数字化档案馆建设与纸盒子档案保护

数字化档案馆的建设对企业档案馆产 生了深远的影响。在为档案管理工作提供更 广阔的平台和视野的同时也对档案工作和 档案工作者提出了更高的要求。促使档案馆 在管理内容、管理模式、人员技能要求等方 面作出调整，以担负更多任务。

一、数字化档案馆建设途经

构建适合企业环境下的数字化档案馆， 必须制定数字化工作规章制度并建立符合 数字化特点的档案工作流程。首先，要根据 国家规定制定的相关标准和制度，保障数字 档案馆建设、安全有序地开展。

其次，在档案 收集环节，建立数字化文件档案一体化管理 归档收集模式，在产生电子文件相关人员阅 办后文书处理人员网上立卷归档，将公文处 理与档案管理相结合。

再次，在管理环节，建 立数字档案设备与信息安全管理体系，注意 逻辑与物理存储管理问题，建立数字档案对 设备的依赖，防止信息丢失或被非法更改， 保证数字档案的可读性和利用性。

有了数字 化的信息资源还不够，还必须建立与之匹配 的档案信息数据库。档案信息数据库是一个 系统的数字信息集合，当前企业建设档案信 息数据库主要有以下两种途径：一方面来源 于现有的馆藏档案，另一方面通过对电子文 件的收集。通过办公自动化应用系统进行归 档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。 档案目录检索库是企业馆藏档案数字 化基础工作的重中之重。

数字化的馆藏档 案，不仅应该是经过系统化整理的，而且要 建立与全文数字化信息链接、检索的档案目 录数据库。因此必须处理好馆藏档案实体整 理中的遗留问题，做好案卷标题的著录规范 工作。所以，在档案数字化之前，应对不符合 数字化要求的案卷进行重新处理；对标题不 全缺少要素的，因按要求修改出新；对卷内 文件进行逐页流水编号，固定文件顺序；鉴 别重复文件，给出不予扫描的标示，将破损 的档案进行修裱。可以说，扫描前处理是数 字化前不可缺少的一项重要工作。

二、数字化档案馆资源建设

由于不同类型的信息资源具有不同的 特点，因此在创建、组织、保存、检索、传播利 用的方式有所不同，这就要求数字化档案馆在资源建设过程中对各种类型数字资源选 择合适的方式进行管理。首先应规划资源数 字化的范围，即哪些资源需要数字化、数字 化的程度如何等。在这一过程中应考虑到企 业自身的特色，对重要资源及使用率比较高 的资源进行优先投入、重点建设，使数字化 档案馆信息资源尽可能的系统、完整。数字 档案馆的信息组织应尽量满足以下几个条 件：

(1)能对各类档案信息进行定义、标记、 描述、识别等；(2)能对各类档案信息进行 多角度的加工，如检索、传递、链接、合并、 重组等；(3)能按不同的要求，对档案信息 内容进行组织。数字档案馆的信息资源应 考虑到企业档案信息资源的收集、描述、检 索利用等整个过程，充分利用网络技术和 信息技术，从用户角度出发，在符合通用元 数据标准的基础上，制定符合本企业标准 的原数据应用方案，功能全面的档案信息 管理系统，进而为用户提供个性化、知识化 的档案服务。

三、数字化后纸质档案的保护

档案数字化的途径主要是对纸质档案 的扫描加工和电子文件的收集。所以，数字 化后纸质档案在人库前检查是必须做的一 项重要工作。 首先是对档案有害微生物的防治，有害 微生物对档案的危害主要表现在：

(1) 档案 制成材料被破坏；(2)档案材料表面形成污 损性霉菌；(3)档案材料的酸度和温湿度增 加；(4)有些霉菌可以产生有害毒素。对档案 有害微生物的预防就是使有害微生物不能 与档案材料接触，并创造一个使有害微生物 难以生存的环境条件所采取的措施：(1)环 境综合预防；(2)调节和控制档案库房的温 湿度；(3)使用安全有效的防霉剂。

其次，对档案的消毒灭菌。档案保管过程，一旦由于 库房条件、档案搬迁、拆卷、扫描加工等发生了不利条件的变化，造成微生物大量生长、 繁殖并侵染档案，必须及时将档案隔离，调 节库房温湿度条件，同时要采取消毒灭菌措 施，以阻止受侵染的档案进一步恶化。档案 灭菌方法主要有物理灭菌和化学灭菌两种。

(1)物理灭菌法是指通过温度、射线、声波、 渗透压等物理因素，使菌体脱水或某一化学 成分改变，破坏菌体的新陈代谢，导致细菌死亡的一种方法。主要包括：微波灭菌和冰 冻真空干燥灭菌。

(2)化学熏蒸灭菌法就是 在一个密闭的环境中，利用熏蒸药剂所散发 出来的有毒气体使细菌致死而达到的灭菌 目的。由于这种方法简便易行，气体穿透性 强，灭菌迅速、彻底而且处理量大，所以最适 合用于档案灭菌。 数字化后纸质档案的封存技术主要有 以下几种方法：(1)冷冻/冷藏技术。冷冻 是指使用制冷设备降低纸质档案的温度至 摄氏零度以下。冷藏是指将冷冻至摄氏零 度以下的纸质档案，存储在冷藏库中低温 保存。冷冻/冷藏纸质档案，可以抑制霉菌 生长繁殖、防虫、杀虫、防光，降低破坏纸质 档案的化学反应的速度，延长纸质档案的 寿命。

(3)真空包装技术。真空包装是指将 纸质档案装入真空包装袋内，抽至一定真 空度后密封保存。真空包装的纸质档案，可 以防尘、防水、防潮、防霉、防虫、防有害气 体，但不防鼠、不防火、不防厌氧菌。将密封 纸质档案的真空包装袋，装入内部光滑且 衬纸的金属档案装具内，不仅可以防止划 破真空包装漏气，还可以防光、防鼠。

(5)真 空冷冻，冷藏技术。指冷冻/冷藏真空密封 在VPF或PET塑料袋内的纸质档案。真空 冷冻，冷藏技术兼有冷冻/冷藏技术和真 空包装技术的优点，同时可以避免冷冻/ 冷藏纸质档案在库内结霜和出库时结露。

 (6)充氮包装技术。充氮包装是指先将数字 化后纸质档案重新装入卷盒，再装入PET 和PvF塑料袋内，用真空包装机将包装袋 内空气抽出，达到一定真空度，然后再充入 高纯度的氮气至常压，并立即热封口。

充氮 包装袋内含氧量可以低于真空包装，但包 装袋因充人氮气而膨胀，体积增大，需占据 规定储存空间，且容易刮漏。不适用于真空 包装封存的静电复印字迹或激光打印字迹 纸质档案，可以改用充氮包装，以防尘、防 水、防潮、防霉、防虫、防有害气体。 档案数字化工作既是一项档案信息化 建设工程，又是一项涉及档案实体与档案信 息安全的工程。一定要高起点地做好档案数 字化工作，选择最佳的档案数字化途径，从技术和管理等方面建立一系列安全标准措 施，以确保档案信息的安全与完整。