的“终身档案”，让客户全面掌握产品生命周期，从而不断提高客户满意度和产品竞争力。

　　四是决策管理，帮助企业战略布局。档案数字化转型后，所有档案数据可具备实时性、全面性、直观性，能迅速的帮助领导人布局。比如，疫情期间，许多企业和政府部门依托大数据，确保供应链稳定，让工作流水线不脱节，人们生活有保障，切实为复工复产发挥积极作用。

　　综上企业档案数字化转型主要表现为档案资源数字化、业务流程数字化、服务产品数字化和管控模式数字化。它不及仅局限于传统意义上的提升档案管理效率，更重要的是组织、流程和业务的重组，从而实现档案业务转型升级和价值创造，业务转型才是核心内容。