档案管理数字化管理

　　随着信息技术的快速发展，越来越多的企业和机构开始意识到数字化管理的重要性。档案管理数字化管理已成为许多企业和机构的必要选项。本文将分步骤地论述档案管理数字化管理的步骤。

　　一、规划阶段

　　1.明确目标：首先需要明确数字化管理中的目标，并确定数字化管理的范围和要求。

　　2.评估现状：了解当前的档案管理情况，包括纸质档案的种类、数量和存放情况等。

　　3.制定计划：基于目标和现状评估的结果，制定详细的数字化管理计划，包括时间表、人员安排、预算等。

　　二、实施阶段

　　1.准备工作：包括选购硬件设备、软件系统、网络建设等。

　　2.数据格式转换：将纸质档案转换为电子文件，保证数据的准确性和完整性。

　　3.数据分类归档：按照事务性、主题性、时效性等标准对档案进行分类归档，便于后续的检索和利用。

　　4.数据备份：设置数据备份和恢复机制，防止数据丢失或损坏。

　　5.数据安全保护：设立权限管理，确保档案信息的安全性和机密性。

　　三、运营阶段

　　1.培训人员：对数字化管理系统进行培训，提高人员的操作技能和意识。

　　2.定期维护：对硬件设备、软件系统进行定期维护，保证数字化管理系统的正常运行。

　　3.数据更新：将新产生的文件及时加入数字化管理系统中，保证档案信息的完整性和及时性。

　　4.数据利用：通过数字化管理系统，方便快捷地检索和利用档案信息，提高工作效率。

　　总之，数字化管理是档案管理的必然趋势，可以提高档案管理的效率和精度，节省存储空间和成本。数字化管理过程需要严格按照规划阶段制定的计划进行，同时在实施和运营阶段也要注意数据的安全保护和更新维护。

　　档案管理数字化管理的成本

　　档案管理数字化管理的成本是企业或机构数字化转型的一个重要考量因素。本文将分点论述档案管理数字化管理的成本，包括硬件设备、软件系统、人力资源以及培训等方面的成本。

　　一、硬件设备成本

　　1.扫描设备：进行纸质档案的数字化转换需要购买高质量的扫描仪或多功能打印机，成本较高。

　　2.存储设备：为了存储大量的电子文件，需要购买高容量的硬盘、服务器或云存储空间，成本也相对较高。

　　二、软件系统成本

　　1.数字化管理软件：选择适合自身需求的数字化管理软件，可能涉及购买授权或订阅费用。

　　2.数据备份与安全软件：为确保数据的安全性和完整性，需要购买相应的数据备份和安全软件。

　　三、人力资源成本

　　1.项目团队：数字化管理项目需要组建专门的团队来负责实施和管理，包括项目经理、技术人员、档案管理专员等。

　　2.培训人员：为了提高员工的数字化管理技能，可能需要进行培训，涉及培训费用和人员调配成本。

　　四、其他成本

　　1.数据清理与整理：在数字化转型之前，可能需要对纸质档案进行清理和整理，以确保数字化过程的高效进行。

　　2.运维与维护费用：包括硬件设备的维护、软件系统的升级和维护等费用。

　　总之，档案管理数字化管理的成本包括硬件设备、软件系统、人力资源以及培训等方面的费用。虽然数字化管理的成本相对较高，但它能够提高档案管理效率、减少存储空间和成本，并带来更高的数据安全性和方便的数据检索。因此，在进行数字化管理前应仔细评估成本，合理规划和控制预算，以确保数字化管理的顺利实施。

　　如何高效做好档案管理工作？

　　大数据时代背景下，每天都会产生大量的数据信息，给档案管理和档案工作者带来极大的挑战，档案管理对各行各业的数据提出了新的有效管理要求，档案管理工作不断朝着数字化的方向改革，利用数字化技术，对档案信息资源进行管理、使用，提高资源利用率，推动档案管理工作高效开展。

　　中博奥以创建档案资源大数据中心为核心，打造集档案收、管、存、用于一体的智能综合档案管理平台，解决传统档案事后管理耗时长、工作量大、易出错等问题，提高档案资源的开发与利用效率，实现档案全生命周期信息化管理。

　　1、“存”不费时

　　各类重要资质证书、合同、产品技术文件、人员信息都是组织重要的档案材料，如果全靠人工一一收集整理和维护，不仅耗费精力、人力成本高，会不会遗漏还不能确定。

　　通过档案管理平台，建立纸质档案与电子档案兼容管理模式，支持自动采集、手工录入、数据导入等采集方式，自动分类、排序和编码，实现档案数据的实时归档，让管理人员在OA系统就能高效管理档案。

　　2、“借”不求人

　　在档案纸质化管理时代，借阅难倒了不少企业，一是档案太多查找困难，借出去的档案难以追溯；二是依靠人工对借阅进行管理，耗时长、易出错、风险高。

　　利用电子化借阅管理，线上查阅、借阅全过程信息化操作，借阅过程更加规范，系统留痕可追溯，实现对档案的科学性、规范化使用。

　　3、“还”不超期

　　纸质档案如未归还或追回不及时，常常会出现耽误使用、重要档案丢失等现象，为企业经营带来风险。

　　通过电子化档案管理，档案借出实时跟踪，到期自动提醒，实现在线催还和监督，代替低效人工操作，促进档案催还高效化。

　　4、“查”不用等

　　传统档案管理大量数据依赖手工操作，工作量大、效率低、出错率高、利用率低，只有少量简单的报表，不能进行全方位查询及统计分析，难以为管理人员提供全面的决策依据。

　　中博奥，借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况，全面提升档案管理质量。

　　纸质档案数字化成果验收

　　一、验收方式

　　01承建方检验

　　数据挂接是整个档案数字化加工过程中非常重要的一步，是对整个数字化工作的成果归纳，数据挂接的质量好坏直接关系着数字化整体质量的高低。为了防止人为出错，合并挂接一般都采用针对单个项目专门开发的专业挂接软件进行批量处理，挂接后的数据要再次用专业检查软件进行核查，必要时还需要人工抽查，确保挂接的100%正确率，提高电子数据利用的效率和质量。

　　承建方对挂接后的数据首先要用数据库检查软件全面检查数据结构的完整性及与图像文件的对应关系是否正确，然后再用调阅软件抽查挂接后的数据是否可正常调阅、查询等，发现问题需立刻整改，通过全面细致的检查，确保数据的完整正确，做到数据“能用、不错、不多、不缺”。

　　02业主方及监理方验收

　　数据的完整是数字化加工的基本要求，业主方、监理方要多方面共同核查，确保验收的数据完全合格。承建方在完成自查后，需要提交成品及简易个性化查询工具给监理方，监理方及业主方按照挂接要求对数据进行抽样检查，达到合格率（如规定的合格率为100%）后给予验收合格，不合格则全部退回承建方整改，再次重新抽检直至达标。

　　二、验收内容

　　01

　　纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。已进行OCR文字识别的，应同时移交OCR识别形成的文件，文件的命名方式参照图像文件命名。

　　02

　　对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。应确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范。同时，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合长期保存格式需求。

　　03

　　对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

　　04

　　对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等符合国家有关规定。

　　05

　　对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

　　06

　　对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

　　07

　　对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无计算机病毒等。

　　数字图像、档案目录数据、元数据和OCR识别形成的文件必须有机统一，即四者之间必须是有机联系的，目录对应相关数字图像、元数据和OCR识别文件，联系四者的纽带就是以档号为基础的命名规则。

　　三、验收指标

　　当纸质档案数字化之后，数字化加工部门，可采用在线方式或移动硬盘、光盘等脱机载体，向档案所属单位离线移交数字化成果。若采用离线移交方式的，脱机载体的质量也是数字化成果的验收指标之一。数字化加工部门应确保离线移交载体的质量。数字化成果脱机存储后，应进行质量检查，确保数据的可读性、安全性，应与原始数据进行校验，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性。并在移交的载体标签面标注全宗号、光盘编号等索引信息。

　　以光盘为例，由于必须借助于相应的设备和软件才能进行检查和检验，所以光盘中隐藏的质量问题往往不易被发现。目前已发现的光盘质量问题主要有：内容读不出、已刻录的数据不完整、刻录的光盘未做防写处理（采用全盘一次刻完方式）、数据携带计算机病毒等。导致上述问题的原因是多方面的，如光盘自身质量不好、光盘刻录设备与阅读设备不兼容、刻录机磨损严重、刻录时所用的计算机带病毒、刻录时没有按规定操作、缺少数据校验等。

　　要确保移交光盘的质量，必须根据光盘刻录的原理，从数据刻录的各个环节上把好关：一是要把住载体和硬件关，购置质量好的光盘，要注意刻录机与光驱的兼容，最好选择同一品牌的刻录机和阅读光驱，刻录机磨损要及时更换。二要配备能够校验刻录数据的软件，并对刻录数据做强制性校验。三是确保刻录用的计算机安全，不能感染计算机病毒。四是对刻录完成的光盘移交入库时必须再次进行质检，查验数据是否可读、完整、准确和安全。

　　验收单位可以具体进行以下两方面的检查：

　　1.光盘内容检查。档案数字化加工软件一般带有自动校验数据是否正确的功能，对每张光盘的内容进行检查，是否具有损坏的数据。

　　2.抽样检查。对每张光盘的数字化档案图像文件能否在浏览器中打开进行抽样检查。

　　能够用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率也应为100%。

　　四、验收结论

　　每批纸质档案数字化成果质量检验达到要求的，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。验收完成后须填写《纸质档案数字化验收登记表》，经验收组成员签字。验收“通过”的结论，须经相关方审核、签字后方有效。