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浅议学校综合档案室建设

时间:2022-04-01 作者: 来源:网络 点击量:

学校综合档案室硬件设施相对落后 ,档案结构不规范、不科学,档案搜集采集手段单一,管理方式落后 , 专业档案管理人才缺乏,从业人员业务不精,思维方式陈旧,阻碍了学校综合档案室建设有序发展。加强档案硬件 建设 ,提高档案工作人员的业务技能,优化档案管理结构,改良档案管理方式,进而充分发挥档案在学校教育教学作的作用势在必行。

学校档案是学校各项活动和工作的原始记载 ,是 学校建设的重要组成部分。具有内容广、门类多的特 点,主要包括文书档案、教学档案、科研档案、实验档案、 会计档案、设备档案及声像档案等。

近年来,随着国家《档案法》、《普通高校卡当案管理工 作办法》等一系列档案法规的出台,各高校的档案法规 制度建设也取得了长足的进步,学校普遍加大了档案 管理工作力度,改革了旧的档案分级管理模式,成立了 综合档案室,实现了学校档案的集中统一管理,为档案 管理现代化提供了有力保障,成为学校管理T作中不 可缺少的重要环节。

但是,也应当看到,目前学校综合档案室建设还存 在一些问题和不足,主要表现在以下几个方面:

(一)档案室的硬件设施相对滞后

少数学校综合档案室库室简陋,功能单一,“八防” 设施未能到位,办公条件较差,库室、办公、阅览也未能 实现三分开,档案现代化及档案保护设备配置不全,严 重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展。

(二)档案结构不规范 、不科学

从内容上看,综合档案室往往只注重对文书档案、教学档案和会计档案等相对“重要”的档案进行收集管 理,而对设备档案、基础性建设档案等档案资料搜集整 理采集力度明显不够;从载体上看,只重视纸质档案的 收集,而对声像档案、实物档案(如胶片、印章、锦旗等) 缺乏足够的重视。

(三) 档案管理方式落后

随着现代科技的迅猛发展,办公自动化、信息网络 化和通讯现代化给学校综合档案室的管理工作提出了 新的要求。但由于经费保障不够、设施不完善、管理人 员观念落后等原因,学校计算机辅助管理功能得不到有 效发挥,有些高校虽然给档案管理部门配备了微机,但 大部分的档案管理工作还是依靠传统的手丁操作,管理 和服务手段陈旧,效率低下,更谈不上管理方式从传统 作业型向现代管理型转变。

(四)档案管理队伍结构不合理。据统计,当前学校 综合档案室的管理人员中有95%以上的人员是“半路出 家”,缺少专业的档案管理人才,现在的从业人员基本没 有进行过系统的专业知识培训,缺乏专业理论知识,缺 乏学术 、史料研究和计算机管理的基本能力。这是学校 综合档案信息资源开发乏力,档案理论研究成果及档案的情况下,现场收集同随时收集相比,处于辅助地位, 但在归档制度不够健全或虽有归档制度而执行不够严 格的单位:现场收集则处于不可忽视的重要位置。根据 科研档案形成的一般规律和特点,科研档案的现场收 集工作主要应抓住以下三个环节 :

1.年度总结。研究周期比较长的课题,往往在年末 进行年度试验研究总结,这是进行文件材料收集、归档 的好时机,应当切实加以把握。

2.阶段验收。对于一些能产生阶段性成果的课题 , 往往需要进行阶段验收。此时,可由科研档案管理人员 在阶段验收时到现场进行收集T作。这样,一方面可以 对阶段验收时所形成的各种材料进行全面收集 ;另一 方面,可以对不合乎要求的材料随时予以纠正,切实提 高所形成材料的质量。

3.成果鉴定会。科研成果鉴定会是现场收集课题科研卡当案材料的重要环节。成果鉴定,标志着有关的文件 材料已经形成,该课题的研究工作告一段落。因此,一 方面要在成果鉴定前抓好科研档案材料的归档工作 ; 另一方面,档案工作人员要亲临鉴定会现场,做好科研 档案材料的收集 作,避免鉴定材料的意外丢失。

史料研究成果的数量少的重要原因。

(五)服务手段落后,观念陈旧

目前许多学校综合档案室工作中心不明确,业务工 作发展缺乏充分有效地协调,不少档案人员满足于看门 守摊、你用我调的传统服务方式和坐、等、靠的消极1二作 方法,不注重学习,观念陈旧、服务手段落后、方法简单, 已远不能满足学校和社会多方面的需要。 随着教育改革的深入 、信息化的发展和学校建设的 全方位提高,学校在管理、教研和基础性建设等方面,呈 现了多元化的发展特色。学校档案工作,也随档案的种 类不断增加而趋于复杂化和多样化。学校应充分认识 档案管理新特点,积极探索档案管理新模式,把档案工 作逐步纳人学校的整体发展规划,不断提高档案管理水 平,创新档案服务方式,努力为学校的发展和社会的需 求提供高效快捷及多方位的信息服务。

一、完善档案管理制度,规范工作秩序

学校综合档案管理工作作为一种动态的存在方式, 要考虑到它与其他_丁作的相互作用,结合学校教育实践 的有关特性和思想理念,应进一步完善综合档案管理工 作的各项规章制度 ,确定教学档案管理人员的职责范 围,使教学档案管理人员树立起强烈的责任心,调动其 积极的进取心。工作制度的建立要体现档案工作的专 业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行,以规范综合 档案管理行为,使学校综合档案管理工作步入制度化轨 道,并逐渐形成良好的运行机制。

二、加强档案队伍建设,注重素质提高

首先要努 力提高广大档案人员的政治素质 ,树立 “档案T作要服务于经济建设,注重经济效益和社会效 益”的服务观念,保持和发扬档案_[作者的优良传统,爱 岗敬业,恪尽职守,无私奉献;其次要加强对档案专业人 员的教育和培

第一:当今社会,档案的载体形态、管理程 序、技术方法等都发生了很大变化,这些变化对档案人 员的]_作能力提出了新的要求。学校档案部门要积极 创造条件,吸引专业人才,同时要加强对现职人员的业 务培训,尽快提高档案人员的业务水平和现代化管理技 能,使他们能够熟练使用计算机等现代化管理设备,成 为既懂管理又懂计算机的复合型人才;

第二:要不断强 化自身造血功能。抓住当前深化改革的机遇,建立自我 发展、自我约束的机制,推行一人多岗、一岗多责的质量 管理和目标管理责任制;第四,要加强兼职档案员队伍 建设。学校应明确兼职档案员在学校工作中的地位,并 就其配备、职责、考核、奖罚、培训、职务职称晋升等方面 作出具体规定,为兼职档案员设置岗位津贴,定期开展 档案T作检查评比活动,引进激励机制,充分调动他们 的工作积极性。

三、加大经费投入,创新工作方式

良好的工作环境是提高工作质量的重要保障,学校 应加大对综合档案室基础设施建设和现代化建设的资 金投入力度,进一步完善各项管理服务设施,不断提高学校档案管理现代化水平。档案管理人员应针对以往档 案管理工作中的薄弱环节,改进工作方法,对科研档案、 实验档案等难以收集整理的档案资料,采取跟踪收集等 有效方法,及时整理归档,为日后开展服务工作把好第 一关。学校各部、处都应支持档案部门的工作,帮助他们 疏通渠道,采取有效措施,使文书处理部门和科技文件 材料等部门的立卷归档工作真正做到制度化。

四、发掘档案信息,提供系统服务

学校综合档案室的专职工作人员作为档案服务工 作的主要力量,应牵头制定一系列切实可行的管理措施 和服务措施,牢牢把握学校和社会需求,挖掘库存信息, 广辟利用渠道,为学校和社会提供系统服务。一是要下 大力气搞好档案的编目和必要的档案检索工具的编制, 完善检索体系,从而实现多渠道、多角度检索;二是研 究、探索档案信息资料开发利用的手段和形式,开展对 档案中所记载信息的分析与研究;三是积极开展档案资 料的编研工作,通过编写本校档案全宗介绍、校史资料 等,宣传档案、介绍所藏档案的内容,开展库藏档案信息 的二次、三次加工,形成各种专题资料,以满足利用者从 不同角度查找的需要;四是认真做好日常的查档接待与 档案咨询工作 ,做到优质服务;五是经常了解学校和社 会工作的实际需要,开展“跟踪”服务,把服务工作做到 最需要的时刻。同时把学校档案及时向社会公开,使档 案资源得到充分利用,切实满足学校和社会的需要。

五、注重信息化建设,全面提高档案管理现代化水平

学校档案实现集中统一管理后,档案部门的库藏量 不断增加,信息量日益增大,过去那种依靠手工管理档 案的方式已完全不适应档案信息综合开发的需要,因 此,学校档案部门要全面改革传统的档案手工管理方 法,运用现代化管理的理论、技术 、方法和手段,采用现 代化管理技术,把计算机和缩微保护技术引入档案管理 和开发利用工作之中,逐步实现档案立卷、检索、编目、 统计、借阅等管理工作的计算机化,实现档案管理数据 库化、网络化和智能化,最大限度地满足学校和社会对 档案部门快速、准确提供档案信息的要求,不断开创学 校档案管理工作新局面。

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