从档案信息处理视角看档案整理实践的演变

　　随着现代科学技术的飞速发展和广泛应用，以及档案信息处理技术和方法的不断革新，人们对“档案信息”概念的认识不断深入，档案整理实践也经历着从实体控制为主到实体控制和智能控制并重，再到以智能控制为主的两大转折。本文正是从档案信息处理视角考察了档案整理实践的这一演变。

　　20世纪中叶，系统论、信息论、控制论开始在学术界盛行，成了“现代科学发展的重要标志之一”。受此影响，档案界也开始使用“档案信息”这一名词。《档案学词典》将“档案信息”解释为“档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息”。

　　何嘉荪教授在其主编的《档案管理理论与实践》一书中认为对档案信息应有更广义的理解，即“档案信息不仅仅指档案原件或存储于原件的信息，还包括源于档案的，可以反映档案基本特征的信息和向外输出的信息”。随着现代科学技术的飞速发展和广泛应用，以及档案信息处理技术和方法的不断革新，人们对“档案信息”概念的认识不断深入，档案整理实践也经历着从实体控制为主到实体控制和智能控制并重，再到以智能控制为主的两大转折，档案管理的现代化程度越来越高。具体主要体现为：

　　一、从实体控制为主到实体控制和智能控制并重的转折(20世纪80年代一90年代中期)

　　计算机的应用为信息社会拉开了序幕，我国档案工作部门于20世纪80年代初开始了将计算机技术运用到档案管理实践的最初尝试，并经历了“调查论证——初步试验——技术攻关——推广应用等阶段”

　　①，在档案信息处理方法和技术方面进行了全新探索，档案信息处理对象由档案实体转向了档案信息，档案整理实践实现了从实体控制为主到实体控制和智能控制并重的转折。这一时期，档案理论界开始从信息角度出发认识档案，认为档案是由档案信息和记录档案信息的载体两部分构成，档案信息作为传统档案二元结构中的一元，成为了理论研究的重.Ax,1-象之一。区别于传统线性描述的“八环节档案管理论”，何嘉荪教授创见性地提出了“档案管理系统”的理念，从功能论角度认为档案管理本质上是“对档案作为一种信息的输人、处理和输出这一传输过程的控制”

　　②，提出了对档案信息进行实体控制和智能控制并重的双重管理模式，从而提高整个系统的自由度，更好地满足用户利用档案信息的需求。其中实体控制是指“对储存于原始载体的档案信息进行系统化的行为或过程，建立起秩序井然的档案实体组织”

　　③。智能控制是指“超脱档案原始载体限制，揭示并组织档案信息的行为或过程”

　　④。在传统档案实践中，档案信息整理的主要对象是实体档案，强调实体控制，往往通过划分全宗、全宗内档案分类、组卷等方式，在对档案实体进行整序的同时又对档案信息(特别是隐含其中的历史联系)进行了整序，并以全宗目录、案卷目录、卷内文件目录等形式将这一整理结果固定下来。但我们发现这种以纸质档案为主要对象的手工整理方式对档案信息的处理是低效率的，难以解决档案实体单线排列与用户多角度利用档案信息需求之间的矛盾。

　　而计算机技术的出现为解决这种矛盾提供了可靠的技术支持，档案界开始思索如何有效地实现对档案信息的智能控制，从而建立起整个系统的自适应机制。当时主要的智能控制手段是编制档案目录或检索工具，使档案信息系统取得较大的自由度，增强其环境适应能力，从而满足多种利用的需求。其中能够反映档案实体排列顺序的档案目录(如全宗目录、案卷目录、卷内文件目录等，何嘉荪教授称其为典藏式检索工具)，在传统档案实践中就有出现。

　　随着计算机自动生成目录、计算机辅助立卷等的实现，档案机读目录大量形成，数据库技术特别是关系数据库系统的运用，不仅促进了档案信息整序的标准化，而且大大方便了用户对档案信息的查询和利用；而不反映档案实体排列顺序的档案检索工具的编制(如分类目录、主题目录和专题目录等，何嘉荪教授称其为非典藏式检索工具)在有了现代技术支持之后也变得更加快捷，成了智能控制的重要工具。这类检索工具通过人——机著录和标引，注重按照档案信息之间的逻辑联系对档案信息内容进行组织，从不同角度、深度和广度来满足用户情报检索的需求，从而形成完整、科学、系统的智能控制网。后来理论界有将这一“档案编目”专门归入档案管理学中的档案检索这一章节。有学者认为这种做法是消极的，其结果使“档案信息整理内容的扩展受到了明显的限制”

　　⑤。但撇开这一点我们无法否认智能控制在加速处理档案信息和提高检索效率等方面的巨大作用，档案部门的信息服务水平也因此得到了很大提高。

　　二、从实体控制和智能控制并重到以智能控制为主的转折(20世纪90年代中期以来)

　　计算机网络的形成和发展使计算机的应用和处理能力又攀新高。电子文件虽然在前一转折期就已经大量产生，但国际档案界对电子文件管理真正的专业研究还是始于20世纪90年代，认为“电子文件将成为今后人类的主要记忆工具”，档案信息整理的内涵日益丰富，档案信息处理的对象也因此转向了对电子信息的全面管理。以计算机技术为基础，网络技术、数据库技术、海量存储技术、多媒体技术等为依托的智能控制日渐成为档案整理实践的重心，档案管理的现代化程度越来越高。

　　这一时期，理论界对档案的认识又有了新的探索，主流观点是从档案学专业角度出发，认为“档案是运动到一定阶段的文件”

　　⑥，文件是由文件的内容、结构和背景信息三要素构成。其中天津师范大学的刘新安教授对档案信息的认识较具代表性，基于电子文件管理实践的研究，他提出了新的档案二元结构体系——“档案物质实体双重结构论”，认为“档案是由文件实体集合和档案历史联系的记录两种物质实体构成”

　　⑦，反映到实践领域就形成了以“文件实体集合”为对象的档案实体整理实践和以“档案历史联系记录”为对象的档案信息整理实践。笔者发现从这一角度对档案加以诠释在本质上与早期何嘉荪教授提出的文件群体运动观点有异曲同工之处，即都强调了要“维护文件之间的有机联系”。

　　“档案信息整理”正式从传统档案整理中独立出来，并日渐成为现代档案整理实践的重心。档案整理模式也正是在这种理论与实践背景下发生了转变，实现着由实体控制和智能控制并重到以智能控制为主的转折。不同于传统纸质文件，电子文件的载体不确定性(即信息与特定载体的可分离性)、结构双重性(电子文件更强调逻辑结构而非物理结构)、信息易变性及易逝性等特点使得强调实体控制已经没有太大意义，在计算机中我们将失去对原始载体的有序控制。

　　相反，保存好档案信息——主要体现为档案历史联系的记录(在文件构成三要素中主要体现为背景信息)在电子文件时代变得更为重要，智能控制将成为现代整理实践的重心。档案信息智能控制的手段和方式在这一时期又有了重大变革。

　　回顾八、九十年代，智能控制主要体现为偏重于情报信息检索的著录标引工作，多为“逻辑联系”的构建。但在电子文件时代我们除了有必要在理论和技术上进一步加强对档案信息逻辑联系的整理外，对“历史联系”的构建变得更为迫切，这对保证文件真实性、完整性和长期有效性将起到非常重要的作用。文件著录的内容、形式和技术也因此发生了革命性的变化，著录“从仅仅为编制检索工具而直观地描述档案信息自身，转变为对文件整个形成、运转、积累、组织、存储过程及其特征的准确表述。

　　著录结果将作为用于识别、确认、管理文件和说明文件形成背景、文件之间有机联系以及产生文件的信息系统的工具，在文件整个生命周期内作全过程的运转，使智能控制进入更高层次，从而可以向用户提供更便于检索利用并具权威性的档案文件信息。”

　　其中，在著录技术上有重大影响的是电子文件元数据的应用。元数据被很多国外学者喻为是电子文件管理系统中的“血液”。它不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性，而且作为文件的著录工具之一，能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用，在达到信息整序的同时建立检索系统，实现智能控制，保持电子文件的有机联系。不过至今国内对元数据的研究仍处于起步阶段，尚未出台全国统一而又符合中国国情的元数据标准，仍需理论和实际工作部门作进一步探索。可见当前对档案信息的著录标引内容还不可能涵盖档案信息整理的全部内容，档案信息整理的内涵还有待丰富。

　　如果说在前一转折期，现代技术对档案工作的影响是局部性的，主要应用于档案的编目和检索环节，是实现档案管理的自动化阶段；那么在这一时期，现代技术对档案工作的影响将是全方位的，是全面实现档案管理的现代化阶段。反映在档案整理领域，数据库技术实现了由第二代关系数据库向第三代面向对象的数据库系统的转变，数据管理对象由结构化的目录数据为主转向了非结构化的全文、多媒体等数据的全面、分布式管理，从而实现了对档案信息组织的高度有序化和标准化；光盘存储技术和缩微技术等海量存储技术为解决档案信息海量存储问题提供了积极的应对措施；计算机技术和多媒体技术、网络技术的结合使得计算机管理档案摆脱了单机管理水平，档案信息能以多元化的表现形式不受时空限制地得到共享，尽显其保存和延续社会记忆的特有魅力。总之，这一时期我们不得不惊叹技术给我们带来的巨大效应。

　　三、结语

　　纵观整个档案整理实践的演变过程，现代网络化信息环境的形成以及科学技术的广泛应用正在无时不刻地影响着档案实践的发展，被喻为“信息资源之源”的档案信息在日新月异的信息社会中必将得到进一步的重视和利用，档案信息处理的广度、深度和速度将飞速提高，档案管理在一个不断发展、不断总结、不断改进的动态过程中正逐步走向现代化。而我们在希冀技术给我们带来一个个突破的同时，更应该沉着应对它所带来的巨大挑战，不断进行深入的理论研究和广泛的实践探索。