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档案是档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案管理机构对档案进行整理加工并归档,将杂乱的档案资源进行整合,可以更加方便档案的管理和利用。近几年,随着社会迅速发展,各组织内档案数量不断增加,社会上出现了一些专门提供档案整理服务的外包公司,为企事业单位和各种组织提供相关服务。
一、档案整理服务应遵循的原则:
1.充分利用原有的整理基础。该项原则指的是在进行档案整理工作时,要充分重视和利用原有的整理基础,重视前人的劳动成果,不能轻易改变原来档案整理的历史面貌。
2.档案的整理必须档案间原有的历史联系,包括时间、来源和内容三个方面。按照档案文件的形成规律,保持档案文件在形成活动中的固有联系,整理组成有机的整体,这样才更加利于档案整体价值的发挥。
3.档案的整理必须便于保管和利用。便于保管和利用可以说是档案整理工作的基本出发点和最终要求。比如有些涉密档案不可以对外公开,其整理工作就需要特别注意隐私和信息保密,不可以混合整理,要配备专门的涉密人员在保密场所进行整理工作。
二、外包公司档案整理服务的主要内容:
1. 档案分类与归档。根据客户要求,对客户所提供的档案按照一定的分类标准进行分类归档,确保档案存放清晰有条理,便于档案的查找,保证档案的完整性。
2. 档案管理咨询。外包公司可以为客户提供档案管理方面的咨询服务,并帮助客户制定档案管理制度和流程,提高档案管理的效率和质量。
3. 档案数字化处理。随着信息技术的进步,档案整理也走上了数字化转型的道路,档案数字化的应用范围越来越广。主要就是将客户所提供的实体档案进行数字化处理,转换成数字档案,并提供电子档案的存储和管理服务。
三、长远来看,档案数字化未来在我国档案管理领域会越来越普及,推动档案信息的整合和共享。在进行档案数字化工作时应注意:
1. 档案数字化前期准备。在数字化加工前,要明确数字化的目标和范围,确定那些档案需要优先进行数字化处理。还应注意对需要扫描加工的档案进行清查和预处理,明确记录档案的基本情况和数量,避免档案丢失、缺页等问题,同时对实体档案上会影响扫描的污渍、灰尘等进行清理,确保后续数字化工作的有序进行。
2. 在数字化过程中,既要保护原件档案不受损坏,又要确保数字档案的质量和完整性。一方面,虽然传统的档案整理住建部能适应时代需要,但档案原件仍是重要的凭证和原始记录,应对其进行妥善保管。在扫描过程中要根据档案的实际情况选择合适的设备,如若档案较为脆弱,则在扫描过程中要尤其注意。另一方面,扫描后要对图像进行一一检查,对不符合要求的图像进行处理,确保数字化后的电子档案能够真实、客观的反映档案内容。
3. 数字化操作人员的培训与管理。档案整理对任何一个组织来说都不是小事。档案机构在选择外包公司时,应注意公司操作人员的综合素质与能力。一是要确保相关人员经过专业培训,熟悉操作流程和设备使用方法,有档案数字化处理经验。二是要建立明确的人员管理制度,加强人员管理,注重人员的保密意识和责任感,确保档案信息的安全。
综上,可以说档案整理在档案管理的全流程中有着十分重要的地位,各个档案机构在管理档案时,都应注重档案的整理工作。档案数字化为档案事业提供了新的思路和发展路径,企事业单位、社会组织等可以与专业的档案数字化外包公司合作,将组织内实体档案进行数字化处理,把档案信息的利用和管理都从线下转换到线上,可以助力档案事业的转型发展,最大程度发挥档案的价值,提升档案利用率,提升档案的现代化、智能化管理水平。