内蒙古数字档案公司

　　很多单位想推行档案数字化，但受限于自身人员专业不足和设备欠缺难以推进，在这种情况下会选择档案数字化机构来外包完成。其实选择档案数字化机构的好处诸多，专业人做专业事，那么选择档案数字化机构完成档案数字化有什么好处呢？

　　首先小编认为首要的好处是档案数字化机构在数字化加工项目完成后，国企事业单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。其次是能够帮助国企事业单位最大限度保管和保护库存档案实体安全，因为传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损。

　　档案数字化作用

　　这里先给大家介绍下什么是档案数字化，所谓档案的数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。相对于传统的纸质档案而言，数字化过的档案具有如下的优势与好处。

　　相对于传统档案来说，档案数字化作用在于可以提高效率，降低成本。传统档案需要借助于纸张和场地来进行保管，而且需要大量的人工来进行管理，可以说是费时费力，增加了公司的经营成本。而档案经过数字化后仅仅需要一些必备的储存设备即可，如U盘/移动硬盘、光盘以及电脑和相关软件系统。优点在于不占用大量空间，而且可以快速查阅，还消除了空间限制，实现异地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，档案数字化还能增强对档案原件的保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，发挥了档案数字化作用。传统纸质档案容易受到高温、潮湿、虫蛀及光照的影响不易保存，经过档案数字化后可以大大减少对传统档案的破坏，起到了很好的保护作用。

　　在进行纸质档案数字化扫描时，需要选择适当的文件格式来存储扫描后的图像或文档。纸质档案数字化扫描格式是为了方便存储、管理和利用数字化档案而选择的一种将纸质文件转换为数字形式时所使用的特定文件格式。

　　纸质档案数字化扫描格式有哪些类型

　　纸质档案数字化扫描格式有不同的特点和用途，可以根据需求选择最合适的格式。

　　纸质档案数字化扫描格式包括以下这些类型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5、OCR（光学字符识别）：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文档）：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7、TXT（纯文本文档）：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。

　　综上所述，选择专久智能档案管理系统进行档案数字化加工时，需要依据具体的需求和应用场景，来选择不同特点和用途的纸质档案数字化扫描格式，具体来说，需要考虑文件类型、可编辑性、文件大小、存储需求以及兼容性和可访问性等因素来确定最合适的格式。

　　数字档案的安全性和保密性如何保障

　　就像大家所了解到的一样，现如今，档案管理都在朝着“单套制”大趋势发展。也就是我们在进行档案归档的时候，只需要保存数字档案，而不需要保存纸质档案了。与“单套制”的档案管理模式，相对应的是“双套制”的档案管理。

　　虽然目前大家都在朝着“单套制”的方向发展，但“双套制”依然是不少企业或组织采取的管理模式。这些企业或组织之所以采取比较复杂的“双套制”管理模式，本质上是出于对档案安全保管的需求。

　　保障数字档案的安全性和保密性，成为当下档案行业发展的重要管理措施。强安全、强保密的数字档案体系，究竟如何构建？或者说，当我们在构建数字档案体系的时候，可以从哪些维度加强档案的安全，强化档案的保密？我们为您梳理出5个方面的措施。

　　1.访问控制：建立访问控制机制，只有授权人员才能访问、查看和修改档案内容。可以通过密码、指纹、身份证等多种方式实现访问控制。

　　2.数据加密：采用加密技术对档案文件进行加密，保证档案内容不被非法获取，防止数据泄露。

　　3.安全备份：定期备份档案数据，避免数据丢失和损坏。

　　4.安全传输：在档案传输过程中，采用安全通道进行传输，避免数据被监听和窃取。

　　5.审计与监控：建立完善的审计和监控机制，对档案的操作记录进行审计和监控，及时发现和处理安全问题。

　　以上5点，基本上涵盖了我们在数字档案管理过程中，所有可能出现档案安全风险的情况。如果您的数字档案管理体系，做到了这些点，那基本上就不用太担心档案安全问题了。