在信息爆炸与数字化转型的时代浪潮中，档案作为组织运营、社会发展的核心信息载体，其管理方式正经历着深刻变革。传统纸质档案管理面临存储空间紧张、检索效率低下、易损难存等诸多困境，难以满足现代社会对档案高效利用与长期保存的需求。档案扫描归档公司应运而生，凭借专业的扫描技术、标准化的归档流程和先进的数字化管理系统，将海量纸质档案转化为便于存储、检索和共享的数字资源，为政府机构、企事业单位及各类组织解决档案管理难题。从政务档案的规范化整理，到企业商业机密的安全归档，档案扫描归档公司以技术为驱动、以服务为核心，成为推动档案管理现代化进程的关键力量，在数字时代的信息管理领域占据重要地位。

　　档案扫描归档公司开展工作对客户来说有哪些重要作用呢?

　　第一，提高工作效率，降低档案利用成本。数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文件信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

　　第二，最大限度保管和保护库存档案实体安全。由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

　　第三，阳光政务提升形象。库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化扫描项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

　　档案扫描归档公司可以提供的服务主要包括：

　　(一)编制档号。归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构为：全宗号-档案门类代码和年度-保管期限代码-问题代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，如B1301-WS·2022-Y-0-0001。

　　(二)归档章。

　　1.归档文件应在首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　2.归档章由全宗号、年度、件号、问题、保管期限、页数组成。全宗号填公司分配的代号;年度填文件形成年度，以4位阿拉伯数字标识;问题及保管期限用代码标识;页数用阿拉伯数字标识，填写每一件归档文件的页面总数;件号填写归档文件的排列顺序号，从“1”开始编制。

　　(三)档案扫描。

　　1.扫描模式：归档文件扫描一般采用彩色模式。

　　2.分辨率选择：根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率，扫描分辨率应不低于200dpi。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率，反之也可相应减少分辨率，增减的多少，以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准;对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　3.图像处理：去黑边、去污点、旋转及纠偏等;粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接;处理完的图像保存格式为PDF，长期保存格式(硬盘、光盘备份)为TIF;保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，以获得最好的图像质量。