执行卷宗电子档案

　　执行卷宗电子档案是为保障法院档案工作科学化、制度化、现代化，不断提升档案工作管理工作水平和服务中心大局的能力，人民法院紧紧围绕全院审判执行工作，结合档案工作实际，坚持提效率、要成效，大力推动档案工作现代化建设，以信息化助力档案管理工作提质增效。

　　强化组织领导。该院将档案室日常管理工作列入重要议事日程，为档案工作的开展提供了良好的组织保障。同时，注重完善各项软硬件设施，为智慧法院建设打下坚实基础。

　　加强制度建设。该院结合自身工作实际，将档案管理工作定人定岗，完善了详细的工作职责和制度，制定了具体的工作规范，将档案工作的立卷归档、安全保管、调阅、统计等各项内容进行细化，做到档案管理工作有章可循，确保全部档案资料保存完好。综合办公室制定归档日程安排，每月统计各部门的归档情况，并及时督促各业务部门按照规定移交案件归档。

　　实现信息化管理。该院以加强智慧法院建设为契机，对案卷全部实现电子化管理，启用电子档案查阅系统，实现阅卷无纸化，使档案管护智能化、实质化水平得到不断提升，实现了传统档案管理模式向信息技术主导模式的转变。

　　运用信息化办案系统，各类诉讼材料均以电子数据呈现，逐步实现案件办理流程与卷宗同步生成，在确保数据完整准确的情况下生成电子档案，减少归档的步骤和环节，提高案件归档效率。

　　提升管理水平。组织档案工作人员进行档案管理方面的专业知识和技能培训，认真学习办公软件系统操作，规范诉讼档案的归档工作，不断提升档案管理水平。当事人可以通过信息化渠道，自行调阅案卷卷宗，实现归档审判执行卷宗全部线上调阅，提高了阅览服务的质量和效率。

　　下一步，人民法院将坚持把档案工作置于法院工作大局思考谋划，切实提高思想认识，细化工作举措，努力做到场所更加规范、制度更加完善、利用更加方便，加大对当事人及代理人的信息化普及，不断满足审判执行要求、人民群众需求，全面推动法院档案工作再上新台阶。

　　以上就是执行卷宗电子的详细内容

　　法院电子卷宗制作过程

　　1.2制作卷宗

　　点击卷宗制作→案件卷宗制作，打开卷宗制作界面，查询到相应案件。

　　1.2.1启动卷宗制作工具

　　选择具体案件，点击上方“制作”按钮，弹出卷宗制作工具窗口。

　　1.2.2卷宗目录制作

　　打开具体案件的卷宗制作界面，点击“添加”按钮添加卷，在弹出的框中选择卷类别，选择好类别后，卷名称会自动生成（名称可自行再做修改），卷名称需和纸制卷宗名称必须一致.

　　1.2.3卷宗文件添加

　　选中已添加的卷宗目录，点击添加并选择“添加文件”，在弹出的框中选择类别，选择类别后，文件名称自动生成，可根据实际卷宗材料更改名称。

　　1.2.4上传文件

　　点击“上传PDF”按钮，系统弹出提示，选择上传的模式：选“是”，则只上传未上传的文件；选“否”则上传所有卷宗文件。

　　卷宗档案电子化管理办法

　　电子档案的全流程管理

　　(1)电子文件的整理与归档

　　电子文件的整理和存档是形成电子档案的前提，《办法》首先明确了电子文件的归档要求，例如：形成、办理等管理过程合法；办公自动化系统、业务系统应当具备合格的电子文件归档功能；以及电子文件及其元数据一并归档，且归档范围和保管期限应当符合有关标准规范。

　　(2)电子档案的移交与接收

　　关于电子档案的移交与接收程序，《办法》分别规定了移交接收的期限、方式、程序要求：

　　移交接收期限

　　•满足期限要求的，档案馆不得拒绝接收

　　•经同级主管部门同意，专业性较强或者需要保密的电子档案可以延长移交期限

　　•不涉及政府信息公开事项的未到移交期限的电子档案可由档案馆提供保管服务

　　移交接收方式

　　•在符合安全管理要求的网络和信息系统进行

　　•不具备在线条件的，应配备符合安全管理要求的存储载体

　　移交接收程序

　　•双方对电子档案经真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交接收

　　•移交方对电子档案只保留电子印章的印章图形，不保留数字签名信息

　　•加密文件解密移交，压缩文件解压缩移交

　　关于电子档案的移交接收期限长短，《办法》未做具体规定，对此档案局曾发布《电子档案移交与接收办法》，其中第6条规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。”因此，企业一般应当在5年内向档案馆移交电子档案。

　　(4)电子档案的利用和开放

　　《办法》对电子档案的利用和开放进行了概要性的规定。机关、团体、企业事业单位和其他组织以及档案馆应当建立电子档案利用制度，并根据不同服务对象和不同利用范围，建立基于网络的电子档案利用服务平台。档案馆还应当通过网站或者其他方式定期公布开放电子档案的目录。档案主管部门应当推动电子档案共享工作，实现电子档案跨区域、跨层级、跨部门共享利用。

　　4.监督检查

　　《办法》最后专章设置了档案主管部门的监督检查制度，明确了具体的监督检查事项，以促进各项规定要求的实施。但是，《办法》并未规定相关法律责任。根据档案局的立法说明，可以理解《办法》的适用与既有的相关法律法规衔接，因此档案主管部门可能考虑适用《数据安全法》、《档案法》等相关法律法规中的法律责任规定。对于企业而言，虽然《办法》没有专门设置法律责任的规定，但不意味着违反《办法》的要求不会有被追责风险。

　　三、观察和建议

　　综上，《办法》对电子档案的归档到保管使用、转移、备份、利用开放、销毁的生命周期全流程进行了全面规定，对电子档案管理中涉及的两类主体（档案形成单位和档案馆）提出了具体的工作要求，并设置了档案主管部门及其职权范围。

　　不过，目前《办法》仍存在一些尚待解释和澄清的问题。首先，关于电子档案的概念界定，目前采用的是形式要素+实质要素的方式，即“计算机等电子形式”和“对国家和社会具有保存价值”。关于何为对国家和社会具有保存价值，有待进一步在实践中明确。其次，目前对电子档案的利用和开放共享规定得较为简略，尚需进一步明确利用和开放共享的工作程序。最后，《办法》仅有档案主管部门的监督检查制度，但并无对受规制的两类主体的法律责任的规定，对于组织或个人违反《办法》规定的行为，档案主管机构是否直接适用现有法律法规中的法律责任规定来解决，以及电子档案管理中是否存在法律责任适用的特殊情形，这些问题都有待立法或者监管机关的明确。

　　实践中，随着企业日常办公电子化、信息化和网络化的普及，各类企业组织随时都会面临电子档案管理的合规需求，建议各企业单位密切关注《办法》的立法动态和进程，以提前部署和安排合规整改工作。

　　(3)电子档案的保管与处置

　　执行局卷宗档案整理流程

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　编号

　　档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

　　以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。