档案利用的用少性是档案利用的被动性决定的——新《档案法》与《档案馆利用五定律》之八

　　编者荐语：

　　又是少用，又是被动，这理论是不是太那个了......是的，有些理论有道理就有道理在其内在规律性不讨喜、不从众，不随大流。承认这种道理，不仅需要理智，还需要些雅量。

　　档案利用的用少性是档案利用的被动性决定的

　　——新《档案法》与《档案馆利用五定律》之八

　　所谓档案利用的被动性，指的是利用者利用档案大都是被动的，而不是主动的。大都是受某些因素的影响而被动利用档案，或者由于其他途径解决不了问题，而不得不被动的利用档案，或者只有利用档案这一种唯一的方式解决问题，而无奈地不得不被动的利用档案。

　　档案利用的被动性决定了利用档案的不会多，也就决定了档案利用的用少性。档案利用的被动性也决定了档案利用工作的被动性。这正是不少学者指出的：“一般说来，档案利用工作只能根据利用者的需要来进行，有一定被动性。”

　　[1]当然，也有不少学者在呼吁档案馆的档案利用工作要变被动为主动，直到今天仍有不少学者还在呼吁要主动提供档案利用。然而，几十年过去了依然如故，呼吁并没有起多大作用，也没有改变档案被动利用的现实，这足以说明档案利用的被动性是档案利用固有的特性，无论档案馆人如何主动服务都不会增加对档案的利用，也不会提高档案利用者利用档案的主动性。

　　档案利用的被动性是受政策、利益、利用者因素等的影响，而民生档案的利用则是受政策、利益与利用者因素等多重作用促成的，其实质既没有改变档案利用的被动性，也没有增加档案的利用率，更没有改变档案的用少性。

　　1档案利用受政策的影响

　　国家及各地的政策深深地影响着档案的利用，“一定时期国家的政策对利用者的档案需求产生着巨大的影响，决定了档案需求的一般特点及其发展的总趋势。”

　　[2]也就是说档案利用者利用档案大都是被动地由国家及各地的政策所左右。纵观近40年来档案馆全面开展档案利用的历史，无不是如此。20世纪70年代末到80年代初，全国大规模地开展拨乱反正、平反冤假错案而形成的利用档案高潮，就是落实国家出台相关政策的结果。

　　而20世纪80年代中、后期，在全国范围内开展的编史修志工作促成的档案馆馆藏档案大量利用的又一高潮，同样也是落实国家及各地的政策的结果。至于近些年大力开展的民生档案利用工作，则更是国家及各地的政策影响的结果，作为广大普通公民来说，只能是被动接受这些政策的影响而被动地去利用档案。

　　对于政策对档案的利用影响，有不少分析档案利用统计的文献都提到了这一点。如：闫俊丽、何惠光认为：“利用率上升与国家和地方政策的出台及中心工作有关。”

　　[3]韩李敏,吴新宇认为：“各项政策与党和政府中心工作的变化，对档案利用产生直接影响。”

　　[4]而对民生档案的利用以及对公民个人利用档案的影响更深。如：张连星认为：“国家政策的出台是引发公民个人利用档案行为的关键因素”。

　　[5]这里需要说明的一点，这里说的档案利用受政策的影响，并不包括档案利用政策。档案部门出台的一些意在促进档案利用的政策，并不能增加档案利用者的需求，也不能提高档案的利用率，也就是说档案利用政策对档案利用需求的扩大与提高的影响很小。早在1996年就有学者提出：“社会和档案部门本身加强档案宣传工作，就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动；若改变档案的利用政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移，如使某些不能利用的档案变为可以利用”。

　　[6]然而，20多过去了，虽然，档案宣传工作已经成为常态，而且宣传规模越来越大，也出台了开放档案政策、发布了档案法规规定经济、科学、技术等类档案可以随时开放，还出台了取消档案利用收费的政策，可以说档案利用的政策和环境已经相当的好了。但是，档案利用者的需求并没有诱导出来具有巨大的潜力，档案利用的巨大潜力也没有发挥出来。相反，档案的利用几乎一直还在低谷中徘徊。

　　2档案利用受利益的影响

　　大多数档案利用者都是受到利益的影响而到档案馆利用档案的。也就是说档案馆的档案利用是是有条件的，这个条件就的利益，影响档案馆利用档案的利益可以分为两方面。一方面就是国家、社会组织或个人的权益受到侵害损失或将要受到侵害损失，这时档案利用者不得不被动地去利用档案来争取挽回或避免自己的权益受到侵害损失或将要受到侵害损失。这是由于要挽回或避免自己的权益受到侵害损失或将要受到侵害损失，就需要有证据，而如果权益人没有其他证据的情况下，到档案馆利用档案的凭证价值来为自己提供证据，就成为最好的选择。“档案馆馆藏的大量有凭证作用的档案，只有在国家、社会组织或个人的权益受到影响、侵害损失、或发生权益纠纷时，有关社会组织或个人才会对它们产生利用需求”，“国家、社会组织、个人的权益受到了影响、侵害、损失、或发生了权益纠纷，虽然可以凭借档案馆保存的档案使问题得到解决或处理，但所造成的不良影响一般难以完全消除，损失一般难以完全挽回，因而任何社会组织和个人都不希望此类问题发生”。

　　[7]所以，对于档案来说，不是被利用得越多越好，而是越少越好。由于现在社会安定，虽然，档案馆保存大量的档案，但是，被利用的却不多，这正是社会安定的表现。如果人们都为维护自己被侵害的利益而大量地来到档案馆利用档案为其解决问题而提供证据的话，那是可悲的而不是可喜的。因而，对档案利用的少，才是正常的现象，而利用的多反而是不正常的。像20世纪80年代初拨乱反正平反冤假错案中而出现的档案利用高潮，实际是特定条件下的特殊现象，是非正常现象。实质是为治理“文革”后遗症而出现的档案利用高潮。现在恐怕没人希望再来一次“文革”，而后再进行一次拨乱反正平反冤假错案而出现档案利用高潮吧！

　　影响档案馆利用档案的利益另一方面是为获得利益而到档案馆利用档案。尤其是近些年民生档案利用的大部分都是为获得利益而到档案馆利用档案的。也许会有人说近些年民生档案的大量利用，说明档案不是利用的越少越好，而是档案的利用的越多越好，利用的越多说明档案馆主动服务了民生，为广大人民群众获得利益服务，说明档案体现了其价值。也许还有人会说，利用民生档案都主动来利用的，说明都是这些年档案部门抓民生档案工作抓出了成效。其实这都是表面现象，民生档案的相对大量地被利用，仍然是特定条件下的特殊现象，也是非正常现象。实质是我国在深化改革中不断出台调整利益分配政策的结果，这些政策的出台大都是为了解决一些历史遗留问题或者是在改革过程中逐步积攒的一些问题。说是利用民生档案获得利益，其实档案利用者是国家或地方出台政策的受益者，而不是档案馆档案的受益者。这些政策的受益者如果拿不出有关的证明材料，就将要受到利益损失，这时利用者才会不得不被动地到档案馆来利用相关档案以获得得到相关利益的证据以避免相关的利益受到损失。显然，避免相关的利益受到损失才是利用民生档案的唯一目的，这实质上与上述第一方面的影响是一样的。

　　近些年来民生档案利用率高，实际只是相对高，是相对于文书档案的利用来说的。这些档案的利用对于此类档案来说利用的仍然是少数。因为这些档案涉及的当事人不可能人人都发生问题，出现问题的毕竟是少数，而且以历史遗留问题居多。

　　3档案利用受利用者因素的影响

　　档案利用还受利用者因素的影响，一般情况下大都是利用者手头上或者就近没有或者找不到所要用的材料时，才会被动地不得不到档案馆查找相关的档案材料，这也符合效益原则，没有人会有事没事地浪费时间舍近求远地大老远跑到档案馆去查档案。下面就以档案馆利用常见的几项查档目的做一些简要的分析。

　　3.1编史修志。虽然，有“档案是方志之骨”之说，但是，档案馆保存的档案并非是编史修志的唯一材料。档案馆接待的大多数编史修志者都是各个单位的撰写人员，他们在接受了编写任务后，首先，是看看自己手头上有什么材料。然后，再在本单位内收集查找相关材料，比如本单位发的文件、工作简报、会议材料汇编等，本单位曾经编写的志书、年度文件汇编、专题文件汇编、工作简报汇编、历年年鉴、基础数字汇编、大事记、组织沿革等等。最后，没有这些材料或者这些材料中没有涉及到的内容，才会到档案馆去查阅本单位以往的档案。从中可以看出编史修志实际到档案馆查阅的档案是很少一部分。

　　3.2工作查考。工作查考与编史修志很相仿，如果查考者平时注重收集和存在有关材料，加上单位档案工作做得好，比如各种档案编研材料编写的种类多，那么，他们也会很少因工作查考需要到档案馆利用档案。对于工作查考还有个现象就是利用率不断下降，这是一个不争的事实。如有人统计：“2008年利用档案进行工作查考和编史修志的还占全年利用数量的71%，到2012年已经下降到35%。”

　　[8]工作查考利用档案的下降的原因是由于近些年复印机的大量使用、计算机的大量使用以及办公自动化、局域网、政务网的普及，使工作查考者保存信息材料更加方便，查找相关信息也更加方便，查找途径也多种多样。到档案馆查找利用档案的几率也就越来越少。

　　3.3学术研究。学术研究利用是学者们一直期盼的档案利用大户，但是，学术研究档案利用几十年来却是档案利用中最少的一部分，尤其的在市县一级档案馆，学术研究档案利用几乎是凤毛麟角。一般学术研究者首先选择是自己身边所积攒的材料，然后是图书馆、书店等，最后实在找不到了，才有可能到档案馆去。实际上因学术研究而到档案馆利用档案的大部分是历史研究者，其他学科的学术研究者是很少选择到档案馆利用档案做学术研究的。而历史研究者在整个学术研究队伍中所占比例是很小的。即便是历史研究者，同样也是先选择是自己身边所积攒的材料，然后是图书馆等，最后才是档案馆。因而，学术研究利用档案的几率也不多。

　　3.4民生档案利用。来档案馆查阅民生档案的必须具备两个必要条件：一是发生了政策调整；二是利用者所在单位或本人无法提供有关证明材料。只有这两者必备了才会被动地到档案馆来利用有关档案。而后者是影响公民个人到档案馆利用档案的最主要因素。例如，利用知青档案是因为利用者自己没有保存好《知识青年上山下乡证》或其他相关证明材料缺失，才被动到档案馆来利用档案的。利用婚姻档案中大部分都是利用者结婚证遗失的，有少部分是结婚证登记内容有瑕疵，后者属于以往登记不规范的历史遗留问题，不管是前者还是后者，都是被动到档案馆来利用的。事实上，利用民生档案的大都是利用者自己保存证件及相关材料不好而不得不到档案馆利用档案的，也有一部分是由于种种原因造成个人档案记载不清或者丢失等。但是，事实上，不管是前者还是后者在生活中都是少数，实际到档案馆利用民生档案的依然是少数。

　　参考文献：

　　[1]陈武英，王立维主编.档案管理学简明教程（第3版）[M].杭州：浙江大学出版社，2012：147.

　　[2]陈永生，田炳珍.档案信息资源开发利用及其效益研究[M].广州：广东人民出版社，1999：159.

　　[3]闫俊丽，何惠光.漯河市档案馆近10年档案利用情况调查[J].档案管理，2014（05）:54-55.

　　[4]韩李敏，吴新宇.新时期档案馆利用回顾与展望——浙江省档案馆15年（1980～1994）档案利用分析报告[J].档案学研究，1996（S1）:48-49.

　　[5]张连星.从2004年利用情况看当前档案利用工作的特点与趋势[J].北京档案，2005（05）：26-28.

　　[6]刘国能，王湘中，孙钢著.档案利用学[M].北京：中国档案出版社，1996：62.

　　[7]林清澄.“提高档案利用率”悖论[J].档案，2001（2）：9-11.

　　[8]孙建军.宁夏档案馆利用未开放档案事项办理情况调研[J].中国档案，2013（04）:60-61.

　　（节选《档案馆利用五定律》第四章第一节）

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　　《档案馆利用五定律》提出了“档案利用五定律”的观点，即用少律：档案利用的越少越好，它限制了对档案的利用；时效律：档案利用具有时效的特点，它限制了档案利用的时间范围；地域律：档案利用具有一定的地域性，它限制了档案利用的空间范围；专指律：档案利用具有专指的特点，它限制了档案利用的人群范围；一次律：档案利用具有一次性的特点，它限制了档案利用的次数。并通过对档案馆的档案利用情况统计分析、理论研究归纳与案例说明进行阐述论证。希望读完《档案馆利用五定律》一书后，能够对其观点有全面的了解。