音像档案管理规范要诀四——归档及时

录音录像电子文件一般自形成起3个月内要向档案部门移交归档，最迟不能超过次年6月。文件形成部门在管理系统中以在线方式提交归档，由管理系统自动完成并记录清点、“四性”鉴定等程序性工作；档案部门对照清点、鉴定结果，对拟归档电子文件的整理、著录成果等进行审核，确认无误后，管理系统即可完成登记、填写登记表等程序性工作，并为录音录像电子档案编制档号，正式归入电子档案库，与其他门类电子档案一并进行集成管理。

以离线方式归档录音录像电子文件的，要以手工方式完成著录、制作离线归档载体和归档程序等工作。一是要采用WPS电子表格、EXCEL等著录电子文件，除前述需在管理系统中手工著录的项目外，还要著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、摄录日期、计算机文件名等，著录文件要存储在保管期限或年度文件夹中；二是按终端计算机存储结构要求制作离线归档载体，并在包装盒上注明载体编号、档案门类、归档年度、活动名称和电子文件数量等信息；三是交接双方要按照程序完成归档工作，档案部门要及时将文件及其著录信息导入管理系统。