宁波市位于浙江省东部和大陆海岸线中段，是我国重要的港口城市，港口具有水深、浪少、常年不冻不淤，陆域开阔的优越建港条件。与此同时，宁波市是是东亚文化之都，有着金银彩绣、泥金彩漆等地方特色民间艺术，其中鄞州金银彩绣、宁波走书等被列入国家非物质文化遗产名录。在此背景下，宁波积累了较为丰富的档案资源，包括各种各样的类型。为了更好地保管这些档案资源，宁波积极开展档案数字化转型工作，专业的档案数字化公司也陆续出现。

　　如何选择合适的宁波档案数字化公司来开展档案外包工作呢?

　　1. 档案外包需求的分类。总体来说，档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类，劳务外包和专业外包;劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题，而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。在实际过程的档案外包合作过程中，可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆(室)机关外包和企事业公司制外包2个主体类别，由于档案馆(室)主要业务是档案管理，并配备了专业人员，所以外包的需求大多是劳务需求型的。企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块，往往在知识储备和人力配备上不足，对专业要求比较高，所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。

　　2. 档案服务公司服务类别。目前国内档案公司提供的基本服务大致分为档案软件开发、档案整理数字化加工、档案装具用具生产及销售、纸质档案托管、档案信息化硬件供应等几大类。不同的公司服务的目标客户群体不同，有的直接面对终端客户，有的做档案渠道。

　　3. 如何根据需求甄选档案公司。在选择目标档案服务商的决策上，应该根据自身的需求和内部档案管理成熟度来考量。比如传统的档案馆(室)，本身对劳务外包需求比较大，可以选择专业做档案整理扫描的公司。比如企事业单位，在档案专业上不足，可以选择具备档案管理咨询和档案全流程服务业绩的公司，这样确保档案管理工作的专业性和系统性。档案软件的选择和选型，都是建立在客户档案管理成熟度比较高的阶段，所以档案管理软件的作为工具型的产品，一定是要结合档案管理现状来选型的。选择何种档案类型的服务公司这一问题是较为复杂的，不仅需要评估专业能力，也要考量服务的可持续性和长久性，考量档案服务公司的服务价值观。对于国内起步较晚的档案外包行业来说，档案服务产品化和品牌化，是外包企业战略发展的必然选择。

　　宁波档案数字化公司开展工作，可以帮助客户实现：

　　1. 空间节约。传统的纸质档案需要大量的库房和货架进行存储，占用宝贵的物理空间。而数字化扫描可以将海量的纸质档案转化为电子文件，存储在服务器或云端，极大地节省了存储空间，提高了空间利用率。

　　2. 方便检索。数字化档案可以通过关键词、日期、文件类型等多种方式进行快速检索，几秒钟内即可找到目标文件，大大提高了档案的查找效率和准确性。而传统纸质档案需要人工逐份翻阅，费时费力，效率低下。

　　3. 信息共享。数字化档案可以方便地通过网络或云存储平台进行共享，实现多人同时查阅、编辑和共享档案信息，打破了时间和空间的限制，提高了工作效率和信息的共享性。

　　4. 数据安全。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫蛀、霉变等自然灾害以及人为损坏、丢失等因素的影响，造成信息损失。而数字化档案可以进行数据备份、加密存储，并设置访问权限，有效地提高了档案的安全性和可靠性，保障信息安全。

　　5. 长期保存。纸质档案会随着时间的推移而自然老化、褪色、破损，导致信息丢失或难以识别。数字化扫描可以将档案信息永久保存，并通过技术手段进行修复和还原，保证档案信息的完整性和可读性，实现档案的长期保存。

　　总而言之，将档案整理外包给宁波档案数字化公司，是提高档案管理效率、方便检索、信息共享和数据安全的有效手段，也是现代档案管理的重要发展趋势。它不仅可以节省存储空间、提高工作效率，更重要的是能够更好地保护和利用珍贵的档案资源，为社会发展和科学研究提供有力支撑。