规范档案管理提高档案利用

　　规范档案管理就是为混乱无序的档案建立一套完整的档案整理和管理的机制，能够将档案变的有序、合理，给档案内部之间建立合适的联系，以便保障档案的完整性，为档案管理提供一些便利，提高档案的利用率。

　　怎么样将档案进行有效的管理？

　　规范档案管理首先需要将档案进行整理，整理成方便高效管理的样式，如数字化加工等。下面是整理数字化档案的步骤：

　　1、将档案搜集到一起，挑选出有保存价值的档案。在规范档案管理开始时，便要将档案进行有效的区分，为了能够在后期可以合理的管理这些档案，需要将无用的档案去除掉，以免增加档案管理的负担。将有用的档案资料聚集到一起。

　　2、给档案分类。按照客户的需求或者按照档案整理分类的一般原则如时间、地点、级别、敏感性等进行分类。这涉及到档案整理的基础知识，需要档案整理人员了解所整理的档案的类型。给档案进行分类，也是后期为高效运用档案提供便利。

　　3、给档案编码排序。依据档案内部的联系，给档案编写页码和目录，编码就是给档案内部的一个排序，编写目录就是建立一个大的检索框架。给其建立一个有效的检索渠道，保障档案后期能够快速的检索到所需要的内容。

　　4、扫描整理档案。将所有整理好的档案进行扫描，扫描前，要选择合适的设备，避免在扫描时对档案原件造成损坏。扫描后的数据需要储存在合适的设备里，保障档案数据的安全。

　　同时，在工作时档案整理数字化加工人员必须要遵守档案扫描加工的规范，不可携带任何与工作无关的设备进入档案扫描加工场所。

　　5、核对档案数据。为了保障档案的数据扫描的完整性，应该将档案扫描后的数据进行核查，对于缺扫、漏扫的要及时的进行修复和整理。对于图像、图表扫描的有畸变的可以利用里的图像处理技术进行修复处理。要确保档案扫描的质量，为客户提供更加优质的服务。

　　6、系统对接。将扫描完成后的档案数据对接到档案管理系统之上，保障档案扫描的数据能够通过电子管理系统实现档案的高效检索和利用。对接系统之后，可以为客户演示系统的使用方式，方便后期客户能够快速地实现对档案的检索和利用。

　　7、档案的装订和入库。依据客户要求，将档案扫描后的数据进行备份，对档案原件进行整理，在客户核查验收档案扫描数据没有问题之后，可以将档案移交给相关负责人。

　　总之，规范档案管理最重要的就是将档案进行有效的整理。有序化、合理化的管理可以更加高效的检索到档案的信息，为档案管理人员提供便利，提升档案的利用率。

　　规范档案管理提高档案的利用价值有什么建议？

　　规范档案管理除了将档案进行有效的数字化加工之外，还可以采取其他的一些措施。

　　1、建立档案管理机制。档案管理在历史上延续了很久，但是档案管理的制度规范还有待健全，在数字化发展的今天，档案管理的形式发生了一些变化，需要加快完善有关档案管理的制度规范，为档案管理提供一些制度上的支持。

　　2、优化档案管理人员结构。对于档案管理，在过去可能会有一些人员的冗余，加之档案管理的制度不够完善和健全，管理的组织结构内部权责不够分明，这给有效的管理档案增加了很多的困难。规范档案管理可以逐步的优化管理结构。

　　3、更新档案管理的设备。档案管理如何规范且高效的运行，更新档案管理的使用的设备也是一个提升管理的效率的方式。采用一些更加先进的设备，运行速度会提升，档案管理系统查询使用起来的速度也会相应的提升。

　　4、加强对档案管理者的培训。在不断优化人员的过程中，还需要不断的加强对工作人员的培训，让他们了解更多有关档案的知识，学会更多档案管理的方式。档案管理人员知识能力的不断提升也是提高有效管理档案的一种方式。

　　总之，规范档案管理的方式有很多，为了提升档案的利用，可以从多个角度进行延伸拓展。不断地优化升级档案管理的内部结构，是一个从自身内部改变的方式。