河南数字化档案整理扫描

　　河南数字化档案整理扫描

　　河南数字化档案整理扫描是将传统的纸质档案通过扫描、数字化处理，转化成电子文件的过程，使之可以更好地保存、管理和利用。数字化档案的优势在于具有高效、便捷、安全、节约空间、环保等特点，逐渐被广泛应用于各个领域，如政府机关、企事业单位、博物馆、图书馆等。

　　河南数字化档案整理扫描需要专业的团队和设备，一般包括扫描仪、图像处理软件、数据管理系统等。整理过程中，需要先对档案进行分类、整理、鉴定和编目，然后进行扫描、图像处理、数据归档等步骤。最后，将数字化档案存储在安全可靠的服务器上，实现远程管理和共享。

　　河南数字化档案整理扫描的好处是能够提高档案管理的效率和质量，节省物理空间和成本，减少文书工作量，方便查询和利用，保护档案安全，促进信息化建设。

　　纸质档案数字化工作包括哪些环节

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

　　纸制品

　　④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。

　　⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　档案信息化建设——档案扫描

　　档案扫描工作量是非常大的，因此，如果用户文档资料量很大，没有足够的人力和时间对档案进行扫描，那可以采用外包扫描服务的形式。

　　外包扫描服务就是用我们的人力、我们的机器设备，到用户现场为您进行文档扫描加工、档案索引建立、档案目录打印等全套工作，作业结束后将资料刻成光盘，并把机器中数据

　　删除，保证资料安全性。

　　外包扫描服务，可以使用户在尽量短的时间内，享受到数字化档案管理带来的方便快捷，而您又不必担心数据的准确性和作业质量，因为专业的扫描加工队伍有着严格的流程管理

　　和丰富的文档扫描经验。

　　文档资料数字化加工服务管理流程：

　　1.提卷：与用户完成点交点收手续

　　2.案卷整理：按照加工服务操作规范将文档整理成元宝样式并填写流程单。

　　3.档案批量扫描：接受上一流程整理好的资料，按文件整理顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。

　　4.影像处理：对以上环节没有纠正的一些黑边/歪斜/顺序错误现象在系统中做人工处理或调整，保证文件顺序正确以及影像品质。记录不清楚的文件待补扫。

　　5.建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。

　　6.图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。

　　7.数据校对：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。

　　8.光盘刻录/数据备份：将加工完成的电子数据资料（数据库/电子影像）刻录到光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份。

　　9.文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。

　　10.成品验收/还卷：质检通过的光盘及原件，移交用户。

　　扫描结束后，得到的数据光盘上就已经包含有单盘检索调阅软件，您可以方便地在任何一台微机上检索光盘内容；如果用户有网络调阅需求，我们可以为您提供基于IE浏览器的文

　　档检索调阅系统，当然系统已经为您考虑到了权限设定、密级控制等各种安全措施；

　　如果用户有自己的OA系统、电子政务系统、或档案管理系统，本扫描生成的光盘数据，具有很强的开放性，我们仍然能够将加工数据方便地与您的系统实现无缝连接。

　　纸质档案数字化处理的基本程序与方法

　　任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。

　　下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。

　　创建档案管理分类架构

　　检察院的综合档案管理，分类架构一般为：

　　文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。

　　各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。

　　取卷

　　从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：

　　准确记录所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

　　档案定义

　　档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

　　关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。

　　拆卷

　　拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。

　　拆卷的注意事项：

　　保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。

　　保持案卷的清洁。

　　拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。

　　取掉案卷中的金属物。

　　将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。

　　为了方便扫描及时与扫描人员沟通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

　　如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。

　　录入卷内文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。

　　如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。

　　扫描

　　对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。

　　3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。

　　如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

　　扫描时的注意事项如下：

　　根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。

　　对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。

　　根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。

　　将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。