人事档案库房建设标准

　　人事档案库房建设标准

　　人事档案库房建设标准一般包括以下内容：

　　1.建筑设计：人事档案库房应符合建筑规范和安全要求，在建筑材料、结构设计等方面要考虑防火、防水、防盗、防潮等因素。

　　2.空调系统：为保持档案的质量和保存期限，人事档案库房应配置完善的空调系统，控制温度和湿度，保持室内空气新鲜。

　　3.照明系统：人事档案库房应配备充足的照明设施，确保工作场所明亮清晰。

　　4.通风系统：为保证室内空气质量，人事档案库房应设置通风设施，并进行定期检查和维护。

　　5.消防系统：为预防火灾，人事档案库房应配置消防设施，包括灭火器、喷淋系统、烟感探测器等。

　　6.安全控制系统：人事档案库房应设置门禁系统、摄像监控设备等安全控制设施，保障档案的安全性。

　　7.档案柜、架的设置：人事档案库房应选择符合要求的档案柜、架等存储设备，保证档案的安全性和易于管理。

　　8.环境保护：人事档案库房应遵循环保原则，采用环保材料和设施，保障员工和档案的健康环境。

　　9.操作规程：为保证档案管理工作的顺利进行，人事档案库房应制定相应的操作规程和管理制度，让工作更加科学化和规范化。

　　企业新建档案室,应如何来做?

　　一、对档案文件资料进行分类

　　比如管理制度、图纸、标准、人事档案等。也可根据需要在大类下设置小类，比如图纸大类下设置电器图纸、机械图纸、建筑图纸等。

　　企业迟早要进行ISO9000的体系认证，其中就有文件管理的内容，因此，在认证之前，在对各类档案文件资料编号时，都最好按照体系相关要求进行，以免认证时重新编号的麻烦。

　　二、建立检索系统

　　文件预期较多的话，最好是制作与档案文件资料对应的检索卡，以便查阅。至少也要建立检索目录，这样可以提高查阅的效率。

　　三、设置存放地点及相关硬件设施

　　选择独立的房间作为资料室，在设置必要的卷柜及书架等，其上固定同文件大类对应的标牌。

　　四、电脑化

　　这包括两个方面，一是检索系统的电脑化，一是档案文件资料的电脑化。

　　这样做的目的也有两个，一是提高文件的查阅效率，提高资料的利用率，二是为将来企业的OA建设打下基础。

　　五、防火防潮设施

　　这个不用多说，相信谁都明白意义在哪。

　　六、制度建设

　　制度主要包括几类：

　　1、档案文件资料的归档制度。

　　比如合同每年装订归档，技术文件如图纸等在项目结束就要归档，而且资料室签字确认归档后，管理部门才可视为项目结束。

　　2、资料借阅制度

　　这不仅是指借阅的手续，更重要的是资料的保密级别，比如生产线的员工就不应该有查阅销售合同的权限。

　　3、文件销毁的相关规定，比如一些管理文件在失效后，就要及时销毁，否则占用地方。而且要规定，文件的销毁决定权归口单位，还要规定销毁方式，不能随手就扔到垃圾箱里，因为那可能会造成泄密。

　　七、专职人员

　　档案文件资料的管理，是信息管理的重要部分，贵既然能在建立之初就想到这个问题，我相信，贵司的相关领导是很有远见的。既然如此，对于这项工作的重视就要考虑到专人的问题。

　　要求具备的条件至少有以下几个：

　　1、具有一定的档案管理经验。

　　2、熟悉电脑操作。至少比较熟悉WORD、EXCEL，最好对局域网也有一定了解。

　　3、具有严守企业机密的职业道德。当然，上岗之前签订保密合同是必须的。

　　档案库房检查包括哪些方面？

　　根据《机关档案工作业务建设规范》第五章第一节规定，档案库房的“八防”要求是：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。根据这些要求，档案库房保管应具有如下的控制措施：

　　1、档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。

　　2、档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案知张的破坏。

　　3、湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。

　　4、档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。

　　档案库房类型：

　　1、普通档案室

　　普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室，它主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案在全国数量最多、设置最为普遍。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类。

　　2、科技档案室

　　科技档案室是指保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。科技档案室主要是为本单位生产和科研服务，同时，在确保国家机密技术信息安全的前提下，也应即时组织科技档案情报的交流，对外实行有偿服务，为技术转让提供档案资料。

　　3、音像档案室

　　专门管理影片、录音带、录像带、唱片、照片等特殊载体的档案室。在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片、广播电台等部门，一般都设有管理某些或某一种类音像档案的档案室。

　　4、人事档案室

　　机关人事部门设立的专门管理职工的履历自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。由于人事档案自身的特殊性，一般与其他各类档案分开管理。

　　5、综合档案室

　　指企业事业单位建立的综合性档案保管机构，统管本单位形成的各种类型的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势，它有利于加强本单位档案工作的统一管理，便于综合开发和利用档案信息资源，也符合机构精简原则。

　　6、联合档案室

　　同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。

　　人事档案存放的单位是哪里

　　人事档案存放的单位是哪里

　　在很多时候,我们从大学毕业就会有一份人事档案跟着我们,记录我们的所有信息。人事档案就像我们的影子一样非常重要。以下是我为大家整理的人事档案存放的单位是哪里，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　档案室需要哪些制度

　　档案室制度有：

　　1、室（库）内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时，要经领导批准，并由本室（库）管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室（库）随时关灯、锁门，

　　2、进档案室（库）内查阅资料，查阅者不得大声喧哗。要爱护档案，不得撕页、涂改，沾口水翻页，一旦发现由查阅者负全部责任。

　　3、未经批准，任何人不准将档案带出档案室（库），更不准私自摘抄、外传，严格遵守保密制度。

　　4、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出记录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。

　　5、查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　6、员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　7、非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　8、员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　9、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者，按档案法规严肃处理。

　　10、重点建设项目和重点工程，在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

　　12、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放档案，但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

　　13、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件，办理登记手续后，方可查阅。

　　14、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

　　15、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

　　16、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。