档案数字化的步骤

档案数字化是指把纸质的档案转化为电子档案然后保存到相应的管理软件中方便储存和后期的调用。档案数字化的步骤有哪些呢？简单的来说大致分为以下七步：前期准备—扫描操作—图像处理操作—图像检查—数据挂接—数据存储—数据移交。

档案数字化的步骤

1.前期准备

要进行档案数字化首先需要相应的设备和场所，数字化处理场所要具有足够的空间和合理的布局，配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统；数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。确保数字处理工作的安全和保障。

2.扫描操作

要先将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。

3.图像处理操作

标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌，但在扫描过程中，由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。在这些情况下，需要进行图像处理操作，一般需要通过专门的图像处理软件来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理，确保图像完整、正确。

4.图像检查

扫描完成后，应采用自动化处理和人工处理相结合的方式，逐张检查图像质量，包括图像顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保图像顺序正确、质量完美。

5.数据挂接

借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，以实现目录数据与数字图像的准确关联。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收并做好还卷及数据备份提交。

6.数据存储

将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构，并尽可能完整地描述相关文档。

7.数据移交

这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门，移交内容由档案管理部门规定。交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。交接手续时经双方盖章确认后方才生效。