档案整理扫描加工

　　档案整理扫描加工是指将一份文档的纸质版本数字化并按照一定的规则进行整理、归档和备份的过程。这一过程主要包括以下步骤：

　　1.文档准备：将需要扫描的文档按照一定的分类规则进行整理，例如按照时间、部门、项目等分类。

　　2.扫描：将整理好的文档通过扫描仪进行数字化。扫描时要注意保证图像质量，以便后续处理。

　　3.图像处理：对扫描后得到的图像进行清晰化、裁剪、压缩等处理，以减小文件大小，提高存储和传输效率。

　　4.文档归档：将处理好的文档按照事先制定的文件夹和标签进行归档和备份。可以采用云存储、外部硬盘等方式进行备份。

　　5.数据库管理：通过数据库管理软件对归档的文档进行索引和分类，以便用户可以方便地查找和检索文档。

　　档案整理扫描加工可以让企业或个人的档案资料变得更加规范、清晰和易于管理。同时也可以保证档案资料的安全性和持久性。

　　档案数字化具体流程：从档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等过程实现全生命周期的自动化管理。

　　1、档案收集：按照档案形成的规律，把各企业单位分散的材料进行接收、征集、集中起来。

　　2、档案整理：根据不同需求，对收集起来的档案分类组成有序体系，规范化处理。

　　3、扫描录入：将有价值的档案进行分类扫描录入系统归档，采用中博奥档案管理系统，分类保管档案。

　　4、归档入库：根据国家档案分类要求标准，建立标准档案分类，进行归档。

　　5、档案利用：通过中博奥档案管理系统的借阅手续，是档案资料直接可以为各企业单位提供档案利用服务工作。

　　6、档案统计：运用中博奥统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势情况，可以了解和掌握档案工作总体情况。

　　7、档案鉴定：利用系统甄别档案文件的现实价值和历史价值以及年限，进行存毁的判断条件。

　　8、档案销毁：根据不同年限档案、不具有保存价值的档案，在系统上导出目录，将相对应的档案消除或销毁。

　　利用中博奥档案管理系统，一款专业的档案管理软件，中博奥功能涵盖档案收集、档案著录、档案查询、档案借阅、档案利用、档案统计、档案鉴定、档案销毁的全生命周期管理，适用于科技档案管理、人力资源信息管理、证照管理、客户资料管理、文件资料管理等等，同时还适用于自动化办公应用。基本上一个软件就能够满足一个企业当中，不同人员的办公需求。

　　档案扫描

　　档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

　　档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

　　档案扫描流程

　　相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：

　　文档扫描

　　批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。

　　图像处理

　　对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。

　　提取有效信息

　　对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。

　　管理和利用

　　通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

　　档案扫描员工作怎么样?

　　档案扫描员工作还不错。档案扫描员的具体工作主要是档案扫描整理工作。工作流程一般包括档案拆分、数据录入、档案扫描、图像处理、质量审查、质量审核、档案装订等流水化作业。

　　档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

　　档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

　　档案数字化加工人员是干嘛的?

　　档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等，是档案数字化的专业人员。

　　主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。

　　档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件。

　　档案数字化加工具体过程

　　前期档案整理档案借出

　　从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。

　　目录数据准备

　　按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统着录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。

　　拆除装订

　　在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　页面修整

　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

　　档案扫描

　　扫描方式

　　（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。

　　（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　扫描色彩模式

　　（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　　（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。

　　扫描分辨率

　　（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　图像处理

　　图像数据质量检查

　　（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　纠偏、去污、图像拼接、裁边处理

　　（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　图像存储

　　存储格式

　　（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。

　　（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。

　　图像文件命名

　　（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。

　　（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。

　　数据挂接

　　将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。