文书档案数字化扫描标准

　　文书档案数字化扫描标准

　　1.扫描设备

　　使用高品质的扫描设备，以确保文档数字化的质量和准确性。建议使用分辨率达到300 dpi或更高的扫描仪。同时，还需要考虑扫描设备的耐用性、速度和功率等因素。

　　2.文件格式

　　选择适合扫描文档类型的文件格式，如PDF、TIFF、JPEG等。建议选用PDF格式，因为它具有可读性强、大小可控、易于搜索和保护性好等优点。对于需要编辑的文档，可以选择将其转换为Word或Excel等格式。

　　3.扫描设置

　　在扫描之前，需要根据文档类型进行扫描设置。例如，在扫描纸质文档时，需要调整亮度、对比度和色彩平衡等参数，以便获得清晰的图像。此外，还需要选择适当的扫描模式，如黑白、灰度或彩色。

　　4.文档命名规则

　　为方便管理和查找，需要制定统一的文档命名规则。建议采用简单明了的方式，如按照文档类型、日期或编号命名等。同时，还需要确保文档名称与其内容相符，以避免混淆。

　　5.归档存储

　　完成扫描后，需要将文档按照规定的目录结构进行归档存储。建议使用安全可靠的数字化存储设备，如硬盘、云存储等。同时，还需要制定备份策略，以防数据丢失。

　　6.数据安全

　　为保护文档的机密性和完整性，需要采取相应的安全措施。例如，加密存储、设置权限、备份数据、监控访问等。此外，还需要考虑文档的销毁方式，如何处理过期或不必要的文档，以避免泄露风险。

　　档案数字化的标准是什么

　　档案数字化的标准涵盖档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期的自动化管理。可根据下面进行处理

　　1、档案收集：按照档案形成的规律，把各企业单位分散的材料进行接收、征集、集中起来。

　　2、档案整理：根据不同需求，对收集起来的档案分类组成有序体系，规范化处理。

　　3、扫描录入：将有价值的档案进行分类扫描录入系统归档，采用中博奥档案管理系统，分类保管档案。

　　4、归档入库：根据国家档案分类要求标准，建立标准档案分类，进行归档。

　　5、档案利用：通过中博奥档案管理系统的借阅手续，是档案资料直接可以为各企业单位提供档案利用服务工作。

　　6、档案统计：运用中博奥统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势情况，可以了解和掌握档案工作总体情况。

　　7、档案鉴定：利用系统甄别档案文件的现实价值和历史价值以及年限，进行存毁的判断条件。

　　8、档案销毁：根据不同年限档案、不具有保存价值的档案，在系统上导出目录，将相对应的档案消除或销毁。

　　中博奥档案管理系统可以实现档案全生命周期管理，如果您想了解更多，可以持续关注我们。

　　纸质档案数字化有哪些基本要求

　　纸质档案数字化有哪些基本要求

　　纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。以下我为大家整理了纸质档案数字化有哪些基本要求的详细内容，希望对大家有所帮助！

　　纸质档案数字化基本要求

　　1、基本原则

　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

　　2、数字化对像的确定原则

　　应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

　　1）符合国家法律法规的原则

　　纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

　　2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的'档案可列入数字化加工的范围。

　　3、基本环节

　　纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

　　档案扫描

　　1、扫描方式

　　1）根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　2、扫描色彩模式

　　1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

　　3、扫描分辨率

　　1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。

　　最符合数字档案室建设要求的国家标准

　　亲亲您好最为符合数字档案建设要求的国家标准或行业标准是(档案整理和服务)档案数字化要求案卷整理卷中文件排序应遵循文件顺序形成规则,并按上级要求进行整理,保持文件间的有机联系,便于保管和使用。

　　1、封皮要打印整齐,并且要包含所有的信息。

　　2、编卷目录要详细、规范,题名要完整、准确,与索引项相对应。

　　3、装订物影响扫描工作的文件,必须拆卸装订物。拆卸装订物时,请注意不要损坏文件,不要切断文件。

　　4、损坏严重、无法直接进行扫描的档案,应先修复原貌。

　　5、页码必须根据纸质材料每页上的要求进行编制,连续、不可恢复、缺失,页码的位置相对固定。同时,电子图像需要反映页码。

　　6、归档文件幅面以A4规格为准。

　　档案数字化应遵循哪些基本原则

　　1、基本原则：

　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

　　2、数字化对象的确定原则：

　　应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

　　3、符合国家法律法规的原则：

　　纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

　　4、价值性原则：

　　属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

　　5、安全保密管理原则：

　　确保档案原件和数字化档案信息的安全。

　　6、完整性原则：

　　纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

　　扩展资料：

　　档案整理的步骤：

　　1、目录数据准备：

　　按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订：

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　3、区分扫描件和非扫描件：

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整：

　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记：

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　6、装订：

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　参考资料来源：安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范